Las 10 mejores herramientas en línea para la documentación del software

¿Se trata regularmente de múltiples preguntas o problemas con su software en línea?

Si la respuesta es sí, puede estar tratando con usuarios que aún no han entendido su producto y exploran completamente su potencial.

Las preguntas constantes sobre su software pueden ocupar una gran parte del ancho de banda de su equipo de soporte, lo que lleva al agotamiento del operador frecuente. Para ayudar a su equipo de soporte a evitar este escenario, puede intentar crear documentación de software en línea.

¿Qué es la documentación en línea?

La documentación en línea actúa como una guía que ayuda a los usuarios a comprender de qué se trata el producto y explica sus características paso a paso. Incluso ayuda a los usuarios a comprender las posibles formas en que el producto puede ayudarlos al máximo.

Puede agregar imágenes, videos, GIF de productos y más para mostrar cómo puede habilitar y utilizar varias características del producto. La documentación en línea para soluciones de software puede variar según la complejidad del producto en cuestión. Para algunos, la documentación puede parecer una sección de preguntas frecuentes, mientras que para otros puede parecer una descripción detallada del producto.

¿Cómo funciona la documentación en línea?

Hay varias formas en que funciona una herramienta de documentación en línea. Aquí hay una lista breve para ayudarlo a evaluar cómo puede ayudarlo una vez implementado.

• Funciona como un sistema de repositorio central: puede proteger toda la información relacionada con el producto y crear acceso central para que los clientes y los equipos de soporte recurran cuando tengan dudas sobre una función o cómo funciona.
• Ahorra tiempo y energía. Cuando crea un repositorio central de información del producto, ayuda tanto a los clientes como a los representantes de apoyo a ahorrar tiempo y energía para encontrar la solución correcta. Incluso puede evitar el agotamiento frecuente y ayudar a los equipos de apoyo a centrarse en los problemas apremiantes de soporte.
• Promueve la participación y la retención del cliente: las herramientas de documentación de software también ayudan a mantener a los clientes comprometidos con la marca a lo largo de su viaje. Los clientes pueden evitar buscar respuestas sobre un producto o sus características en línea. Volverán al recurso que ha desarrollado y se mantendrá conectado con la marca. Es una excelente manera de mantenerlos conectados a la marca y retenerlos al mismo tiempo.
• Ofrece conocimiento integral del producto: desde la personalización hasta todas las características que puede encontrar en la documentación en línea. Incluso puede averiguar cuándo salió una nueva versión y cómo difiere de la versión anterior. Esto ayuda a los clientes potenciales en su proceso de toma de decisiones, ya que también incluyen casos de uso y estudios de casos de diferentes industrias.
• Mejora el servicio al cliente. Uno de los mayores beneficios de tener documentación en línea para su negocio es el mejor servicio al cliente. Puede ayudar a su equipo a ahorrar tiempo y dirigir a los clientes a una solución que responda a sus preguntas sin esperar en la fila o esperar para recibir un correo electrónico.

¿Cómo elige la solución de documentación en línea correcta?

Simplemente comprender la documentación en línea y cómo funciona para una organización no lo ayudará a elegir la mejor herramienta. Pero la siguiente lista de criterios puede. Aquí hay una breve lista de lo que debe buscar un negocio al elegir una herramienta de documentación en línea.

№1. Un editor intuitivo

Un editor simple pero rico en funciones es imprescindible cuando se busca herramientas de documentación de software. Date cuenta de que no uno, pero muchas personas pueden terminar editando un solo artículo en la misma opinión. Por lo tanto, es importante que todos puedan ver quién está haciendo qué cambios en el artículo.

№ 2. búsqueda inteligente

La opción de búsqueda es una característica destacada para cualquier plataforma de documentación. Nada es más desastroso que un visitante que deja su documentación en línea y se siente frustrado después de unos minutos porque no pueden encontrar la información o el producto correcto, incluso si la tiene en stock. Una función de búsqueda inteligente ahorrará tiempo a los usuarios y les ayudará a encontrar respuestas rápidamente. La búsqueda debe ser compatible con etiquetas, palabras clave relacionadas, etc.

№3. Análisis en profundidad

Es importante que cualquier negocio determine cómo su documentación en línea está yendo entre los clientes / clientes potenciales. Por eso es importante ver si su software de base de conocimiento le ayuda a rastrear las siguientes métricas:

• Visitas de página
• Los artículos más visitados
• Búsquedas sin éxito
• Respuestas a cada artículo
• Porcentaje de rebote
• Tiempo promedio dedicado a artículos
• Clientes nuevos y regulares

La lista podría seguir y seguir. Pero si una solución de software ofrece estas métricas, no dude en incluir esa opción en la lista final.

Los activos agregados a la base de conocimiento, como información del producto, videos e imágenes, son de suma importancia para cualquier organización. Por lo tanto, proteger estos activos debería ser una prioridad al buscar el mejor software de documentación en línea para su negocio. Aquí hay una lista de preguntas que puede hacerle a su proveedor de servicios antes de finalizar su producto:

• ¿Cuál es su estrategia contra el acceso no autorizado?
• ¿Utiliza cualquier firewalls o autenticación de dos factores para proteger los datos?
• ¿Mantiene la confidencialidad de los datos?

Preguntas como estas lo ayudarán a comprender cómo el proveedor de servicios está asegurando datos para sus usuarios.

¿La plataforma admite el control de las versiones?

Como negocio de productos, debe asegurarse de que la evolución de su producto sea capturada y documentada. Los usuarios pueden usar su producto en diferentes etapas de desarrollo. Es posible que necesiten volver a visitar la documentación antigua para comprender mejor la función del producto. Esto es útil no solo para los usuarios finales sino también para el equipo de desarrollo de productos.

Por lo tanto, la plataforma debe admitir el control de versiones con sello de tiempo.

№ 6. Gestión del flujo de trabajo

Su base de conocimiento debe ofrecerle control de acceso completo para una gestión exitosa del flujo de trabajo. Por ejemplo, si usted es un administrador, debería permitirle asignar roles a las personas que accederán al software para escribir y editar. Aquellos que escriban artículos deben recibir acceso limitado, mientras que aquellos que editan artículos tendrán otros controles.

Como sabemos, la personalización sirve a la satisfacción del usuario y la confianza en su marca. Esto también se aplica a su sitio de documentación. Si un usuario aterriza en su sitio de documentación, debe sentirlo como parte de su marca. La plataforma debe brindarle la capacidad de personalizar su sitio de documentación en línea no solo con un ícono de logotipo e insignia, sino también con su propio dominio, URL personalizado y diseño de sitio de documentación.

Estas son algunas de las herramientas de documentación en línea más efectivas.

Si bien los consejos sobre cómo elegir el software de documentación en línea son útiles, sería excelente si tuviera algunas opciones para comenzar su búsqueda de la mejor herramienta de la industria. Esta sección analiza las mejores soluciones que lo ayudarán a crear la documentación completa del software en línea sin problemas.

Documento360®.

Document360 le ofrece una solución de documentación en línea completa que incluye, entre otras cosas, búsqueda fácil, administrador de categorías, gestión de etiquetas, plantillas de artículos y más. Su interfaz de usuario de arrastrar y soltar le ayuda a enumerar todas las categorías y sus subcategorías en el orden que desee.

Eso no es todo. Viene con búsqueda basada en inteligencia artificial, alojamiento privado, capacidades de control de versiones, copia de seguridad y restauración, etc. D. El editor rico es algo que debe ver. Puede elegir entre Markdown Editor y Wysiwyg Editor.

Le permite personalizar completamente los sitios de documentación, y las descripciones de los artículos le permiten agregar la esencia del artículo, lo que ayuda en la optimización rápida de la búsqueda y el motor de búsqueda. Admite la colaboración de siguiente nivel con un equipo de editores, colaboradores y editores. También puede configurar notificaciones para eliminar o actualizar artículos obsoletos.

Se integra con una amplia gama de tecnologías de mesa de ayuda, chatbots y CRO como Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack y muchos más. Además, puede integrarse con cualquier otra plataforma utilizando fragmentos de código JavaScript.

El plan comienza en $ 99 por mes.

Clickhelp

ClickHelp, una herramienta de creación de ayuda, lo ayuda a crear documentación de software sin problemas. Esta solución basada en la nube es conocida por ayudar a los usuarios a facilitar que el equipo de documentación trabaje juntos. Esto significa que les ayuda a rastrear los cambios y hacer más mejoras después de confirmar quién está escribiendo y editando los documentos.

Incluso le ayuda a mejorar el contenido al ofrecer detalles sobre cómo se realizan los artículos a través de informes. Aquellos que tienen dudas sobre la migración de datos de plataformas como MS Word, HTML, CHM y otros pueden dejar atrás sus preocupaciones. ClickHelp se especializa en la migración de datos de estas y otras plataformas. Además, su simple interfaz de usuario facilita la personalización.

El plan comienza en $ 55 por mes.

Confluencia

Confluence, al igual que otras soluciones de documentación en línea, ayuda a los usuarios a crear documentos de política que se pueden organizar en categorías. Este árbol de página hace posible la búsqueda avanzada, ayudando a los clientes a encontrar los artículos que necesitan más rápido.

Además, puede colaborar internamente con otros equipos para optimizar la corrección y la calidad del contenido. Para facilitar la colaboración interna y proteger los activos de contenido y los permisos de los usuarios. Esto lo ayudará a compartir el acceso a la cuenta con equipos involucrados en el proceso de escritura y edición.

El plan pagado comienza en $ 55 por mes.

Nuclino

Nuclino es otra herramienta de documentación de software que su organización puede usar al buscar la mejor solución en el mercado. Este proveedor de servicios afirma ayudar a sus usuarios a dar vida al contenido con recursos creativos como imágenes, videos y más. Incluso admite características como Auto-Save, que lo ayuda a guardar el progreso de su contenido mientras crea documentación de software.

Además, también puede encontrar opciones como la búsqueda instantánea que ayude a los clientes a encontrar artículos relevantes de manera eficiente. También encontrará sus más de 40 integraciones bastante útiles, ya que simplificarán su trabajo y planificarán artículos futuros sobre actualizaciones de productos y actualizaciones de funciones sin problemas.

El plan comienza en $ 5 por usuario por mes.

Dar un documento

Docuware es popular por sus características sobresalientes, como el reconocimiento de caracteres ópticos (OCR), que ayuda a los usuarios el texto de imagen en datos. Esto ayuda a sus usuarios a agregar datos relevantes más rápido y ponerlos a disposición de sus clientes.

También puede rastrear versiones de documentos existentes. Esto le ayuda a realizar un seguimiento del contenido real publicado en la versión original y los cambios realizados con cada nueva actualización del producto.

Leer los documentos

Leer The Docs es una solución de documentación técnica que le permite crear y publicar artículos de soporte de software de forma gratuita. Así es; El proveedor de servicios afirma ofrecer sus servicios de documentación de forma gratuita. Puede administrar de manera eficiente múltiples versiones de sus documentos.

Tampoco tiene que preocuparse por las tarifas de los usuarios. Puede tener tantos usuarios para administrar su documentación de software. La única captura que tiene el producto es la publicidad. Para operar de forma gratuita, utilizan la publicidad como fuente de soporte para sus operaciones. Los usuarios que optan por la versión gratuita pueden encontrar varios anuncios, ya que sus cuentas no están libres de anuncios. Pero aquellos que prefieren trabajar sin anuncios tienen que pagar $ 5 por proyecto.

Github

Github es ampliamente conocido por su capacidad para ayudar a los desarrolladores a registrar sus días de programación en sus perfiles. Si se muestra un perfil en un color en su mayoría verde, significa que el desarrollador está escribiendo código con frecuencia y actualizando su progreso también. Pero no muchas personas saben que esta misma plataforma también ofrece software de documentación.

Aparentemente, ofrecen páginas GitHub e incluso una plataforma Wiki para crear su repositorio central. Pero si lo integra con plataformas como Jekyll, sus páginas de GitHub lo ayudarán a crear documentación completa del producto sin ningún problema. Pero tenga en cuenta que será principalmente público, no privado. Además, necesitará buenas habilidades de desarrollo para mantener actualizada la documentación.

El plan pagado comienza en $ 19 por mes.

Qué arreglar

WhatFix le ayuda a crear una descripción digital completa de su producto. Con esta solución, puede hacer recomendaciones sobre cómo funciona su producto de la manera más interactiva posible. Puede crear documentación completa, preguntas frecuentes y más con el software instalado.

También ofrece una plataforma de análisis detallada. Esto lo ayudará a evaluar cómo cada lector interactúa con cada artículo en el repositorio, brindándole más oportunidades para mejorarlos para obtener mejores resultados o incluso conversiones.

Papel dropbox

Si pensó que Dropbox se limitaba al almacenamiento, le recomendamos que piense nuevamente. Su herramienta de documentación, Dropbox Paper, es bastante popular como una herramienta de edición colaborativa. Promete combinar tanto la creación como la coordinación. Es ideal para crear repositorios para fines internos y externos.

Lo interesante es su capacidad para colocar imágenes, archivos de audio, videos y otros tipos de creativos en los artículos. Lo único que impide que muchas personas elijan esta herramienta son las opciones de carpetas limitadas. Además, será gratuito para aquellos que ya tienen una cuenta de Dropbox. Pero si desea una suscripción separada, se recomienda contactar a su equipo.

Ayudantes

Helpdocs también es una de nuestras mejores opciones. Esto se debe a que, al igual que los demás en esta lista, los ayudantes también le ofrecen la capacidad de crear documentación, publicarla en sus servicios e incluso rastrear el rendimiento de todos los artículos que cree.

Este software también ofrece una función de arrastrar y soltar que le ayuda a clasificar los artículos en función de su importancia o consistencia en el producto. Incluso lo ayudará a etiquetar múltiples artículos por separado en el editor para escritores o equipos de desarrollo. Estos marcadores les ayudarán a identificar artículos que deben actualizarse para mejorar la productividad y el servicio al cliente.

El plan para esta herramienta comienza en $ 46 por mes.

¿Está listo para elegir la mejor herramienta de documentación en línea?

¿Le preocupa que los clientes no entiendan su producto?¿Qué tal crear documentación de software para ayudarlos a comprender su propósito, funcionalidad y características?

Al crear documentación de software completa, puede estar seguro de que los clientes encontrarán todas las respuestas relacionadas con su producto en un solo lugar. También pueden evitar ir a grupos de apoyo y ahorrar tiempo y energía. Crear documentación desde cero puede ser una tarea tediosa y requerirá más recursos de su parte. En este caso, sería genial usar el software de documentación en línea para crear documentos de ayuda para los clientes.

Para ayudarlo a comenzar, hemos enumerado las mejores opciones para que comience en el camino a elegir la mejor herramienta de documentación en línea para su negocio.¡Esperamos que esto ayude!

También puede ver cómo crear una hermosa documentación de API.