Las 10 mejores soluciones de firma electrónica para documentos personales y comerciales

El mundo se vuelve digital y sin papel, desde documentos oficiales, exámenes y pagos hasta firmas.

La digitalización ha revolucionado la vida y el lugar de trabajo al brindarle la opción de elegir una firma electrónica.

Firmar documentos con un bolígrafo se está volviendo obsoleto. La pandemia Covid-19 ha agregado combustible al incendio incentivando el trabajo remoto donde las firmas electrónicas parecían ser la única opción.

Es por eso que no es práctico usar firmas tradicionales para fines personales y comerciales, especialmente cuando se trabaja con personas de larga distancia.

Sin mencionar que las firmas físicas requieren reuniones cara a cara, escaneo, impresión, correo o fax el documento al personal apropiado. Todo el proceso es tedioso, lleva mucho tiempo e intensivo en mano de obra.

¡Ahí es donde el software de firma electrónica es útil! Automatizará el proceso y le ahorrará la molestia.

Entonces, si desea mejorar su productividad y flujos de trabajo mientras evita la molestia de las antiguas prácticas de firma, tiene una oportunidad.

Prepárese para obtener más información sobre las firmas electrónicas, así como algunos de los mejores programas para ellas.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica (esigna) es una forma codificada de firma que indica un acuerdo para un contrato o documento electrónico. El software que permite a las personas firmar documentos en línea se puede llamar software de esignatura.

Puede cargar un documento a través de su computadora, tableta o teléfono inteligente y luego enviarlo a varias personas que usan el software. De esta manera, pueden firmarlo en línea sin pasar por el proceso tradicional.

Con el software Esignature, puede recopilar y almacenar fácilmente firmas agregando formularios de entrada a sus documentos.

Y no se preocupe por su seguridad, porque estos tipos de software le permiten verificar la firma y proteger todos los datos ingresados con un fuerte cifrado. Los buenos proveedores de software también pueden ofrecer características de seguridad adicionales como registros de auditoría, autenticación y más.

Por ejemplo, puede firmar su firma cuando reciba un paquete a través de un servicio de mensajería utilizando su teléfono celular o tableta. Definitivamente es una firma electrónica.

¡Voila! Tu lo sabias.

Algunos usos:

• Contratos de venta
• Acuerdos de proveedores o proveedores
• Formularios de clientes frescos
• Aprobaciones del cliente
• Cambiar ordenes
• Adaptaciones de empleados
• Documentos legales como ropa de cama de propiedad intelectual
• Prueba de edad y consentimiento de los padres
• Acuerdos y canales de no divulgación

¿Son legales las firmas electrónicas?

Otra pregunta importante que casi todos tienen sobre firmas electrónicas es, ¿son legales?

Sí. En todo sentido.

Las firmas electrónicas son legalmente exigibles.

En 2000, Estados Unidos promulgó la Ley ESign, legalizando las firmas electrónicas para cualquier uso virtual. Del mismo modo, otras regiones de todo el mundo, como los Eldas de Europa, también han seguido su ejemplo.

Ahora, las empresas y los comerciantes únicos no tienen que limitarse a ejecutar contratos en papel.

¿Cómo puede esto ayudar a su negocio?

Las firmas electrónicas están creciendo en popularidad a la velocidad del incendio forestal. Según CSTATistics, el número de transacciones de firma electrónica ha aumentado de 200 millones en 2014 a aproximadamente 754 millones en 2017. 9073 USD millones para 2023.

Flujo de trabajo rápido para ahorrar tiempo ⏱️

Con la esigna, el tiempo dedicado se reduce a medida que los documentos se pueden asignar instantáneamente en línea. No tiene que esperar a que llegue una parte interesada y luego firmarlo, lo que complica el flujo de trabajo retrasando las tareas durante un período prolongado de tiempo.

Esta tecnología es especialmente útil para la atención médica y otras empresas importantes donde se requiere la aprobación inmediata.

Mayor conveniencia 💯

Viajar a países distantes solo para obtener la aprobación ahora parece una práctica antigua. Cuando tiene el poder de Internet y el software de firma electrónica, puede obtener aprobaciones al instante, aumentando la conveniencia para ambas partes.

Respetuosa con el medio ambiente 🌲

Toneladas de papel se usan para producir papel cada año, lo que degrada el medio ambiente. Vaya sin papel para guardar árboles y el entorno para que la próxima generación vea un ecosistema más verde que nosotros.

Guardar recursos ✂️

Las firmas electrónicas ahorran no solo tiempo sino también dinero. No desperdicie sus recursos en los gastos de viaje o la compra de tinta y papel. Además, también puede liberar parte de la fuerza laboral de escaneo, impresión y entrega de documentos para otras tareas importantes.

Ahora está familiarizado con cosas simples que pueden ayudarlo significativamente si elige la firma electrónica sobre la firma física.

Si está seguro de esto, eche un vistazo a uno de los mejores software de firma electrónica en el mercado para obtener sus beneficios.

Firmando para siempre.

Automatice las firmas y las aprobaciones del cliente y el cliente con el signo para siempre. La firma con esta herramienta es segura y fácil en cualquier dispositivo y ayuda a las empresas de todos los tamaños y escalas.

Tiene un editor incorporado que le proporciona herramientas útiles para modificar, firmar y enviar todos los documentos en muy poco tiempo. Oversign también tiene una API REST basada en JSON completa y potente para automatizar las funciones.

Sus características son similares a lo que ha visto en herramientas anteriores, como plantillas, senderos de auditoría, firma personal, integración, cumplimiento, etc. D. Para fines de seguridad, ofrece SSL de 256 bits y también lo manejan cuidadosamente con infraestructura controlada.

También puede programar cualquier documento para expirar automáticamente, eliminarlo de forma permanente o exportarlo a otra ubicación privada. Puede agregar hasta 25 miembros a un equipo o administrar múltiples compañías.

Úselo de forma gratuita para 5 documentos cada mes y 3 documentos API. O use sus planes pagados, a partir de $ 9. 99 por mes, para documentos ilimitados y características avanzadas.

firmar ahora.

Use Signnow para crear firmas electrónicas para una variedad de casos de uso y acelerar su flujo de trabajo. Envíe documentos para firmar múltiples destinatarios, o firme sus propios archivos en unos pocos clics. Su API poderosa y simple lo ayudará a incrustar fácilmente las firmas electrónicas en su sitio web o aplicación en minutos.

Incluso si no tiene una conexión a Internet, puede firmar sus documentos en cualquier lugar. Le permite solicitar información o documentos adicionales, establecer notificaciones de finalización, invitar a múltiples destinatarios a granel y establecer pedidos de firma específicas para sus plantillas.

Puede crear un enlace único para firmar documentos, solicitar secciones de pago adicionales en formularios completos y personalizar los mensajes de invitación de firma. Agregue una copia (CC) para algunos destinatarios que necesiten ser notificados junto con la fecha de vencimiento. SignNow también le notifica si un destinatario se niega a firmar su documento.

Es PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Tipo II y 21 CFR Parte 11 que cumple con las capacidades avanzadas de protección de amenazas. SignNow tiene una gran API RESTful que puede integrarse rápidamente con otras herramientas.

Pandadoc

Selle sus transacciones con firmas electrónicas de unión legalmente y convenientes utilizando Pandadoc.

Más de 20, 000 empresas ya están utilizando esta solución para ahorrar tiempo y recursos. Use Pandadoc para enviar propuestas, cotizaciones, contratos, cobros de pago que requieren aprobación.

Puede beneficiarse de esta solución utilizándola en cualquier lugar y en cualquier dispositivo; Te gusta organizar tu trabajo rápidamente. Pandadoc nunca se compromete a la seguridad y ha creado su tecnología de firma electrónica para cumplir con UETA y Esign. También proporcionan un certificado electrónico con cada documento firmado.

Evite las conjeturas; En su lugar, use su análisis de documentos más notificaciones para obtener una perspectiva instantánea cuando su cliente potencial abre documentos que ha enviado o ve y los comenta sobre ellos. Ofrecen más de 200 plantillas profesionales diseñadas para causar una impresión duradera en su negocio.

Pandadoc también se integra con una miríada de integraciones para acelerar su flujo de trabajo. Incluye Hubspot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack, etc.

Signo nitro

Ofrezca a sus clientes potenciales una experiencia de firma electrónica verdaderamente conveniente utilizando el signo Nitro.

Elimina los niveles de uso, la redundancia y no hay tarifas de firma. Ya sea que trabaje con contratos, hojas de cálculo, formularios, planos y otros documentos, Nitro le brinda las herramientas que necesita para simplificar las firmas electrónicas.

Es compatible con múltiples navegadores web y dispositivos móviles. Nitro Sign es seguro y cumple con las leyes de firma electrónica de EE. UU. Simplifica la colaboración compartiendo, viendo y comentando documentos en línea en la nube.

Puede invitar fácilmente a otros a comentar sobre documentos y rastrear flujos de trabajo viendo análisis y notificaciones en tiempo real. Para proteger sus documentos y datos, Nitro Sign utiliza autenticación de dos factores, senderos de auditoría y certificaciones sofisticadas de cumplimiento para HIPAA, SOC Tipo II, Escudo de privacidad y más.

Desarrolle sus proyectos y aumente la comodidad para sus clientes creando, combinando, convirtiendo y organizando PDF en su dispositivo. Por lo tanto, ayuda a eliminar los errores humanos asociados con el proceso.

Llenar

Esta es probablemente la mejor y más completa solución de firma electrónica en este momento. También es probablemente la forma más fácil de llenar PDF y también enviar firmas que serán válidas en la corte. Una de las mejores cosas de relleno es que se puede usar en casi cualquier computadora, iOS o incluso dispositivos Android. Esto realmente ayuda con la funcionalidad y accesibilidad multiplataforma.

Los usuarios de relleno también pueden estar seguros de que están en manos seguras. El relleno puede cumplir con los estándares de seguridad globales, así como los estándares de privacidad. También siguen las mejores prácticas cuando se trata de seguridad. Es por eso que el relleno se usa ampliamente en industrias como la atención médica, la aplicación de la ley, los bienes raíces y los servicios financieros.

Los usuarios estarán encantados de saber que sus datos se almacenan de forma extremadamente segura con cifrado de grado militar y cumplen con HIPAA. Fill también proporciona a sus usuarios análisis inteligente. Esto puede ser muy útil para muchas empresas diferentes.

Docusign

Acelere su trabajo de contratos, cartas de oferta y apertura de cuenta a facturas usando Dokusign. Envíe de forma segura acuerdos y firme en línea, sin importar qué dispositivo esté utilizando usted o la otra parte.

Elimine las transacciones manuales repetitivas y ahorre dinero que se desperdicia; En su lugar, utilice sus ofertas sin problemas y características impresionantes. Proporciona aplicaciones para tres plataformas: Android, Windows e iOS, para que pueda trabajar desde cualquier lugar.

Consulte el estado de su acuerdo, qué tan lejos está en el proceso y establece recordatorios para ser notificados automáticamente en cada paso. Puede incluir campos estándar en su acuerdo, como fecha y firma, o crear campos personalizables y guardarlos.

DocUsign permite a los usuarios firmar documentos en 43 idiomas y enviar documentos en 13 idiomas. Estandarice todo el proceso y ahorre tiempo guardando documentos que use con frecuencia y reutilizando el enrutamiento de los receptores, los campos personalizados, etc. utilizados en esos documentos.

Conecte e integre las firmas electrónicas con las herramientas y el software que utiliza, ya que DocUsign admite más de 350 integraciones y las API líderes, incluidas Salesforce, Google Products, SAP y más. La robusta infraestructura de Docusign les permite ofrecer una disponibilidad del 99. 99%, lo cual es esencial para su negocio.

No se preocupe por la seguridad, ya que Docusign cumple con los estrictos estándares de seguridad utilizados en todo el mundo, incluidos la UE y los EE. UU., Y utiliza tecnologías avanzadas robustas para cifrar datos. Cumple con los cuerpos reguladores como Ueta, la Ley de Usign y los Eldas de la UE. También almacenan y generan pistas de auditoría precisas para sus documentos.

Su costo comienza en $ 10 por mes.

Mark

Adobe Sign es otra buena opción para usted. Esta herramienta simple facilita el envío de documentos como correos electrónicos. Todo lo que tiene que hacer es cargar el archivo, ingresar la dirección de correo electrónico del firmante y hacer clic en Enviar.

Por el lado del firmante, pueden hacer clic en el enlace que envió y firmar allí usando un navegador en cualquier dispositivo, ya sea un teléfono inteligente o computadora. Adobe no requiere un registro o descarga obligatoria para su conveniencia.

Puede ver el estado de la firma, enviar recordatorios, ver auditorías detalladas o cancelar solicitudes de sus transacciones. Adobe Sign puede funcionar fácilmente con una variedad de herramientas, por lo que puede enviar documentos de herramientas como Microsoft 365, Dropbox, Box y más.

Para fines de seguridad, cumple con estándares como PCI DSS, SOC 2 Tipo 2 e ISO 27001. También admite varios formatos de archivo que incluyen Adobe PDF y otros archivos PDF, MS Word, Excel y PowerPoint, texto, WordPerfect, gráficos como PNG como PNG. GIF, JPG, JPEG, TIF y BMP; junto con HTML y HTM.

Indicador

Tiene la capacidad de reutilizar documentos firmados como plantillas, así como muchas características, como marca personalizable, archivos adjuntos de firmantes, etiquetas blancas, gestión sofisticada de equipos, firmas electrónicas incorporadas e integración de Salesforce. HelloSign es una queja de HIPAA, por lo que no tienes nada de qué preocuparte.

Su precio comienza en $ 15 por mes por una tarifa anual. También puede probar HelloSign de forma gratuita sin ingresar la información de su tarjeta de crédito.

doxketch

DockkSketch es una herramienta de firma gratuita que crea firmas electrónicas de manera intuitiva. Es por eso que esta herramienta es útil para cualquier persona con alguna habilidad. Archiva y protege sus documentos firmados para que nadie pueda manipularlos de ninguna manera.

DocSketch cumple con las leyes de firma electrónica estadounidense y global. Personalice su proceso de firma para solicitarles uno a la vez;¡La decisión es tuya! Si configura algún tipo de pedido, la persona en cuestión será notificada automáticamente cuando sea su turno. Esto también lo ayudará a ver cuántas personas quedan para firmar su documento.

Puede convertir un documento en una plantilla reutilizable para que pueda acceder a él en cualquier momento y en cualquier lugar. Con cada archivo firmado, también obtiene un informe detallado con información legal. Tiene una detección automática de líneas en blanco en sus archivos, lo que ayuda en el diseño de campo adecuado. En consecuencia, personalizar sus documentos para completarlos se vuelve más fácil y rápido.

Usando la función «Enviar como documento comercial», puede obtener la aprobación de ciertos tipos de documentos, como ofertas, estimaciones y propuestas. Si el destinatario está listo para aprobar, puede hacer clic en «aprobar» y luego se les pedirá con los próximos pasos.

Consejos de bonificación para elegir un buen software de firma electrónica

Puede encontrar que estos programas ofrecen un conjunto similar de características, pero son únicos en la forma en que proporcionan soluciones. Por lo tanto, puede ser confuso elegir uno. Por lo tanto, comprenda algunas cosas y luego tome su decisión.

Volumen del documento: determine con qué frecuencia envía documentos que requieren firmas electrónicas. Si es muy poco frecuente por año, no tiene sentido comprar un software que ofrezca un rendimiento muy alto. En su lugar, elija un rango basado en sus requisitos de volumen.

Cumplimiento: no confíes ciegamente en la decisión. Comprobar el nivel de seguridad y el cumplimiento de las normas que siguen. Debe autenticarse, proporcionar registros de auditoría y otras funciones importantes para demostrar su autenticidad.

Integraciones y API: comprueba la facilidad con la que el software se integra con herramientas de terceros que ya utilizas. Además, averigüe si proporcionan una API abierta personalizable para incorporar funciones de firma electrónica directamente en su aplicación o sitio web.

Multiplataforma: asegúrese de que el software que elija sea fácilmente compatible con diferentes plataformas. No debería encontrar dificultades si envía un contrato desde su teléfono inteligente Android y el destinatario usa macOS.

Tipos de documentos: el software de firma electrónica debe admitir múltiples tipos y formatos de documentos para que no tenga problemas a la mitad.

Conclusión

Las firmas electrónicas se han vuelto esenciales tanto para las empresas modernas como para las personas. Ha sido ampliamente adoptado por las empresas y tiene beneficios de cumplimiento que son muy necesarios cuando se trata de clientes de diferentes países.

• Entonces, si aún no ha utilizado esta tecnología, no es demasiado tarde. Obtenga el software de firma electrónica ahora y acelere su flujo de trabajo más rápido que nunca
• Luego genera tu firma electrónica.
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