Plantillas, herramientas, consejos y más

Un plan de gestión de cambios permite a su negocio evolucionar y utilizar continuamente nuevas tecnologías y técnicas de marketing para mantenerse al día con un mercado dinámico. Si no lo hace, corre el riesgo de estancamiento o disminución comercial.

Si posee o administra un negocio, debe aprender cómo iniciar, implementar y analizar un plan de gestión de cambios. Según un reciente informe de investigación de WalkMe, el 79. 7% de las empresas dijeron que necesitan adaptarse al cambio cada cinco años o menos frecuente. Sin embargo, solo el 34% de estos cambios fueron exitosos.

Las estadísticas de gestión de cambios muestran que el proceso es complejo. Pero puedes dominarlo leyendo este artículo hasta el final.

¿Qué es la gestión del cambio?

La gestión del cambio es un enfoque sistemático para implementar y gestionar de manera efectiva el cambio organizacional. Incluye planes para evitar obstáculos, eliminar esos cuellos de botella y liderar la organización a través de una transformación exitosa.

Un cambio o transformación puede incluir cualquier cosa, desde reemplazar una aplicación de correo electrónico existente con una nueva hasta cambiar completamente los productos y servicios de su negocio.

En su mayoría, las empresas confían en recursos humanos o una agencia de consultoría de terceros para la transformación comercial esperada. Esto crea distancia entre el cambio y los gerentes de negocios, supervisores y miembros del equipo. Sin embargo, la mejor manera de lograr una transición exitosa es involucrar a todas las personas afectadas y a todo el equipo.

El papel de la gestión del cambio en el éxito organizacional

El cambio es inevitable en las condiciones económicas y de mercado actuales. Es probable que las organizaciones que adoptan efectivamente estas transformaciones del mercado prosperen. Aquí viene el plan de gestión de cambios. Esto proporciona una estrategia sólida para implementar el cambio y evitar la controversia de los empleados, proveedores, contratistas, etc.

Si el cambio requiere un esfuerzo y habilidades adicionales de los empleados o contratistas, este plan lo ayudará a lograr esos resultados. Este concepto de gestión empresarial le permite involucrar a sus empleados del nivel de arriba a abajo en todas las etapas de transformación para que comprendan la importancia del cambio.

Además, la gestión del cambio permite que su negocio se adapte a cambios dramáticos en el mercado, la fuerza laboral o la economía para que pueda continuar operando.

Beneficios de la gestión del cambio

• Su negocio puede abordar de manera proactiva la resistencia al cambio y eliminar posibles obstáculos a una transición más suave.
• Establecer metas claras para las iniciativas de cambio le permite rastrear el progreso y medir la efectividad de los esfuerzos de transformación de su negocio.
• Puede crear un plan de gestión de cambios. Estandarizarlo y guárdelo para futuros proyectos de transformación comercial.
• La gestión del cambio aborda varios aspectos del cambio, incluidas las personas, el proceso y la tecnología. De esta manera, puede garantizar un enfoque equilibrado e integrado para la transformación comercial.
• Durante el proceso de gestión del cambio, puede proporcionar apoyo, capacitación y orientación adecuados a los empleados existentes para mejorar su desempeño.

Plan de gestión de cambios y sus componentes

Un plan de gestión de cambios es el plan para todos los proyectos de transformación de negocios. Describe los pasos necesarios para implementar el cambio en la organización. También incluye flujos de trabajo para la comunicación, uso de la tecnología, implementación de nuevas aplicaciones comerciales, etc. Encuentre a continuación los componentes de dicho plan:

№1. Alcance

El marco debe definir los límites y la extensión del cambio. Debe especificar las áreas, departamentos o procesos específicos que cambiarán como resultado de la transformación. Además, cuando define claramente el alcance, ayuda a organizar un esfuerzo de cambio enfocado y manejable.

№ 2. Objetivos

Debe describir los resultados o los objetivos deseados que su organización busca lograr en el objetivo. Siga la estrategia inteligente para crear sus objetivos para que pueda medir fácilmente el rendimiento. Los objetivos pueden incluir mejorar la eficiencia de las operaciones comerciales, aumentar la satisfacción del cliente con el servicio o implementar nuevas tecnologías.

№3. Roles

Un proyecto de gestión de cambios debe consistir en los siguientes roles:

• Especialista en gestión de cambios
• Patrocinadores comerciales o partes interesadas que establecen presupuestos y rastrean todos los cambios comerciales.
• Líderes de equipo y gerentes de recursos humanos que alentarán a los empleados a adoptar el cambio
• Gerentes de proyecto para crear tareas y asignar tareas a los equipos
• Gerente de capacitación y desarrollo para capacitar al personal

№ 4. Evaluar el impacto de los cambios

Debe evaluar el impacto del cambio a nivel de organización o departamento. Para hacer esto, puede redactar un anuncio de cambio y enviarlo por correo electrónico a todos los empleados junto con un formulario en línea. Pídale a los empleados que compartan comentarios honestos sobre el cambio planificado para que su equipo pueda crear un informe de evaluación de impacto para el patrocinador del cambio.

№ 5. Evaluación de riesgos

El componente de evaluación de riesgos incluye identificar los riesgos potenciales asociados con el cambio y lo siguiente:

• Una evaluación de la probabilidad de los riesgos
• El impacto de tales riesgos
• Desarrollo de estrategias para mitigar tales riesgos

Cómo planificar e implementar un plan de gestión de cambios

Plantillas de gestión de cambios

Con una plantilla de gestión de cambios, no necesita planificar todo desde cero. Simplemente puede usar cualquier herramienta de gestión de proyectos con una plantilla de transformación comercial para comenzar.

Muchos desarrolladores de software de gestión de proyectos y trabajo investigan y estandarizan los planes de gestión de cambios para las empresas. Luego publican estos planes como plantillas en línea o en software. Por lo tanto, es bastante fácil obtener plantillas gratuitas o pagas para administrar los próximos cambios en su negocio.

Importancia de las plantillas

• Dichas plantillas lo ayudarán a ahorrar tiempo y esfuerzo.
• También obtienes un formato profesional que puedes usar
• Las plantillas gratuitas le ahorran el costo de entregar la tarea a un consultor.
• Hay plantillas disponibles en una variedad de formatos, gráficos y creativos para elegir
• Las plantillas de programa se integran automáticamente con su herramienta de gestión de cambios

№1. Plantilla de hoja de ruta de gestión del cambio

Monday. com tiene una plantilla de hoja de ruta de gestión de cambios fácil de personalizar y lista para usar para que lo use. Viene con los hitos, las herramientas y los procesos necesarios para implementar el cambio. Si necesita proporcionar una descripción general de todo el proceso de cambio, use esta plantilla.

№ 2. Plantilla de comunicación de gestión de cambios

También debe crear un plan de comunicación para los próximos cambios que desea hacer en el negocio. Esto ayuda a reducir los desacuerdos entre los empleados. Para optimizar, estandarizarlo y guardarlo para el futuro, puede usar la plantilla de mensaje de gestión de cambios de SmartSheet. Se encuentra en Google Sheets, y puede descargarlo como una hoja de cálculo de Excel si está trabajando con Microsoft 365 Solutions.

№3. Plantilla de solicitud de cambio

Una solicitud de cambio es un documento que puede usar para realizar un seguimiento de los cambios continuos en su negocio. Es una manera fácil de registrar todas las solicitudes de cambio. Rastrea lo siguiente:

• Descripción del cambio solicitado
• El beneficio o la razón de la solicitud de cambio
• Se requieren cambios técnicos

Puede usar esta plantilla de formulario de solicitud de cambio de Jotform de forma gratuita. Hay dos formas de editar este formulario: registre una cuenta de jotform paga o edite de forma anónima de forma gratuita.

№ 4. Plantilla de proceso de gestión de cambios

La plantilla de gestión de cambios es similar al formato de solicitud de gestión de cambios. La única diferencia es que primero debe ser más específico sobre el cambio. El cambio de gestión se centra en cómo implementar el aspecto de cambio del cambio. De esta manera, los aprobadores pueden ver el panorama general del cambio antes de aprobarlo o rechazarlo. Puede usar esta plantilla de Miro para crear un proceso de gestión de cambios.

Software útil para la planificación de la gestión de cambios

№1. Qué arreglar

Si está planeando la gestión de cambios, consulte WhatFix ahora. Es una herramienta robusta para la gestión de transformación empresarial a nivel empresarial. Sus características incluyen lo siguiente:

• Pop-up: Envíe anuncios directamente a las pantallas de los empleados
• Autoayuda: cree videos, enlaces y transmisiones para los próximos cambios para que los empleados puedan aprender
• Beacon: los gerentes de negocios pueden crear contenido sin involucrar al equipo de TI

№ 2. Freshservice

¿Busca gestión de cambios de TI controlado? Deberías probar un servicio fresco. La herramienta mejora el proceso de implementación de cambios y minimiza el impacto comercial de los cambios. Además, puede integrar el proceso con la personalización, la gestión de incidentes y los procesos de gestión de activos. La herramienta le permite crear un flujo de trabajo para visualizar el estado del cambio en etapas como la planificación, la aprobación pendiente, la liberación pendiente, la validación pendiente, etc.

№3. Fusil

Wrike es ideal para planificar el proceso, utilizar todos los métodos de transformación de negocios e implementar una cultura laboral híbrida. Le ofrece una visión general completa de los métodos y herramientas de gestión de cambios, así como el proceso. La herramienta tiene una representación gráfica de objetivos, flujos de trabajo, tareas y personas que consisten en un plan de transformación.

№ 4. Servicios de soporte más

ServiceSk Plus lo ayuda a personalizar los roles, estados, tipos y plantillas de todo su proyecto de gestión de cambios de TI. Si encuentra algún problema y error en el proceso, puede guardarlos como un registro. También hay flujos de trabajo automatizados, por lo que puede automatizar las tareas de proyecto de cambio repetitivo. Sin mencionar que sus plantillas también incluyen métricas de gestión de cambios para medir el éxito.

№ 5. Sysaid

La herramienta de gestión de cambios de SYSAID lo ayuda a administrar el proceso de transformación de su negocio de acuerdo con las recomendaciones de la Biblioteca de Infraestructura de Tecnología de la Información (ITIL) para la gestión del cambio. Sus pasos de gestión de cambios incluyen pestañas de entrada de datos para detalles de cambio, análisis, aprobación de CAB, implementación, liberación, revisión, cierre e historial, todo requerido según las recomendaciones de ITIL.

№ 6. Gestión del cambio – Walkme

Walkme puede ayudarlo a hacer una transformación comercial inteligente calculando su presupuesto de inversión tecnológica. También analiza si este presupuesto puede soportar cambios a largo plazo, por lo que no necesita hacer transformaciones frecuentes. Debe usar esta herramienta para obtener una comprensión completa del proceso de cambio y amplificar el impacto de la transformación.

№ 7. La tienda de cambio

Puede elegir la tienda de cambios durante la planificación de la gestión del cambio debido a su asequibilidad, tecnología integrada y una mejor gestión de comentarios de los empleados. Todas las características vienen con una suscripción. Curiosamente, la tienda de cambios ha desarrollado una herramienta de simulador de cambio para que pueda crear múltiples escenarios «¿Qué pasa si» antes de invertir el tiempo, el dinero y el esfuerzo?

№8. Giva

El software de cambio simple, Giva, ofrece una manera fácil de planificar y rastrear los cambios basados en ITIL en un tablero organizado. Puede crear y aplicar flujos de trabajo de gestión de cambios para que la gerencia pueda revisar y aprobar el cambio. Además, puede ver todos los proyectos de transformación de negocios con resultados mixtos, exitosos y fallidos de la aplicación basada en la nube.

№ 9. Compass del cambio