¿Qué es un mapa de partes interesadas y cómo crear una [5 herramientas]?

Conocer a sus partes interesadas, sus intereses y cómo pueden influir en un proyecto es esencial para su éxito, por lo que los mapas de las partes interesadas se están volviendo populares en estos días.

Las empresas a veces enfrentan riesgos inesperados relacionados con sus proyectos y dificultades para administrar sus actores clave y su impacto en los proyectos. Además, las barreras de comunicación pueden dificultar trabajar juntas si no se manejan adecuadamente. Por lo tanto, sería mejor si encuentre una manera de evaluar estos riesgos e impactos utilizando canales de comunicación convenientes.

Sin embargo, un mapa adecuado de las partes interesadas puede ayudarlo a administrar de manera efectiva a sus partes interesadas, evaluar sus intereses e influencia, y reducir los silos en sus proyectos para que pueda avanzar hacia una finalización exitosa.

Afortunadamente, no necesita dibujar estos mapas manualmente porque hay muchas herramientas de software disponibles para este propósito.

En este artículo, hablaré sobre los mapas de las partes interesadas, cómo pueden ayudarlo y algunas herramientas de mapeo de partes interesadas para ayudarlo a crear mapas increíbles.

¿Qué es un mapa de partes interesadas?

Un mapa de partes interesadas es un diagrama que representa la relación de las partes interesadas con un proyecto u organización.

Este mapa también puede mostrar cómo se desarrolla esta relación con el tiempo. Al mirarlo, puede aprender sobre el impacto de las partes interesadas en el proyecto y la organización y el resultado de la organización o proyecto en las partes interesadas. Verá, funciona en ambos sentidos.

Un mapa de partes interesadas se representa como un gráfico con dos ejes. El eje x representa el nivel de influencia de los interesados y el eje y representa su nivel de interés. El cuadrante ocupado por una parte interesada define la frecuencia, la intensidad y la participación.

El mapa representa a las personas involucradas y afectadas por el proyecto, dándole una imagen clara de los grupos de partes interesadas, sus intereses y motivaciones.

Entonces, cuando construya un mapa de partes interesadas, asegúrese de algunas cosas:

• El mapa debe estar orientado a los detalles para que pueda proporcionar una visión general completa de todas las partes interesadas involucradas.
• Debería ser fácil de entender porque no todos podrán entender si lo hace complicado.
• Debe comunicar información de manera clara y rápida para que las partes interesadas puedan tomar decisiones rápidamente.
• Organice las partes interesadas en diferentes grupos dependiendo de su nivel de influencia, su naturaleza y sus intereses comunes.

¿Por qué es importante el mapeo de las partes interesadas?

Estos son los beneficios de crear mapas de partes interesadas para su organización y proyectos:

Para identificar fácilmente a los jugadores clave: los mapas de las partes interesadas lo ayudan a identificar a las partes interesadas de su proyecto, incluidos aquellos que son los jugadores clave responsables del éxito de su proyecto.

Puede verlos de un vistazo y comprender quién debe ser informado, monitoreado o dirigido en diferentes etapas del proyecto. Esto asegurará que el proyecto se complete con éxito en el tiempo estipulado con un mínimo de alboroto.

Para tomar mejores decisiones rápidamente: mirar el mapa de las partes interesadas le dará toda la información que necesita sobre las partes interesadas. Por lo tanto, puede tomar rápidamente mejores decisiones y utilizar su máximo potencial al involucrarlos en los lugares correctos.

Incluso si algo sale mal, podrá resolver el problema tomando una decisión rápida de salvar a su organización de posibles riesgos y pérdidas.

Navegar por el plan de manera efectiva: el mapa lo ayuda a analizar la fuerza y los intereses de sus partes interesadas. Por lo tanto, puede identificar estrategias basadas en esta comprensión y navegar el plan en consecuencia. Esto ayudará a su equipo a cumplir con el plan y garantizar la finalización exitosa del proyecto dentro del plazo estipulado.

Aumente la productividad: si puede identificar y evaluar las partes interesadas de su proyecto, podrá desarrollar un plan de participación productivo. Esto dirigirá los esfuerzos, el tiempo y los recursos de su equipo al lugar correcto y asegurará que su trabajo se realice bien, manteniendo su reputación corporativa.

Comunicación mejorada: dado que puede clasificar a las partes interesadas en función de sus intereses, niveles y otros factores, puede asignar roles en consecuencia. Esto hará que todos sigan la misma estrategia y asignación de responsabilidades.

Por lo tanto, pueden comunicarse efectivamente entre sí y con la organización sin confusión o desinformación.

¿Dónde se utilizan los mapas de las partes interesadas?

Los mapas de las partes interesadas se pueden usar en una variedad de casos que incluyen:

• Si planea lanzar un producto o servicio, puede asignar a sus partes interesadas y desarrollar estrategias efectivas.
• Cuando ingresa a un nuevo mercado o ubicación geográfica, es crucial realizar investigaciones de mercado. Los mapas de las partes interesadas pueden ayudarlo a hacer esto.
• Puede crear mapas de partes interesadas al implementar sus estrategias de marketing, como una campaña publicitaria, un programa de fidelización, etc.

¿Cómo creo un mapa de partes interesadas?

La tecnología moderna ha facilitado la creación de mapas de partes interesadas. Puede encontrar muchas herramientas de partes interesadas para crear mapas increíbles con facilidad.

Pero la pregunta es, ¿cómo lo haces?

Debe haber algunas estrategias para comenzar antes de comenzar a crear un mapa.

Así que aquí le mostramos cómo crear un mapa de partes interesadas en tres sencillos pasos:

№1. Identifique a sus partes interesadas

Lo primero que debe hacer es identificar a sus partes interesadas clave. Para hacer esto, comience a clasificarlos en tres categorías: líderes, participantes y partes interesadas indirectas.

• Líderes: coloque en esta categoría los líderes y tomadores de decisiones que determinan el ciclo de vida de su proyecto. Están directamente relacionados con el proyecto y tienen la mayor influencia en el lado organizacional o técnico del proyecto.
• Participantes: Los participantes del lugar como los gerentes de proyecto, sus equipos y departamentos clave. Esto también incluye partes interesadas externas, como clientes, autorizadores y proveedores.
• Las partes interesadas indirectas: colocen observadores de terceros que supervisen el proyecto desde la distancia. Pueden o no estar interesados en el proyecto más adelante.

№ 2. Realizar un análisis de partes interesadas

Evaluar el nivel de participación de cada parte interesada en el proyecto. Descubra sus intereses en el proyecto y su posible influencia. Piense en cómo podrían sufrir o beneficiarse debido al proyecto y contribuir a él. Además, recuerde analizar sus motivaciones y utilizar estas ideas para construir equipos y desarrollar estrategias.

№3. Tomar acción

Finalmente, adopte el enfoque correcto para crear un mapa basado en los intereses o la fortaleza de sus partes interesadas. Además, haga planes de comunicación efectivos.

Una vez que haya aprendido el concepto y cómo crear un mapa de partes interesadas, use una herramienta de mapeo de partes interesadas para crear un mapa que pueda presentar la mejor información sobre sus partes interesadas.

Estos son algunos de los mejores que puede considerar:

Miro

Descubra quién influye en los proyectos de trabajo y obtenga su apoyo con el creador de mapas de las partes interesadas de Miro. Le ayuda a crear y compartir fácilmente mapas y centralizar todas sus comunicaciones para el trabajo en equipo interfuncional.

El editor de arrastrar y soltar fácilmente de usuario hace que el diseño parezca una caminata fácil. Empodera a tu equipo para que haga una lluvia de ideas con un lienzo infinito, plantillas preparadas, una potente funcionalidad de la plataforma y un poderoso conjunto de widgets. Miro ofrece un conjunto completo de herramientas para historias de clientes, mapas de viaje, planificación de sprint o hojas de ruta, modelos retrospectivos, marcos alámbricos y más.

Además de las plantillas preparadas, también puede crear marcos y plantillas inteligentes por su cuenta. Trabaja como quieras y desata tu creatividad con un lienzo infinito. Use pegatinas, formas, pluma libre, dibujo inteligente, flechas y más.

Colabora mejor con equipos remotos y distribuidos durante la lluvia de ideas, talleres, procesos y toma de decisiones utilizando espacios de trabajo que ofrecen colaboración sincrónica y asincrónica como si todo el equipo estuviera allí. Vea el coautor de los cursores y realice un seguimiento de cómo interactúan los miembros de su equipo con las pizarras.

Puede compartir fácilmente sus tarjetas y documentos desde su tablero. Además, obtenga comentarios, reseñas y felicitaciones con múltiples opciones de comunicación a través de chat, comentarios y video integrado. Cree un centro para facilitar el trabajo multifuncional utilizando una variedad de herramientas.

Estandarizar los procesos y escalarlos en toda la empresa para una transformación digital completa, sin importar dónde se encuentren los miembros de su equipo. Miro se encarga de la seguridad con cifrado SSL, registro de auditoría, SSO, filtrado de dominio, administración avanzada de usuarios y más. Miro es compatible con PCI, GDPR y SOC-2. También se integra con más de 20 servicios como Slack, Teams y Dropbox

Mokups

Mokups es un buen lugar para crear mapas de partes interesadas con plantillas fantásticas para ayudarlo a priorizar, identificar y comprender efectivamente a los interesados clave en todos sus proyectos.

Puede analizar el mapa para garantizar que sus proyectos tengan el comienzo perfecto y asegurar que los jugadores clave estén involucrados desde el principio. El uso de estas plantillas ayudará a su equipo a involucrar cifras importantes al principio del proceso de desarrollo y acercar su proyecto al éxito.

También proporciona una base sólida para las estrategias de participación y comunicación a nivel de equipo. Los mapas creados en MOQUP ayudan a priorizar a las partes interesadas, asegurando que los recursos se asignen en función de sus roles.

Identificar y prevenir riesgos peligrosos planteados por otras partes interesadas que pueden sentirse inauditas. También puede vincular sus mapas de partes interesadas a otros elementos visuales, como marcos, gráficos, gráficos y diseños. También puede crear su flujo de trabajo y continuar eliminando obstáculos en aplicaciones de un solo propósito.

Maltratado

El software de mapeo de partes interesadas de SMAPLY lo ayuda a comprender mejor las perspectivas de sus partes interesadas y administrar sus expectativas fácilmente. También le permite visualizar el ecosistema de su producto y encontrar interconexiones.

Cree mapas en SMAPLY para descubrir qué partes interesadas influyen en su trabajo y las conexiones entre ellos. Descubra cómo están conectadas sus partes interesadas importantes, analizan su impacto en su producto/servicio y use las ideas para mejorar sus ofertas.

Organice a sus partes interesadas en diferentes categorías, como importantes, importantes o interesantes y cuáles son internacionales, nacionales o locales. Además, use filtros para ver relaciones específicas para comprender los roles de las partes interesadas. También puede usar estas ideas para alinear su comunicación con los intereses de las partes interesadas.

Los mapas de alta resolución de Smaply son excelentes para sus talleres. Identifique a las partes interesadas en las que debe centrarse y crear diferentes tipos de mapas para otros productos. Conecte las partes interesadas al mapa del viaje y aprenda cómo pueden influir en el viaje del usuario.

Puede agregar partes interesadas, vincularlas usando la función de arrastrar y soltar y moverlas por el mapa. Imprima el mapa y utilícelo en su próximo taller.

Lucidchart

Súbete a Lucidchart, una gran herramienta de diseño, para crear un mapa de partes interesadas. Le proporciona muchas plantillas para identificar a las partes interesadas y las relaciones entre ellas. También puede usarlo para averiguar su interés en un proyecto en particular.

Conozca el nivel de compromiso requerido para cada parte interesada en el proyecto. Abra las plantillas de mapa para ver un mapa completo que se puede personalizar para su caso de uso. Lucidchart mantiene tus datos seguros, protegidos y privados. Utiliza una conexión encriptada de 256 bits sobre TLS 1. 2 junto con encriptación AES-256 en reposo para proteger sus datos.

Amazon Key Management Services proporciona claves criptográficas para proteger Lucidchart. No se preocupe por el cumplimiento, ya que Lucidchart cumple con GDPR, CCPA, PCI y SOC 2 y está certificado bajo los programas de protección de la privacidad Suiza-EE. UU. y UE-EE. UU. Puede integrarlo con Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip y más.

Mural

Obtenga cientos de plantillas de mapeo de partes interesadas listas para usar, Fresca y comience a analizar a sus jugadores clave en su proyecto. Es útil para su equipo o las partes interesadas del lado del cliente minimizar la confusión sobre las responsabilidades a medida que pasan de desconocidos a colaboradores clave.

Mural facilita la colaboración visual en un entorno compartido dinámico. Con una curva de aprendizaje casi plana, puede comenzar a usar esta herramienta fácilmente. Su interfaz de usuario es intuitiva pero simple, con funciones poderosas que son fáciles de usar para cualquier persona con cualquier conjunto de habilidades.

Use notas y texto para agregar fácilmente pensamientos, comentarios e ideas. También puede crear diagramas utilizando una amplia gama de conectores y formas para simplificar flujos de trabajo complejos. También brindan una extensa galería de íconos que puede buscar y crear su historia visual.

Mural ofrece marcos que le permiten organizar sus ideas y contenido de manera efectiva para revelar ideas. Arrastre y suelte elementos visuales, como imágenes y GIF, y mejore sus sesiones de colaboración. También puede escribir y dibujar a mano para maximizar su creatividad.

Planifique las sesiones y manténgase enfocado usando un temporizador y asegúrese de que todos estén mirando lo mismo al mismo tiempo. Camine a los participantes a través de las instrucciones y esconde o muestre los próximos pasos. También puede usar súper bloqueo para mantener objetos en su lugar o moverlos con ayudantes.

Celebre con confeti, concéntrese en los aspectos positivos y use el modo privado para evitar el pensamiento grupal con participantes individuales ocultos. Mural ofrece varias formas de comunicarse con su equipo y compartir diagramas utilizando hipervínculos simples. También admite comentarios y chat de texto para colaborar en diagramas.

Cree poderosos flujos de trabajo integrando mural con múltiples servicios como Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, Github, JIRA y más. Siguen las últimas prácticas, como los mejores protocolos de clase, estándares globales y prácticas de seguridad universales.

Conclusión

Si planea lanzar un producto/servicio o prepararse para ingresar a un nuevo mercado, conocer y administrar a sus partes interesadas puede lograr con éxito sus objetivos.

Por lo tanto, dibuje mapas utilizando herramientas de mapeo de partes interesadas para representar a todos sus partes interesadas y utilizar efectivamente sus recursos y su potencial.