Las 9 mejores plantillas de SOP (procedimientos operativos estándar) para negocios

Uno de los aspectos más importantes para administrar un negocio exitoso es garantizar que todas las partes del negocio estén sincronizadas entre sí. Para mantener estas piezas en movimiento y sincronizar, las empresas deben tener un conjunto de procedimientos para permitir que sus empleados realicen rutina o cualquier tarea estándar.

¡Es probable que un negocio sin un conjunto adecuado de documentación o procedimientos colapse y se encuentre con problemas de tiempo!

Por ejemplo, una empresa de fabricación de automóviles necesita realizar diversos controles y pruebas de rutina y ajustar para maximizar la eficiencia.

Aquí es donde entran en juego los procedimientos operativos estándar (SOP).

Los SOP no deben confundirse con el conjunto de reglas o flujos de trabajo de un empleado. En cambio, los SOP son una guía paso a paso para completar las tareas para aumentar la eficiencia y reducir la incertidumbre en una organización.

Si bien el propósito de un SOP sigue siendo el mismo, las plantillas y los pasos varían según el tamaño de la organización y la industria. Es por eso que hemos creado una lista de las mejores plantillas SOP para empresas de todos los tamaños.

¿Por qué son importantes los SOP?

Los SOP son la base del flujo de trabajo efectivo de una organización. Un SOP detallado actúa como un manual permanente para los empleados y describe sus expectativas.

Profundicemos en los beneficios de los SOP:

№1. Incorporación mejorada

Muchas organizaciones usan SOP para acelerar y mejorar el proceso de incorporación. Desde el primer día, los empleados heredan procedimientos poderosos y detallados para completar sus tareas rutinarias.

Esto lleva a una mayor productividad y ayuda a los líderes y gerentes del equipo a evaluar a cada uno de sus nuevos empleados.

№ 2. Mantiene la consistencia organizacional

Una declaración de procedimiento único proporciona consistencia organizacional y mantiene a todos los miembros del equipo y empleados en la misma página.

Cuando cada empleado tiene una comprensión clara de a quién deben informar y qué pasos deben tomar a continuación en el orden jerárquico, hay menos posibilidades de que las cosas salgan mal.

№3. Comprender las mejores prácticas

Repetir y revisar las tareas escritas en el documento permite una mejor comprensión de las mejores prácticas para las tareas de rutina en el departamento.

Si bien los SOP son solo sugerencias, pueden convertirse en guías útiles paso a paso que proporcionan una comprensión profunda de cómo lograr una tarea que cumpla con los requisitos de las partes interesadas.

№ 4. Guardar en el entrenamiento

Los SOP pueden salvar a una organización miles, si no millones. El costo de la capacitación existente y los nuevos empleados se puede minimizar incorporando plantillas SOP en sus paquetes de capacitación.

Además, los cambios significativos o pequeños en la organización, como jubilaciones, promociones o terminaciones, no deberían afectar el flujo de trabajo. Los SOP establecen un proceso estandarizado para las tareas que un empleado ha realizado en los últimos años.

№ 5. Mantiene la calidad del trabajo

Para evitar problemas iniciales, los SOP demuestran ser un salvavidas. Cada vez que un empleado existente se va y uno nuevo se une, los SOP hacen que cada persona sea responsable de las tareas que necesitan para completar y el camino que deben tomar para maximizar la eficiencia.

¿Cómo se crea procedimientos operativos estándar?

Crear SOPS detallados y claros puede llevar mucho tiempo en lugar de una caminata fácil. Hay una serie de factores a considerar al crear un SOP para su organización.

Estos son los pasos necesarios para crear un procedimiento operativo estándar:

• Defina el propósito y los objetivos: escriba el propósito de crear un SOP y qué tareas desea realizar con él. Si no posee el proceso diario, asegúrese de involucrar a las partes interesadas y los roles responsables de él.
• Conozca a su audiencia: elija su audiencia cuando dé un paso adelante para escribir su documentación. Si está escribiendo un SOP para una audiencia que necesita ayuda las 24 horas, los 7 días de la semana, es fundamental crear documentación de la que las personas puedan tomar posesión fácilmente.
• Determine la estructura del SOP: el siguiente paso es dar vida a las ideas. Pero antes de escribir estos SOP, elija una estructura, lenguaje y tono para su SOP que se adapte a su marca e industria.
• Elija la plantilla correcta: si bien siempre puede comenzar desde cero, hay muchas plantillas SOP creadas para cada industria o micro nicho. Las plantillas SOP aceleran el proceso de escritura y garantizan el cumplimiento de una norma estandarizada.
• Actualice su POE. También es importante actualizar su SOP ya que el proceso cambia de vez en cuando. Aunque la actualización manual puede llevar algún tiempo, puede usar software automatizado o software SOP para almacenar y actualizar sus SOP.

Después de los pasos anteriores, puede parecer tentador registrar el SOP. Se vuelve aún más emocionante cuando tienes una plantilla preparada para hacerlo. A continuación, compartimos algunas de las plantillas SOP (procedimiento operativo estándar) más impactantes para empresas que admiten una variedad de casos de uso.

Hoja inteligente

Smartsheet ofrece una amplia gama de plantillas de SOP que incluyen varios casos de uso, como operaciones de mesa de ayuda, SOP de servicios para huéspedes y hoteles, SOP de almacén e incluso SOP de saneamiento.

Cada uno de estos SOP está diseñado de acuerdo con los estándares y procesos de la industria que la mayoría de los equipos utilizarían para maximizar la eficiencia.

Me gusta mucho la plantilla de procedimiento operativo estándar de TI de Smartsheet. La siguiente plantilla describe cada paso y mantiene un diagrama de flujo de la operación de TI. Este es un requisito previo para comprender el cumplimiento de las normas y reglamentos.

Plantilla de operaciones de TI de Smartsheet

Esta plantilla está disponible en formato Word y establece recordatorios para tareas rutinarias que también incluyen la documentación de resolución de problemas, eventos de seguridad y procedimientos de configuración, así como la creación de gráficos de procedimientos y mantenimiento programado.

CliCap

Las plantillas SOP de ClickUp son fáciles de ver y atractivas e incluyen todos los detalles que deberían estar en su SOP estándar. Las plantillas de ClickUp son fáciles de usar y lo suficientemente rápidas como para implementarlas en su procedimiento estándar.

Admite más de 15 casos de uso, incluidos ventas, soporte, recursos humanos, finanzas, TI, ingeniería y más.

Me gusta más la plantilla SOP de recursos humanos. En lugar de utilizar Excel tradicional o actualizaciones manuales, esta atractiva plantilla SOP crea una lista de verificación para todas las tareas. Sienta las bases para la automatización de tareas repetitivas.

Plantilla SOP de recursos humanos de ClickUp

Esta plantilla enumera todas las responsabilidades del departamento de recursos humanos, desde la incorporación hasta la contratación y el despido y otras tareas de rutina.

Gurú

Un SOP útil pero detallado para que los equipos optimicen su proceso interno e identifiquen el problema que resuelve. De hecho, he descubierto que cada una de las plantillas SOP de Guru es rápidamente adaptable y fácil de leer, a la que incluso los principiantes están acostumbrados.

La plantilla comienza con el propósito del problema y el contexto para crear el SOP. La segunda parte de la sección incluye una sección «Cómo procesar», que se parece mucho a una guía detallada paso a paso.

Guru incluye varias plantillas SOP que incluyen documentación del producto, pautas de marca, gestión de cambios, incorporación de empleados, etc. Puede consultar la lista de plantillas. aquí.

Plantillas de procedimientos operativos estándar de Guru

Buque

El siguiente en la lista es una plantilla estándar digerible de Scribhou. Sus SOP aseguran la consistencia y la calidad de las operaciones para que su equipo cumpla con los requisitos reglamentarios y legales.

Si está buscando crear una plantilla fácil de ver, la plantilla SOP de ScribeHow es la opción correcta para comenzar.

Plantilla SOP de Scribehow

La plantilla comienza con un encabezado, seguido de la versión y la fecha de vigencia. La tabla de contenido hace que sea fácil saltar a cualquiera de las secciones.

Al desplazarse aún más, los usuarios pueden obtener información detallada sobre las tareas, incluido el propósito, el alcance del documento y las responsabilidades. A continuación, la plantilla incluye un proceso «Cómo» que se divide en subpasos simples.

¿La mejor parte? Scribehow también incluye información detallada sobre cada revisión, así como la fecha de aprobación y el historial de versiones.

Proceso. st.

Process. ST es una plataforma basada en inteligencia artificial que ofrece software SOP, así como una extensa biblioteca de plantillas. La plataforma le proporciona dos tipos de plantillas; El primero para crear sus procedimientos desde cero y el segundo para crear procedimientos manuales.

Su estructura de plantilla estándar es más detallada y visual en comparación con el escriba. La mayoría de estas plantillas están diseñadas con el sistema de gestión de calidad ISO en mente.

Process. ST ofrece más de 50 plantillas gratuitas y descargables que puede agregar a su cuenta o descargar gratis en formato PDF. Puede navegar por las plantillas por categorías como marketing de contenidos, incorporación de empleados y clientes, negocios, construcción, seguridad, TI, operaciones y otros.

Templatelab

Templatelab tiene una amplia gama de plantillas SOP en formato de palabra descargable. Tienen plantillas SOP para procesos comerciales, gestión legal, recursos humanos y bienes raíces, así como para compañías de arte y medios.

La mejor parte es que estas plantillas SOP son fáciles de editar y no dejan que no se haya tocado ninguna tarea. Lo que más me gustó de Templatelab es su diseño simple, pero cubre con éxito cada detalle que desea incluir en su SOP.

Por ejemplo, este SOP para un sitio de investigación cubre abreviaturas y definiciones de los procesos involucrados. Cuando se desplaza hacia abajo, la lista de verificación de tareas de rutina contiene principios, muestras, equipos, reactivos y soluciones, control de calidad y gestión de residuos.

Plantilla SOP de Templatelab

Yotform

Jotform es un constructor de formularios en línea que cubre una variedad de usos para planes de negocios y SOP. Jotform ofrece todo desde su página SOP; Es decir, no tiene que descargar y editar una palabra o SOP PDF.

Cuando va a su sitio web, las plantillas SOP se muestran como un cuestionario que puede completar y enviar a las partes interesadas para su revisión.

Una vez aprobado, el SOP se puede descargar en formato PDF.

Plantilla SOP de Jotform

Lo que me gustó de Jotform son sus elementos personalizables que puede agregar o eliminar de las plantillas SOP. También puede agregar o eliminar páginas para agregar más detalles al SOP.

Concepto

El concepto proporciona una plantilla SOP detallada diseñada para pequeñas empresas. Sin embargo, no hay plantillas preparadas para una industria específica. Solo hay una plantilla estándar que puede usar y hacer cambios para su equipo.

Si bien carecen de categorización y una amplia gama de plantillas, puede usarlas para crear SOP digeribles y rápidos.

El primer pliegue de la plantilla incluye el nombre del procedimiento y la fecha en que se creó, junto con el departamento que lo creó. Luego agregue el contexto manualmente o inserte un enlace como PDF, Google Drive o mapas e incluya enlaces a todos los documentos relevantes.

También puede agregar terminología de la industria y describir el proceso paso a paso.¿La mejor parte? Puede describir los pasos incrustando un video de Loom o Miro.

También puede etiquetar o agregar los nombres de las personas responsables de las tareas en cada paso.

Kipwise

Las plantillas de SOP KIPWise están diseñadas para marketing y ventas, operaciones, servicio al cliente y recursos humanos. Esta plantilla estándar tiene la misma estructura que la mayoría de las plantillas.

Cuando te registras, puedes editar la plantilla directamente desde la plataforma. El autor puede agregar o eliminar una tarea en consecuencia. También puede incluir enlaces relevantes y relacionados, como enlaces a reuniones, recursos y guías para optimizar su flujo de trabajo.

Pensamientos finales

Las plantillas SOP le ahorrarán horas de rompecabezas. Las plantillas SOP flexibles necesitan poca edición y personalización para crear documentación que haga que las tareas rutinarias sean divertidas y rápidas de recordar.

Consulte estas plantillas gratuitas y utilice la mejor para empoderar a su equipo.

Luego, consulte las plantillas de gestión de proyectos de Notion para personalizar su flujo de trabajo.