¿Qué es una orden de trabajo?[+ 4 plantillas]

Las empresas y las organizaciones comerciales consideran que las órdenes de trabajo como la fuente de la verdad para todo lo relacionado con el presupuesto monetario y el trabajo realizados.

La documentación es una función integral de cualquier negocio, ya sea en línea o fuera de línea. Durante el ciclo de vida de un negocio, se encontrará con muchos documentos comerciales, como facturas, procedimientos operativos estándar (SOP), notas de entrega, etc.

Uno de los documentos altamente valorados es el boleto de servicio y una vez emitido, su mecanismo comercial comienza a entregar productos/servicios y generar ingresos una vez que se cumple el pedido.

Los pedidos de trabajo internos o externos pueden ser muy confusos si no tiene experiencia en la creación y gestión de dichos documentos. Pero no se preocupe, ya que este artículo lo ayudará a obtener suficiente conocimiento sobre este componente de los negocios. Sin más preámbulos, léelo hasta el final.

¿Qué es una orden de trabajo?

Cuando recibe una orden de trabajo de un cliente, es una solicitud formal de mantenimiento, entrega de un producto, provisión de servicios, etc. Los boletos de trabajo son indispensables en negocios formales, ya sea que la tarea sea muy compleja, como la construcción de una planta de energía, o hermosa. Simple, como el envío de accesorios de computadora.

Tales documentos oficiales varían de una industria a otra. Sin embargo, la información estándar que contienen son los entregables clave, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la persona que envía el informe, la persona que se ejecuta y la persona que ordena.

Además, los documentos comerciales comienzan con una orden de trabajo. Cuando se completa la tarea y el documento cambia de manos, funciona como un medio formal de comunicación entre las partes involucradas.

Finalmente, cuando se realiza el trabajo, los contadores usan el documento para calcular las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar. Además, los auditores externos o internos son los primeros en recibir pedidos al auditar cualquier negocio.

Otras frases que la gente de negocios podría usar en lugar de las órdenes de trabajo:

• Boleto de servicio
• Orden de trabajo
• Boleto de trabajo
• Boleto de trabajo

Propósito de una orden de trabajo

El único propósito de dicho documento es mantener un registro de todas las autorizaciones de trabajo, información del proveedor de servicios, costos y tiempo para completar el trabajo. Los clientes externos, como los consumidores y los clientes internos, como los empleados, pueden crear un boleto de servicio.

El trabajo luego va al equipo correcto, dependiendo de si se trata de una orden externa o interna del trabajo. Las empresas a menudo usan software de computadora para crear cupones que pasan por muchos escritorios digitales o físicos.

Aquí hay una breve lista de los propósitos de una orden de trabajo:

• Explicar el problema, reparar e instalar/entregar el producto
• Proporcionar recursos y equipos necesarios para el trabajo o trabajo de reparación
• Ofrecer a los técnicos instrucciones detalladas para el trabajo/tarea/servicio
• Registro formal de materiales, mano de obra y recursos utilizados para completar el trabajo.
• Rastrear todos los trabajos de reparación y mantenimiento realizados para cada autorización
• Contiene datos monetarios como costo, impuestos, tarifas, cese, etc.

Términos de gestión de pedidos de trabajo

La persona que aprueba el trabajo

Un miembro del personal administrativo o alguien en este grupo maneja la asignación y la aprobación de los requisitos de mantenimiento para la gestión de equipos. A veces, el apoyo a las relaciones con los clientes y el almacén responsable también pueden cumplir el papel del aprobador.

Solicitante de empleo

Un solicitante es una persona o grupo que requiere que se haga un trabajo específico. Los consumidores generan pedidos laborales a través de compras en línea o en persona de servicios y bienes.

En escenarios comerciales, los clientes de nivel comercial pueden solicitar trabajo, o también puede provenir de un equipo interno, como un gerente de servicio al cliente que solicita una reparación de la estación de trabajo.

Técnicos de campo

En los órdenes de trabajo de mantenimiento, los técnicos de campo son ingenieros, mecánicos, reparadores, etc., que tienen las habilidades para realizar la tarea especificada en el documento de orden de trabajo.

Componentes de orden de trabajo

Una empresa puede registrar muchos elementos y datos relacionados utilizando documentos de orden de trabajo. Aquí hay algunos ejemplos de elementos que debe incluir.

Elementos requeridos

№1. El activo es el componente principal de cualquier orden de trabajo.

№ 2. También debe incluir el nombre del solicitante de empleo.

№3. El alcance del trabajo es otro elemento importante, ya que define las habilidades, las herramientas y el procedimiento operativo estándar (SOP).

№4. El solicitante de trabajo también debe completar un campo llamado «Descripción del problema». Esto ayuda al técnico o asistente de servicio a comprender rápidamente el problema.

№ 5. El reemplazo de piezas de máquina o requisitos para herramientas especiales también debe estar en el documento.

№ 6. Todas las empresas tienen algún tipo de peligro para la salud. Esto debe especificarse en la orden de trabajo.

№ 7. Las fechas y los tiempos también son extremadamente necesarios. Esto puede ser la fecha de inicio, la hora de inicio, la fecha de finalización (esperada), la hora de finalización (esperada), la fecha/hora de finalización real, etc.

№8. La orden de servicio también debe incluir los datos de contacto del cliente, el gerente de pedidos, el técnico, etc. para que pueda incluir números de teléfono celular, números de teléfono, ID de fax, direcciones de correo electrónico, sitios web, direcciones de oficina, etc.

Componentes voluntarios

№ 9. El formulario de solicitud puede contener múltiples campos de firma para el cliente, gerente, técnico, contador, etc.

№10. Las horas de operación también deben estar presentes para la facturación y las conciliaciones apropiadas.

№ 11. Es bueno tener una lista de tareas en el formulario de orden de servicio. Esto mantendrá el gerente de pedidos de trabajo, el facilitador y el cliente informados sobre el trabajo que se está realizando.

№ 12. Los formatos de boletos de servicio modernos también tienen un campo especial para la importancia del pedido. Por ejemplo, dependiendo del nivel de prioridad, los gerentes programan las órdenes de servicio.

№ 13. También puede incluir una lista de verificación de herramientas, aplicaciones informáticas, repuestos, consumibles, etc. que deben verificarse y devolverse al inventario.

№ 14. Puede incluir un costo estimado de trabajo realizado para pedidos de pago abierto. Para pedidos complejos con un precio predeterminado, algunas compañías incluyen el costo real.

№ 15. Finalmente, la identificación de la orden de trabajo y el título del trabajo deben estar allí porque le ayudará a documentar la orden de trabajo.

Tipos de órdenes de trabajo

Mantenimiento preventivo

Los departamentos de producción o fabricación de cualquier empresa emiten órdenes de trabajo para el mantenimiento del equipo. Esto ayuda a evitar la descomposición de los equipos y las pérdidas de producción.

Propósito general

Las empresas emiten boletos de servicio cuando necesitan un tercero para realizar una tarea única, como eliminar equipos no utilizados, instalar antivirus en computadoras portátiles, etc.

Inspecciones de la máquina

Las empresas aproban tareas de trabajo únicas para la inspección por parte de un experto de terceros para evaluar equipos, activos o herramientas.

Eléctrico

Los clientes internos o externos pueden solicitar energía, iluminación y cableado con estos documentos.

Emergencia

Dichos pedidos no son planificados para lidiar con los accidentes. Puede emitir tales órdenes para proteger la vida del personal o ahorrar equipos costosos de daños permanentes.

Proyectos especiales

A veces necesita modernizar una unidad de producción sin reemplazar las máquinas existentes. Solicita específicamente las actualizaciones de hardware o software que aumentan la productividad utilizando este boleto de trabajo.

Los beneficios del uso de órdenes de trabajo son

№1. Su negocio documenta todos los boletos de trabajo con los registros requeridos. La agencia de auditoría solicitará estos registros cuando haya alguna auditoría para confirmar la eficiencia de su empresa.

№ 2. Hace que su negocio sea más transparente al agregar boletos de servicio para cada servicio. A los clientes les gusta tratar con agencias que enfatizan la documentación de trabajo y comparten los datos recopilados con ellos.

№3. Pague a sus técnicos internos o externos rápidamente revisando la orden de trabajo y dejándolos satisfechos.

№4. Ayude al equipo de inventario a obtener todas las piezas de repuesto por adelantado para que el mantenimiento del equipo no cree cuellos de botella.

№ 5. Analice las notas de pedido y tome las medidas apropiadas para evitar futuras descomposiciones de la máquina.

№ 6. El servicio y las empresas orientadas a productos pueden estimar razonablemente los ingresos del año revisando el papeleo y la facturación de la orden de servicio completa.

№ 7. Finalmente, los pedidos de trabajo funcionan como un hilo de comunicación entre múltiples departamentos. En consecuencia, sus unidades de negocios pueden eliminar los efectos desfavorables del trabajo en entornos de silencio.

Aquí hay algunas plataformas donde puede encontrar plantillas preparadas:

Plantillas de trabajo de trabajo imprimible: Templatelab

Templatelap es una de las fuentes más confiables de documentos comerciales auténticos. Aquí también encontrará plantillas de alta calidad, formularios y formatos de pedido de trabajo. Su contenido es fácil de descargar.

A diferencia de algunos competidores, no necesita revelar un montón de información sobre usted o su empresa para obtener un enlace de descarga.

En su lugar, simplemente use plantillas fáciles de customizar e importarlas al propio editor PDF en línea de Jotform. Ambos servicios son gratuitos para uso comercial.

• Plantillas de boletos de servicio famosos que puede usar:
• Personalización del producto del cliente
• Mantenimiento del auto
• Reparación automática

Mantenimiento

Diseño de páginas web

Producción de vídeo

Cuidado de mascotas

• Desarrollo web independiente
• Además, no necesita tener habilidades técnicas extensas para usar el editor de Jotforms. Es una herramienta simple de edición PDF de arrastrar y soltar que puede ser utilizada por cualquiera que sepa cómo trabajar con un navegador web.
• Plantillas de pedido de trabajo: Template. net
• Template. net es otro lugar popular para documentos personales y comerciales. Tiene una barra de búsqueda relativamente simple donde puede ingresar sus requisitos, como documentos, plantillas, diseño gráfico, etc. D., y la plataforma encontrará algunos ejemplos de alta calidad.
• Su sección comercial le permite acceder a algunos ejemplos inusuales de pedido de trabajo que puede personalizar directamente en su editor o con aplicaciones de procesamiento de textos. Sin embargo, sus opciones de uso gratuitas son algo limitadas.

Primero, debe registrarse para obtener una cuenta gratuita o pagada. Luego puede cargar hasta tres plantillas todos los días, esa es una cuenta gratuita. Alternativamente, puede usar el editor. De cualquier manera, habrá un límite de descarga.

Sin embargo, le permite descargar pedidos en varios formatos de archivo como Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word y Excel.

Conclusión

Los pedidos de trabajo tienen que ver con el rastro de papel. La transformación digital de las empresas en todas las industrias ahora lo realiza PDF, Google Docs o los archivos de Microsoft Word en su tableta, computadora portátil o teléfono celular.

• En pocas palabras, describe el trabajo a realizar, cuando, por quién y el costo de la tarea. Su personal comercial comienza a realizar tareas cuando se ha generado la orden de trabajo, y el personal descansa cuando los ingresos se registran en los libros de la compañía en términos contables estándar.
• Ahora, después de una discusión detallada de los boletos de servicio y algunas fuentes de plantillas, podrá crear copias de alto rendimiento de dichos documentos.
• Un negocio exitoso necesita más que una orden de trabajo. Debe tomar decisiones informadas sobre qué tarea aceptar o transmitir obteniendo ofertas de las mejores redes de expertos

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