La firma digital es fácil: descubra el poder de Pandadoc – descubra el poder de Pandadoc

¿Por qué desperdiciar el tiempo y la impresión de dinero, escanear y enviar fax cuando simplemente puede usar una firma digital?

Con la naturaleza del trabajo se vuelve más remota que nunca, las firmas digitales se han convertido en un facilitador clave para las empresas que hacen negocios en el extranjero. Al ser seguras y vinculantes, las firmas digitales permiten a las empresas firmar nuevos contratos de manera rápida y virtualmente.

Antes del advenimiento de las firmas electrónicas, las empresas de todo el mundo gastaron una gran cantidad de tiempo y dinero en papeleo. Pero ese no es el único problema con los documentos físicos: tampoco son seguros. Se pueden perder fácilmente, dañarse, manipularse o falsificar.

Además, las necesidades de nuestros negocios en la era digital cambian constantemente. Reemplazar el papeleo con soluciones digitales eficientes y optimizadas parece ser el único camino a seguir.

¿Qué son las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas son la alternativa digital a las firmas escritas a mano. Si bien ahorrar tiempo puede ser uno de los mayores beneficios de las firmas electrónicas en el mundo de ritmo rápido de hoy, no es el único.

Son convenientes, seguros y legalmente exigibles. De hecho, proporcionan una mayor seguridad que las firmas tradicionales, minimizando así el riesgo y la protección de los intereses individuales y comerciales.

Cómo funcionan las firmas digitales

Cuando firma un documento con un proveedor de soluciones de firma digital, utilizan un algoritmo matemático de acuerdo con el protocolo PKI (infraestructura de clave pública) para crear dos claves: una clave privada y una clave pública.

Cuando firma un documento escribiendo o dibujando, se crea una firma digital utilizando su clave privada.¿Cómo se crea la clave privada?

Un algoritmo matemático funciona, toma sus datos y crea algo llamado hash. Cifra esos datos y el resultado es su clave privada, que es esencialmente su firma electrónica.

Cuando su destinatario recibe el documento, tiene una copia de su clave pública. Pero, ¿cómo verifican que la firma es tuya o válida? La clave pública les ayuda a hacer coincidir los valores de hash y descifrar esos datos para verificar la autenticidad de la firma electrónica. Si los valores no coinciden, significa que la firma electrónica no es válida.

Las firmas digitales también están respaldadas por certificados electrónicos que contienen datos personales como nombre, dirección de correo electrónico y ubicación para validar y confirmar que la firma electrónica realmente te pertenece.

Cómo las firmas digitales cumplen con la ley

Los proveedores de soluciones de firma electrónica utilizan el protocolo PKI y el cifrado de datos para garantizar la privacidad. Para cumplir con la ley, garantizan el cumplimiento de las leyes de firma electrónica descritas en la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional.

Además, cumplen con varios estándares de la industria, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), el Estándar Internacional para la Seguridad de la Información (ISO 27001) y el Control de Sistemas y Organizaciones (SOC) bajo AICPE.

Estas reglas y regulaciones permiten que las firmas digitales sean legalmente vinculantes. Tenga en cuenta, sin embargo, que los requisitos reglamentarios varían de un país a otro.

Casos de uso de firmas electrónicas

Las firmas digitales utilizan varias capas de tecnología de cifrado para garantizar una pérdida mínima de datos y eliminar la posibilidad de documentos perdidos, manipulados o falsificados. Con estos beneficios en mente, aquí hay algunos casos de uso para equipos donde las firmas digitales ayudan a mejorar la productividad:

TeamsUsesHRComisionamiento, revisiones de desempeño, acuerdos de confidencialidad, etc. Ventas & amp; Marketing Formularios fiscales, contratos de venta, acuerdos de contratista/representante, etc. Legal Acuerdos de confidencialidad, contratos, cumplimiento, exenciones, etc. Contabilidad Formularios fiscales, acuerdos de compra, acuerdos de contratista/representante, etc. Facturas, informes de gastos, aprobaciones de gestión de políticas, etc. . Financierocontratos, propuestas, pedidos, cotizaciones, ofertas especiales, formularios de liberación de relaciones públicas y endosos, etc. Contratos financieros, propuestas, pedidos, cotizaciones, acuerdos especiales, formularios de liberación de relaciones públicas y endosos, etc. Transferencias de activos, aprobaciones, solicitudes de cambio de sistema, etc..

Si bien las firmas digitales son apropiadas para todas las industrias y empresas de todos los tamaños y tipos, echemos un breve vistazo a los usos específicos de la industria de las firmas electrónicas:

• Seguro
• Bienes raíces
• Fabricación
• Cuidado de la salud
• Educación más alta
• Sin ánimo de lucro
• Minorista
• TI/Tecnología
• Publicidad
• Departamentos del Gobierno

Todas estas industrias anteriores pueden beneficiarse de las firmas digitales para ayudarlas con la personalización, la gestión de empleados y políticas, distribución de la cadena de suministro, facturas, cotizaciones, propuestas, acuerdos de no divulgación y contratos.

Firmas digitales con Pandadoc

¿Cómo elige entre los muchos proveedores de firma digital en el mercado? Especialmente cuando, si no elige a un proveedor que cumplan legalmente, podría exponerse a sí mismo y a su negocio a problemas legales.

Considere a Pandadoc, uno de los principales proveedores de firmas digitales confiadas por más de 50, 000 usuarios. Su cumplimiento AICPE SoC, GDPR y PKI asegura que sus firmas sean seguras y legalmente exigibles.

También puede ayudarlo con todos los procesos de gestión de documentos, desde firmas digitales hasta gestión del ciclo de vida del contrato (CLM), gracias a sus características avanzadas, a diferencia de otras herramientas básicas.

Con su versátil software de automatización de documentos, puede reducir el tiempo y los costos mientras construye relaciones significativas con sus clientes.

Pandadoc: funciones principales

Además de su interfaz intuitiva, una excelente atención al cliente y una amplia gama de integraciones, Pandadoc es bien conocido por las siguientes razones:

Ofrece firmas gratuitas ilimitadas

¡Pandadoc le permite firmar electrónicamente sus documentos sobre la marcha! Puede cerrar ofertas importantes con unos pocos clics mientras mantiene sus datos seguros. También tienen una aplicación móvil que le permite mantenerse al tanto del proceso de gestión del ciclo de vida del contrato.

Sin embargo, Pandadoc afirma ser la única plataforma de esigna que le permite cargar y firmar documentos ilimitados en un plan gratuito.

Prioriza la privacidad y garantiza el cumplimiento regulatorio

Pandadoc es Ueta, Esign y HIPAA compatible con. Esto significa que los documentos firmados por Pandadoc no solo cumplen con los requisitos legales aplicables en su país. Pero también protegen su derecho individual a la privacidad.

Además, Pandadoc está certificado AICPA SOC 2 Tipo II. Lo que significa que cumple con los criterios de servicio establecidos por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA). Por qué importa.

Habilite el orden de firma: si sus contratos o propuestas requieren múltiples firmas, esto es extremadamente útil. Puede seleccionar destinatarios, asignar roles (remitente, cliente, firmante), colocarlos en el pedido correcto y automatizar todo el correo. Pandadoc enviará una notificación por correo electrónico cuando sea el turno de alguien para firmar. Y no tendrá que ignorar el proceso manualmente.

Envíe una solicitud de firma: ¿desea que alguien de su empresa o cliente firme? Pandadoc le permite enviar solicitudes y automatizar esto en unos pocos clics.

Documentos de seguimiento: ¿Quieres saber si alguien ha firmado un documento o no? Recibirá notificaciones cuando lo hagan. Además, una pista de auditoría lo ayudará a rastrear quién ha visto o firmado un documento que ha enviado.

№ 2. Contenido automatizado

Agregue marcadores de posición de contenido inteligente. Con contenido inteligente, puede minimizar los errores y ahorrar tiempo al crear documentos. Establezca elementos de relleno para recordarle a usted o a su equipo qué incluir. Y seleccione elementos preseleccionados para que sus compañeros de equipo puedan agregarlos a documentos/propuestas específicos.

Personalice su contenido: lleve su flujo de trabajo al siguiente nivel eligiendo contenido condicional. Aquí es donde crea plantillas con reglas para ayudar a sus remitentes a crear contenido personalizado para las necesidades de su cliente.

Establezca reglas para mejorar la recopilación de datos: también puede personalizar los campos condicionales para ayudar a los destinatarios a navegar a través del documento y encontrar fácilmente lo que están buscando. Esto mejora enormemente la recopilación de datos o la personalización del cliente.

№3. Citas avanzadas

Cotizaciones personalizadas para sus clientes: deje que su equipo cree citas personalizadas para los clientes sin perder información importante con el constructor de cotizaciones.

Establezca precios específicos: puede elegir entre estrategias de precios fijas, recurrentes o basadas en volumen, y lo ayudaremos a recibir pagos a través de la red ACH.

Incrustar los catálogos de productos: cree un catálogo de productos e insértelo en sus citas siempre que lo necesite.

Productos agrupados en paquetes. También puede crear paquetes de productos para optimizar las ventas y facilitar la compartir.

En la sección Documentos, vea qué actualizaciones están pendientes y qué contratos están a punto de vencer, o simplemente cree un nuevo documento.

• Luego está la galería de plantillas, que presenta más de 750 plantillas en una variedad de categorías, desde formularios hasta facturas y propuestas. No importa a qué industria pertenezca su negocio, la galería de plantillas de PandaDoc seguramente tendrá plantillas específicas para que las desarrolle.
• También encontrarás formas, y puedes elegir el tipo que más te convenga: ¡casual, moderno o simple! Crear un formulario es tan fácil como crear un documento con el editor de arrastrar y soltar de PandaDoc, que le permite actuar de forma rápida y creativa.
• Debajo de los formularios también encontrará una biblioteca de contenido, un catálogo e informes, además de una bandeja de entrada, una tienda de complementos y contactos. La biblioteca de contenido tiene bloques de contenido que puede usar para crear plantillas personalizadas y crear documentos rápidamente.

En cuanto al catálogo, aquí puedes crear un catálogo de productos en unos sencillos pasos. También puede utilizar las herramientas de informes avanzadas de PandaDoc, como el historial de versiones y el seguimiento de auditoría, para mantenerse al día con sus documentos.

• Envía ofertas impecables en minutos
• ¡La pantalla de inicio también lo mantiene actualizado sobre su actividad, así como la actividad que se lleva a cabo en su espacio de trabajo! Si desea enviar una propuesta/documento/contrato/factura rápidos, seleccione una plantilla, personalícela y agregue el destinatario y listo. Así de fácil es usar PandaDoc.
• Puede agregar otros bloques de contenido (como puede ver a la derecha) desde texto hasta tablas y multimedia. También puede especificar campos para que los llene su destinatario justo debajo. Si desea comprender cómo utilizarlo mejor para su beneficio, también puede solicitar una demostración al equipo de PandaDoc.

Conclusión

• Con su enfoque versátil, interfaz simple y soporte de chat, PandaDoc llega a algunas conclusiones brillantes. El editor de arrastrar y soltar es una ventaja creativa y, cuando se combina con órdenes de firma especializadas y herramientas de personalización, PandaDoc mejora los tiempos de cierre en un 28 %.
• Si todavía tienes dudas, te sugerimos que pruebes la función eSign gratuita para siempre, que es perfecta para nuevas empresas, pequeñas empresas y particulares. Si te gusta lo que usas, siempre puedes aprovechar la prueba de 14 días y cambiarte al plan que más te convenga.
• Además, también puede explorar algunas de las mejores soluciones de firma electrónica para documentos personales y comerciales.
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