Una comparación de las mejores plataformas de colaboración

¿No puede decidir si necesita Confluence o SharePoint para su negocio? Lea esta guía completa de Confluence y SharePoint para tomar una decisión informada.

Para promover la colaboración de datos en los departamentos e incluso las organizaciones externas, está buscando herramientas de gestión del conocimiento y colaboración de datos.

Confluence y SharePoint son dos de las herramientas más populares en este nicho. Sigue leyendo para aprender cómo se comparan estas dos aplicaciones entre sí. Además, aprenda a tomar las decisiones correctas sobre la elección de Confluence o SharePoint.

Confluence: descripción general

Confluence es una sólida herramienta de gestión del conocimiento y lluvia de ideas para empresas de todos los tamaños e industrias. En Confluence, puede crear espacios de trabajo de equipo para múltiples operaciones comerciales como se describe a continuación:

• Desarrollo de la estrategia comercial
• Desarrollo de servicios, productos, aplicaciones, etc.
• Recursos humanos y nómina
• Marketing y ventas
• Documentación e informes
• Planificación de proyectos
• Gestión de productos
• Políticas y reglas de la empresa

Creas espacios en la herramienta y luego creas muchas páginas en esos espacios seleccionados. Para una mejor organización, puede usar árboles de página para crear una jerarquía de páginas con metadatos.

Funciona completamente en la nube con la opción de alojar en centros de datos o en servidores locales. Si trabaja con editores internacionales líderes, agencias de contenido y compañías de gestión de productos y proyectos, existe una buena posibilidad de que obtenga enlaces de confluencia a páginas y sitios para uso comercial.

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El papel de Confluence como herramienta de colaboración

Confluence viene con plataformas intuitivas que los equipos remotos e híbridos necesitan colaborar. Le ayuda a crear un espacio de equipo con una vista estrella de un equipo o proyecto utilizando los siguientes campos:

• Imagen de título
• Descripción del espacio
• Metas de equipo
• Información del contacto

De esta manera, usted, sus empleados y contratistas tienen todo a su alcance utilizando Confluence. Debido a que la herramienta le permite a usted y a su equipo cargar contenido, como imágenes, textos, documentos, PDF, multimedia, códigos, etc., se convierte en la única fuente de datos comerciales confiables en cualquier momento.

Promueve el trabajo móvil y la gestión de contenido a través de sus aplicaciones Android e iOS. Puede realizar casi todas las tareas desde su dispositivo móvil, para que su negocio continúe creciendo incluso si usted y algunos gerentes clave están de vacaciones.

Beneficios del uso de confluencia

• Confluence ayuda a las empresas a crear fácilmente bases de conocimiento a las que cualquiera puede acceder desde una computadora o teléfono celular.
• La herramienta también optimiza y organiza el proceso de creación y publicación de contenido, creando un espacio de edición colaborativo, automatización de aprobación de contenido y protección de contenido.
• Al mostrar contenido comercial con Confluence, puede crear una capa adicional de seguridad y evitar que el contenido duplicado no autorizado o los ataques de ransomware.
• Si una aplicación móvil o desarrollador web envía públicamente contenido incorrecto, puede recuperarla rápidamente y actualizar las páginas con el contenido correcto usando el control de versiones para texto, código y pizarras interactivas.
• Las empresas que ya están utilizando herramientas de software JIRA, JIRA Service Management, JIRA Work Management, etc. están utilizando principalmente confluencia para todo lo relacionado con el contenido digital.

SharePoint: Descripción general

Microsoft SharePoint es una herramienta para publicar páginas en intranets e Internet, así como características para archivar, publicar y distribuir contenido. Si es un negocio y necesita portales web separados para el contenido público y de los empleados, puede comprar Microsoft SharePoint.

Con un sitio web de SharePoint, no tiene que lidiar con el desarrollo de la página web, la gestión de contenido y la publicación. Simplemente implementa SharePoint en la nube y usa sus plantillas incorporadas para comenzar rápidamente con sitios impresionantes como el sitio Hub, el sitio de equipo y el sitio de comunicación.

En su mayoría, las empresas usaron SharePoint para organizar los terabytes de los datos comerciales generados todos los días. Sin embargo, el uso de SharePoint está disminuyendo debido a sus complejos requisitos de desarrollo, gestión y seguridad.

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El papel de SharePoint como herramienta de colaboración

En primer lugar, SharePoint funciona como un sitio de intranet robusto. Los empleados, ya sea que trabajen en el sitio o de forma remota, pueden acceder a la intranet desde dispositivos autorizados. Luego pueden acceder a la pestaña Contenido y documentos del sitio para acceder a archivos comerciales para su proyecto o fines comerciales normales.

El repositorio de documentos de SharePoint funciona como un sistema de control de versiones. Almacena todos los archivos cargados, documentos, imágenes y multimedia en diferentes versiones. Si necesita colaborar en un solo archivo, puede hacerlo utilizando herramientas en línea de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint, etc.

Su función de pago es una característica interesante para empresas de nivel empresarial. Puede consultar un documento de SharePoint. Hasta que consulte el documento, no estará disponible para la edición de otros miembros del equipo.

Aunque limitado, todavía hay empresas empresariales heredadas y gigantes de tecnología de la información que usan SharePoint para sitios web internos y aplicaciones móviles.

Beneficios del uso de SharePoint

• Las grandes organizaciones y gobiernos utilizan principalmente SharePoint para transferir datos y archivos de forma segura en Internet público.
• El uso de SharePoint como solución de intranet reduce el costo de desarrollar intranets y contratar desarrolladores web.
• También puede usar sitios de SharePoint como tiendas de comercio electrónico, administración de dispositivos de TI, archivo de contenido, etc.
• Se integra bien con todas las aplicaciones de Microsoft 365, por lo que puede crear informes, diapositivas, aplicaciones móviles, etc. A la marcha utilizando un navegador web en su computadora portátil o dispositivo móvil.
• Las listas de SharePoint lo ayudan a crear listas de tareas, tomar notas, etc.
• Calendario de Outlook de importación y exportación para programar o administrar eventos.

Fusionar vs. SharePoint: Flojo de trabajo

La principal diferencia entre Confluence y SharePoint es el flujo de trabajo. Comenzar con Confluence es fácil. La herramienta lo guiará hasta que personalice espacios y páginas según sea necesario.

En contraste, SharePoint es una solución compleja de gestión de contenido. Su personalización es tan compleja como su arquitectura web o intranet. Usted o el administrador que administrará sus sitios y activos de SharePoint debe tener experiencia con la herramienta. Si bien cualquiera puede configurar un sitio de confluencia y una página, se necesita un administrador de TI experimentado para configurar un sitio funcional de SharePoint.

Flujo de trabajo de confluencia

Confluence funciona ofreciéndole un tablero donde puede obtener una visión general de las tareas, las últimas noticias, actividades de espacios de su organización, etc. Atlassian ha proporcionado las siguientes interfaces en esta herramienta de gestión de contenido y conocimiento para este propósito:

• Tu nombre y espacios
• Continuar donde lo dejó para reanudar las tareas
• Descubra lo que está sucediendo: un flujo de contenido popular y rastreado
• Espacios: cada espacio de trabajo y página que ha creado o compartido.
• Anuncios
• Calendarios – Calendarios personales y de equipo

Los espacios en Confluence albergan todas las actividades de un proyecto, equipo, departamento u organización. Una pequeña empresa puede tener solo un espacio, mientras que una organización multinacional puede tener cientos de espacios.

Hay varias páginas dentro del espacio. Si está utilizando un espacio de gestión de proyectos de confluencia preconfigurado, obtendrá las siguientes páginas:

• Plan de proyecto
• Documentación de la solución
• Informe

A diferencia de SharePoint, no puede permitir que nadie acceda a sus espacios, páginas o blogs de confluencia. Puede enviar una invitación a contribuyentes externos, pero deben registrar una cuenta de confluencia gratuita o pagada antes de que puedan colaborar con usted.

Flujo de trabajo de SharePoint

Primero, acceder a SharePoint por primera vez es tan difícil como administrar la herramienta. Debe ir a su portal de inicio de Microsoft 365 y abrir el menú Aplicaciones en la barra de navegación izquierda para encontrar SharePoint.

Cuando esté en la página de inicio de SharePoint, puede crear nuevos sitios o publicaciones. No puede crear publicaciones individuales hasta que personalice el sitio de SharePoint. Un sitio de SharePoint consta de los siguientes elementos:

• Hogar
• Conversaciones
• Documentos
• Bloc
• Páginas
• Contenido del sitio
• Carro de la compra
• Editar

Cuando vaya a crear sitios en SharePoint, puede elegir entre un sitio grupal y un sitio de comunicación. Una vez que cree uno, puede hacerlo público o privado, dependiendo del contenido publicado. Ya sea un sitio público o privado, debe invitar a un visitante al sitio desde el panel de intercambio del sitio. Su sitio le permite a usted y a sus empleados mantenerse productivos al permitirle utilizar equipos, listas, OneNote, OneDrive, etc. en SharePoint.

Fusionar vs. SharePoint: utilización

Uso de confluencia

Encuentre debajo del uso principal de Confluence:

• Desarrollo de wikis y páginas de la empresa
• Gestión de tareas y proyectos junto con contenido
• Creación de un flujo de trabajo para publicar contenido para medios en línea o fuera de línea
• Creación de planes de desarrollo profesional para individuos y empleados
• Creación de un glosario de diseño de contenido

Usando SharePoint

Encuentre usos notables de SharePoint a continuación:

• Desarrollar y publicar sitios de intranet para empresas
• Cree una biblioteca de documentos para equipos o toda la organización
• Configure el almacenamiento de archivos para archivos comerciales grandes, como videos, códigos, módulos de aplicación, etc.
• Automatice los procesos comerciales con herramientas adicionales de Microsoft como Automatizar Power y Power Apps.

Fusionar vs. SharePoint: una comparación funcional

ВозможностиConfluenceSharePointРедактирование в реальном времениДоступноДоступноВстроенные комментарииДоступноДоступноОбнаружение контентаЛегкийСложныйДоступ к контенту по умолчаниюOpenСкрытый в элементах пользовательского интерфейсаВерхняя навигацияИнтуитивныйТребуется чрезмерное обучениеИерархия организации контентаПространства > Деревья страниц > Страницы > БлогиКоманда/коммуникационный сайт > Документы >Biblioteca de documentosEl panel de control o página de inicio con noticias y tareasDisponibleNo disponible; debe crear esto usando aplicaciones y páginas. Análisis de espacios o páginas Fácilmente accesible desde la barra de navegación izquierda Los análisis estándar no están disponibles; puede acceder al uso del sitio; el análisis avanzado se puede personalizar con aplicaciones de tercerosPáginas flexibles con creación de campos modularesDisponibleNo disponible; debe crear engorrosas macros de formato SitesContentDisponibleNo disponible; debe usar scripts complejos de Power AutomatePizarra digital visualDisponible con integraciones como Miro, Lucidchart, Mural, etc. El uso de pizarra interactiva no está disponiblePlantillas de espacio de trabajoMás de 100 plantillas gratuitasNo hay plantillas disponiblesAlmacenamiento en la nube y archivos adjuntos250 GB para Estándar e ilimitado para Premium/Enterprise1 TB para SharePointPlan en línea 1 e ilimitado para SharePoint Online Plan 2 u Office 365 E3 o plan superior Suscripción gratuitaSuscripción gratuita de por vida para hasta 10 usuariosNo hay prueba gratuita o plan gratuito disponible

Fusionar frente a SharePoint: casos de uso

Combinar casos de uso

№1. Planificación de capacidad

Puede usar Confluence para planificar las capacidades de todo el equipo para un negocio específico. Y, además, categorizar las capacidades de los miembros del equipo para proyectos específicos. En la hoja de asignación de tiempo individual, los miembros del equipo deben ingresar sus nombres, tareas, cantidad de horas necesarias y cantidad de horas por tarea.

Luego, en la sección «Capacidad del proyecto del equipo», completan los valores por rol, % de tiempo semanal asignado al proyecto, horas semanales asignadas al proyecto, etc.

№ 2. Documento de gestión de cambios

Si planea realizar cambios en su negocio, Confluence puede ayudarlo. Como es un editor de texto con soporte multimedia, puedes crear todos los borradores del proceso de transformación empresarial en la página de Confluence. Enumere las etapas de la gestión del cambio, como la declaración del problema, el principio rector, los mensajes de los empleados, los canales de comunicación, el flujo de trabajo de la gestión del cambio, las funciones y responsabilidades, etc.

Opciones de SharePoint

№1. Gestión de ventas

Uno de los casos de uso más comunes para un sitio de grupo de SharePoint es la administración de ventas. La página de inicio funciona como un tablero para las últimas noticias en el equipo u organización.

La pestaña de conversación se puede cambiar para acceder a la comunicación en tiempo real a través de equipos o comunicación asincrónica a través de Outlook. Los representantes y gerentes de ventas pueden usar la pestaña Documentos para acceder a propuestas de ventas, contratos, folletos, facturas, etc. La pestaña del bloc de notas permite notas rápidas cuando visitan clientes o proveedores.

№ 2. Crear una biblioteca de documentos

Otra excelente manera de aprovechar su suscripción de SharePoint es crear bibliotecas de documentos para grupos, departamentos o toda su organización. De esta manera, puede prevenir silos de datos. Puede agregar nuevas carpetas para clasificar aún más documentos y archivos en un directorio amplio. La biblioteca de documentos también le permite crear Word, Excel, PowerPoint Files, etc.

Fusionar vs. SharePoint: el veredicto

Ahora debería ser claro para usted si necesita Confluence o SharePoint para su negocio. Primero, si su organización empresarial desea reducir el mantenimiento del servidor y los costos del personal de TI, debe comprar Confluence.

En segundo lugar, Confluence es una gran opción si necesita una fácil construcción de la base de conocimiento, colaboración de documentos, lluvia de ideas en tiempo real, gestión de tareas, etc. El plan de suscripción de Confluence comienza en $ 5. 75 por usuario por mes. Comienza en US $ 5. 75 por usuario por mes con acceso a excelentes plantillas preconfiguradas adecuadas para cualquier negocio..

En contraste, SharePoint es adecuado si su negocio ya depende en gran medida de las aplicaciones Microsoft 365. Porque si se suscribe solo a SharePoint, se perderá sus diversas características que requieren otras herramientas de Microsoft como Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange, etc.

Una suscripción de SharePoint digna de un negocio comienza en $ 10 por usuario por mes, que es más costoso que Confluence, sin mencionar el tiempo y el esfuerzo que necesita para invertir en la configuración de sitios.

Por lo tanto, Confluence es un software de gestión y colaboración de contenido más inteligente y asequible que SharePoint.

Luego, consulte el software de automatización de documentos para ahorrar su tiempo en el negocio.