Las 12 mejores herramientas generales para la gestión del correo electrónico del equipo

El software y el correo electrónico son un dúo poderoso que ha revolucionado los negocios al empujarlo hacia procesos más integrados, eficientes y optimizados.

El poder de una bandeja de entrada simple pero efectiva es increíble y define la calidad de su atención al cliente. Sin embargo, cuando varias personas usan la misma bandeja de entrada para leer, administrar, responder y eliminar las conversaciones de los clientes, la situación puede salir de control fácilmente.

En consecuencia, las herramientas de gestión del equipo de correo electrónico se han vuelto esenciales para el éxito del servicio al cliente de correo electrónico.

Este artículo habla sobre algunas de las herramientas de bandeja de entrada más populares que lo ayudarán a maximizar la eficiencia de las bandejas de entrada de su equipo y evitar el abarrote.

Comencemos con una breve discusión de los buzones compartidos.

¿Qué es un buzón compartido y cómo funciona?

Múltiples usuarios usan una bandeja de entrada compartida para verificar y responder a los mensajes entrantes y administrar conversaciones con los clientes. Puede usarlos para el calendario compartido, permitiendo que sus equipos programen y revisen los turnos de trabajo o las vacaciones, así como la atención al cliente.

A diferencia del correo electrónico comercial tradicional, una bandeja de entrada compartida no tiene una identificación de usuario y contraseña. Por lo tanto, no puede iniciar sesión en ellos directamente y requiere un permiso de acceso otorgado por un administrador. Este permiso puede ser diferente, como «acceso completo» o «enviar como». Una vez que tenga acceso, puede iniciar sesión en su buzón personal y acceder al buzón del equipo. El acceso también puede variar entre los proveedores de software.

Tres tipos comunes de permisos de acceso son:

• Acceso completo: puede iniciar sesión en un buzón compartido y actuar como propietario del buzón.
• Enviar como: puede hacerse pasar por la bandeja de entrada y enviar correos electrónicos.
• Enviar en nombre de – Puede enviar un correo electrónico en nombre de una bandeja de entrada compartida.

¿Por qué necesita un software de bandeja de entrada compartido?

Cuando tiene un equipo pequeño, la cantidad de personas que acceden a sus buzones de soporte es pequeño y no hay confusión. Las colas de reenvío no están sobrecargadas, y la probabilidad de que un correo electrónico pase desapercibido durante días es insignificante.

Sin embargo, a medida que su negocio crece, la falta de comunicación se vuelve desenfrenada y las personas tienden a pasar por alto los correos electrónicos que creen que otros pueden manejar. Las conversaciones olvidadas, los correos electrónicos fuera de lugar y las respuestas repetitivas son algunos de los principales puntos débiles en tales casos. Los agentes de apoyo también evitan el trabajo, pensando que pueden permitir que otros respondan a ese correo electrónico en particular o esperen a que otros recojan la holgura.

Algunos otros problemas incluyen:

• Roles y responsabilidades: no hay reglas para «quién» trabaja en «qué» correo electrónico.
• Propiedad dispersa: todos piensan que alguien más responderá
• Falta de comprensión de las cosas: no hay datos relevantes sobre cada agente de soporte y su desempeño.

¡Por lo tanto, el software de buzón compartido!

Características del software de bandeja de entrada común

Estas son las excelentes características del uso del software de bandeja de entrada compartido, lo ayudará a tomar una mejor decisión:

Comandar administración de correo electrónico

El software de buzón compartido ofrece una fácil administración de direcciones de correo electrónico de servicio de ayuda, como [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], [correos electrónicos protegidos], etc. También aumenta la transparencia, ya que no tiene que cambiar entre pantallas o iniciar sesión en múltiples cuentas para responder a los correos electrónicos.

Además, tiene una visión centralizada de todos los buzones importantes, lo que le permite responder de manera rápida y eficiente. También puede asignar roles, evitar correos electrónicos abandonados y abstenerse de enviar respuestas duplicadas.

Discusión interna

Una característica importante del software de buzón compartido es la discusión interna o el sistema de «notas», que le permite compartir información importante por correo electrónico en forma de notas o comentarios. Esto le permite personalizar los correos electrónicos en un buzón compartido, ahorra tiempo en búsquedas contextuales y aumenta la eficiencia.

De esta manera, todos los usuarios pueden comunicarse entre sí a través de notas internas sin tener que reenviar correos electrónicos de un lado a otro.

Evite las colisiones de agentes y la confusión de la bandeja de entrada

El conflicto del agente ocurre cuando dos miembros del equipo responden a la misma solicitud del cliente y ofrecen una solución diferente. Esto afecta la credibilidad de su sistema de soporte. El software de administración de correo electrónico compartido evita esta confusión al convertir automáticamente los correos electrónicos entrantes en solicitudes de soporte asignadas a diferentes agentes utilizando reglas de enrutamiento. Esta tarea también puede ser manual

Respuestas y plantillas automatizadas

La mayoría de las herramientas de buzón compartidas ofrecen respuestas y plantillas preparadas. Puede usarlas para ofrecer respuestas rápidas y resolver solicitudes similares. Estas respuestas automatizadas y respuestas listas aumentan la consistencia y permiten a los miembros de su equipo resolver los problemas comunes de los clientes al instante.

A continuación se muestra una lista de las herramientas de bandeja de entrada más populares que ofrecen excelentes funciones de administración de correo electrónico grupal.

Vamos a explorarlos rápidamente.😎

Tray de ayuda de ProProfs

La mesa de ayuda de ProProfs es un software inteligente y eficiente basado en la nube con una potente función de intercambio de buzones que le permite administrar fácilmente sus necesidades de soporte. Ofrece espacio compartido para todos los buzones de soporte, como [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido] y [correo electrónico protegido] así.

Viene con una simple interfaz de usuario similar a Gmail que le permite rastrear la cantidad de solicitudes asignadas a un agente, rastrear su rendimiento durante un período de tiempo y ofrecer soporte las 24 horas, los 7 días de la semana desde cualquier dispositivo.

• Colaboración en equipo para una resolución de entradas más rápida
• Interfaz simple y fácil de usar
• Seguimiento y monitoreo de agentes
• 24 × 7, en cualquier momento, en cualquier lugar de acceso

Freshdesk

Freshdesk es uno de los mejores software de administración de correo electrónico de equipo que ofrece muchas características excelentes, como convertir automáticamente los correos electrónicos entrantes en boletos que pueden priorizarse, etiquetarse y asignarse específicamente. Existe una colaboración interna, y también puede minimizar la cantidad de respuestas enviadas por sus agentes optimizando las funciones.

FreshDesk también ofrece detección de colisiones de agentes e integración de aplicaciones para potenciar sus buzones compartidos y sistemas de mesa de ayuda.

• Filtros de relevancia
• Entradas grupales con etiquetas
• Automatizar respuestas de rutina y repetitivas
• Ver solicitudes y correos electrónicos entrantes en tiempo real

Dragapp

DragApp es otro software de administración de correo electrónico de equipo que se encuentra en su bandeja de entrada personal de Gmail y le permite recibir, administrar, asignar y responder a correos electrónicos compartidos entrantes. Puede compartir correos electrónicos grupales como «[correo electrónico protegido]», «[correo electrónico protegido]», etc. y automatizar sus flujos de trabajo con reglas.

Esto le permite organizar correos electrónicos entrantes en tableros visuales y facilitar la colaboración interna a través de chats, notas y borradores compartidos. Puede asignar fácilmente correos electrónicos y rastrear qué agente está trabajando en qué conversación. También ofrece una característica de informes fantástica para el análisis en profundidad de los datos de los clientes y los empleados.

Flujo de correo

Mailflow es un buzón de equipo versátil que ofrece espacios de trabajo flexibles. La herramienta facilita el correo electrónico de compartir el correo electrónico sin requerir el reenvío de correo electrónico o las copias para los usuarios. Los usuarios pueden optar por discusiones internas sin enviar hilos internos a los clientes.

Los correos electrónicos del cliente se sincronizarán directamente con el equipo, lo que facilita la personalización de cada uno de los equipos, como soporte, contratación, ventas, gerentes de proyectos y desarrolladores.

• Colaboración fácil dentro del equipo
• gerentes de correo electrónico
• Rastrear y monitorear fácilmente los correos electrónicos

Hubspot

HubSpot es una de las principales herramientas de buzón compartidas que le permite conectar todas las direcciones de correo electrónico de su equipo a un buzón central o universal para un trabajo eficiente y una colaboración inteligente. También puede conectar direcciones de correo electrónico compartidas a las conversaciones de bandeja de entrada de HubSpot para tener una vista universal de los correos electrónicos en todos los departamentos y no perderse un solo correo electrónico.

Viene con reglas de enrutamiento y herramientas de productividad para garantizar una asignación eficiente de solicitudes y facilitar el seguimiento.

• Marca
• Bandeja de entrada universal para una vista holística del correo electrónico por departamento
• Bots de chat para respuestas automatizadas
• Chat en vivo y mensajes de redes sociales.

Kayako

Kayako ofrece una herramienta poderosa para administrar correos electrónicos compartidos de manera eficiente y fácil. Ofrece vistas personalizables de todas sus conversaciones y le permite etiquetarlas para referencia futura y procesamiento rápido. Puede enrutar automáticamente consultas complejas para apoyar a los expertos y minimizar el tiempo de respuesta para solicitudes urgentes.

• Macros y respuestas preconstruidas
• Análisis para comprender las métricas de respuesta
• Gestión de conversación multicanal
• Múltiples integraciones de terceros

Las notas personales permiten a sus agentes colaborar internamente, evitando los conflictos de respuesta y la confusión de la bandeja de entrada. También puede obtener una visión universal de toda actividad del cliente.

Ayuda Scout

En Help Scout le permite recibir, resolver, administrar y asignar correos electrónicos compartidos sin confusión de manera eficiente. Puede organizar todas las solicitudes de soporte en una cola o crear bandejas de entrada separadas para diferentes marcas, departamentos y direcciones de correo electrónico compartidas. Esto facilita la colaboración interna con notas personales, etiquetas y respuestas guardadas. Puede cambiar rápidamente entre conversaciones de chat y correo electrónico para ver cualquier nueva solicitud entrante en tiempo real.

Otras características incluyen búsqueda avanzada, vista rápida, notificaciones y puntajes de satisfacción, indicadores de detección de colisiones en tiempo real, carpeta personalizable, respuestas a granel, automatización de flujo de trabajo, etc.

Happyfox

HappyFox le permite mantener sus bandejas de entrada compartidas organizadas en todo momento sin perder la eficiencia y el seguimiento de los correos electrónicos entrantes. Ofrece una migración rápida de los buzones de su grupo, como Gmail y Outlook, buzones compartidos, etc., al soporte de HappyFox y le permite utilizar sus características para funciones de soporte avanzadas.

• «Tareas» y «fechas de vencimiento» para mantenerse organizados.
• Agregar suscriptores de boletos
• Alertas de colisión
• Reglas inteligentes y acciones listas

Una de las características destacadas es que funciona para todos los departamentos como «[correos electrónicos protegidos]», «[correos electrónicos protegidos]», «[correo electrónico protegido]», «[correos electrónicos protegidos]» y «[correos electrónicos protegidos]», «, etc. Puede distribuir la carga de trabajo como mejor le parezca utilizando la función «Categorías» y creando colas de sus hilos de bandeja de entrada compartidos para resolverlos de manera ordenada.

Empeñar

Hiver es un software único de bandeja de entrada compartido que permite a su equipo colaborar en Gmail y proporcionar una experiencia fantástica para el cliente. El tablero de entrada compartido se encuentra justo en su Gmail personal y le permite delegar solicitudes entrantes con un solo clic. Puede escribir notas personales y compartirlas instantáneamente con su equipo para una colaboración perfecta.

• Propiedad de correo electrónico y estado de correo electrónico
• Colaboración interna instantánea de su bandeja de entrada personal de Gmail
• Flujos de trabajo automatizados y encuestas de satisfacción del cliente
• Información útil sobre violaciones de SLA y distribución de carga de trabajo

También puede rastrear las métricas clave y el rendimiento del agente desde un solo tablero. Hiver también ofrece plantillas de correo electrónico para respuestas más rápidas. También le permite convertir su cuenta de Gmail en una mesa de ayuda. También puede migrar fácilmente a Gmail en la plataforma Hiver.

Ranura

GrooveHQ es una de las herramientas de buzón más populares para las empresas que actualmente están escalando y necesitan una transición fácil. Le ayuda a realizar un seguimiento fácil de todo y administrar toda su bandeja de entrada compartida. Toda la comunicación entrante del cliente, como correos electrónicos, chats, publicaciones en redes sociales, llamadas telefónicas, etc., se recopilan en un solo lugar.

Puede asignar boletos a miembros específicos del equipo, colaborar en notas personales, involucrar a los miembros del equipo en un bucle con «@mentions» y resolver problemas de detección de colisiones. Sus impresionantes características de informes y seguimiento le permiten maximizar sus recursos.

Soporte

SupportBee es una herramienta efectiva de colaboración por correo electrónico con una interfaz de correo electrónico familiar y funciones de colaboración perfecta. Puede asignar solicitudes a agentes específicos o equipos específicos, comentar y discutir según sea necesario. Sus agentes pueden compartir respuestas de borradores para revisarlas antes de enviarlas al cliente.

SupportBee cuenta con la importación de correos electrónicos entrantes y tiene una función automática que no requiere actualización manual. Hay tres categorías de solicitudes: respondidas, sin respuesta y archivadas. Por lo tanto, puede ver instantáneamente las solicitudes que necesitan atención inmediata y resolverlas con prioridad.

Caja pública

Shared Box es un software para compartir el servicio de ayuda y el buzón construido sobre Slack que le permite administrar la comunicación de su cliente y ofrecer soporte directamente desde su tablero de holgura. Puede recibir mensajes, tweets y correos electrónicos en Slack y compartir el correo electrónico compartido y las cuentas de Twitter.

Cada cuenta tiene un sitio de soporte donde sus usuarios pueden administrar y responder a los mensajes de los clientes. También puede agregar múltiples correos electrónicos.

Herramientas de bandeja de entrada compartida: es hora de hacer que el correo electrónico sea más colaborativo

Las herramientas comunes del buzón presentadas aquí hacen mucho más que solo administrar sus buzones de servicio al cliente. Ahorran tiempo, aumentan la satisfacción del cliente y mejoran la productividad de su servicio al cliente. Además, lo ayudan a crear una cultura organizacional transparente y responsable y mejorar la visibilidad en todo su sistema.

Puede crear reglas de enrutamiento, guardar respuestas para el soporte, poner la generación de leads en el piloto automático creando un chatbot y aportar más contexto a sus conversaciones.

Entonces, ¡invierta en cualquiera de estas herramientas y dé a su negocio el comienzo correcto!