El mejor software de gestión de proyectos para pequeñas y medianas empresas

Proyectos exitosos se trata de una gestión exitosa de proyectos.¡Usa estas herramientas en tu camino hacia el éxito!

La gestión de proyectos es la salsa secreta que completa con éxito los proyectos y permite que las empresas se vuelvan grandes. No, esto no es Clickbait: he visto a dos compañías de software (que trabajé allí) en bancarrota dentro de 1-2 años debido a la mala gestión de proyectos. Varios otros han visto sus lanzamientos de productos retrasados por meses. Si bien estoy de acuerdo en que, como la mayoría de las otras disciplinas, hay muchos aceite de serpiente y charlatanes en la gestión de proyectos, que no disminuye su importancia e impacto.

Y lo que se aplica a la gestión de proyectos también se aplica a las herramientas de gestión de proyectos: excelentes herramientas pueden ayudarlo a mejorar la eficiencia de la gestión, reducir los tiempos de entrega, reducir la confusión y la frustración, etc. Así que estas son algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos para empresas de todos los tamaños y necesidades.

Trabajo en equipo

Como su nombre indica, el trabajo en equipo permite a los equipos colaborar y trabajar de manera más eficiente, lo que permite a las partes interesadas mantener siempre una visión común del proyecto.

El trabajo en equipo tiene tableros Trello y seguimiento de tiempo incorporado, por lo que si está buscando una aplicación simple y útil con estas características, el trabajo en equipo es para usted. Es de uso gratuito si tiene hasta cinco usuarios, y los planes premium comienzan en $ 9 por usuario por mes.

Antes de terminar, quiero mencionar que el trabajo en equipo es un conjunto de productos, uno de los cuales es una aplicación de gestión de proyectos. También ofrecen un CRM, software de mesa de ayuda, un sistema de administración de documentos, una aplicación de chat (como Slack) y más.

Lunes

Si necesita una plataforma para administrar sus proyectos básicos y carteras complejas, el lunes puede ayudar. Aproveche un nuevo nivel de gestión de proyectos con características personalizables que le permitan ejecutar planes, estrategias y enviar su mejor trabajo.

El lunes lo ayuda a colaborar de manera efectiva con los miembros de su equipo y reunirlos en una plataforma común. De esta manera, puede involucrarlos más, acelerar el desarrollo del proyecto y eliminar las barreras de comunicación.

Conocerá el estado de su proyecto y accederá fácilmente a las aprobaciones de presupuesto, el estado de la tarea, las actualizaciones de progreso, el rendimiento del equipo y más en un tablero interactivo y fácil de entender. Con poderosos gráficos de Gantt, puede visualizar, planificar, rastrear y administrar todo para tomar decisiones informadas basadas en datos confiables. En cada etapa del ciclo de vida de su proyecto, puede modificar y controlar las dependencias, el plan de referencia e hitos del proyecto.

Puede rastrear la carga de trabajo de cada participante con datos actualizados y en vivo sobre su capacidad actual y decidir cómo asignar recursos de manera eficiente. De esta manera, puede ahorrarle tiempo e invertirlo en un trabajo más creativo, reduciendo la reelaboración. No se adhiere a un estilo; Obtiene diferentes plantillas para diferentes proyectos y las elige de acuerdo con sus preferencias.

Estas plantillas son exclusivamente para programas, cartera y gestión de proyectos. Organice la tarea de su equipo y priorice para obtener una visibilidad total. Puede agregar plazos, fusionar a todos y asignar plazos a los miembros de su equipo.

Hay cientos de formas de ver sus datos utilizando ágil, cascada e híbrido. Esta herramienta también le permite involucrar a sus partes interesadas con datos en tiempo real y actualizaciones operativas, y beneficiarse de la automatización para hacer que sus proyectos sean más eficientes y ahorrar tiempo.

También mantienen los más altos estándares de seguridad con características como propiedad completa de datos, registros de auditoría detallados y permisos de acceso para garantizar que las interacciones del usuario nunca se vean comprometidas. Puede integrarlo fácilmente con sus herramientas existentes como Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, etc.

El lunes ofrece cuatro planes de precios que puede elegir según las necesidades y el tamaño de su equipo. En caso de duda, comience una prueba gratuita.

Hoja inteligente

SmartSheet presenta herramientas de gestión de proyectos inteligentes que actualmente son utilizadas por casi el 90% de las empresas Fortune 100.

Esta plataforma de gestión inteligente es ideal para una colaboración saludable y proporciona flexibilidad con su red, gráfico Gantt, mapa y formato de vista calendario.

Además, puede aplicar fórmulas a celdas y columnas para simplificar los cálculos tanto en una sola hoja como entre hojas individuales. SmartSheet admite políticas de inicio de sesión estrictas para los usuarios y le permite usar credenciales individuales en todas partes.

Además, las modificaciones se configuran en todas partes automáticamente. Sus «formas» tienen una lógica condicional que proporciona retroalimentación al público objetivo.

Además, la automatización preconstruida reduce el trabajo repetitivo, y la «corrección» reúne todo en un tablero para dar aprobaciones y sugerencias.

Le permite publicar hojas de cálculo e informes a todos, incluso fuera de Smartsheet, para un mayor alcance.

Finalmente, SmartSheet viene con una prueba gratuita de 30 días para probar todo sin riesgos.

Campamento base

Base Camp ha estado en el juego de gestión de proyectos durante mucho tiempo. Fue lanzado en 2004 y se ha mantenido fiel a su filosofía de simplicidad y claridad desde entonces. Estas son las personas que construyeron el rubí hiperpopular en el marco web de Rails, por lo que diría que saben una o dos cosas sobre el desarrollo de cosas simples y útiles.🙂 🙂

Como era de esperar, Basecamp tiene equipos, proyectos, tareas, etc., pero hay algunas otras características interesantes que me gustaría destacar:

• Chat en tiempo real: si está utilizando Basecamp, no hay necesidad de cambiar entre él y la herramienta de chat para administrar la comunicación en tiempo real. Los chats grupales también admiten todas las características que esperamos en estos días de las aplicaciones de chat: @mentions, accesorios multimedia, emoticones y más.
• Acceso al cliente: Basecamp le permite conectarse y trabajar con los clientes directamente a sus proyectos (controlando completamente lo que pueden o no pueden ver). Puede reenviar correos electrónicos de clientes existentes a Basecamp, y los resultados pueden revisarse, discutir y aprobar directamente de Basecamp.
• Listas de tareas pendientes: no importa cuán sofisticadas sean las herramientas de gestión de proyectos, siempre hay un lugar para las listas de tareas pendientes. Hay muchos, muchos casos en los que las tareas son muy bien entendidas por todos los involucrados y todo lo que necesitamos es una forma «rápida y sucia» de almacenarlas en algún lugar. En Basecamp, las listas de tareas pendientes son bastante poderosas porque los recordatorios y las notificaciones se realizan automáticamente, por lo que no tiene que impulsar las actualizaciones de estado a nadie.😉
• Tableros de anuncios: al hacer una lluvia de ideas o hacer anuncios, se pueden crear discusiones extremadamente útiles y perderse. Los tableros de anuncios de Basecamp le permiten convertir tales publicaciones en un tablón de anuncios donde su equipo puede discutir, responder y adjuntar archivos.
• Documentos y archivos: el juego de administración de documentos y archivos de Basecamp es robusto. Todos los proyectos cargados y guardados y los archivos modificados tienen versiones. Google Docs se puede publicar directamente en Basecamp y editado.

En mi opinión, Basecamp es un producto admirable que tiene sentido para equipos de cualquier tamaño cuyas necesidades son generales y simples. Sí, Basecamp no es una herramienta poderosa para tareas altamente especializadas (por ejemplo, desarrollo de software ágil), y la compañía no oculta eso.

Probablemente la mejor parte es el precio: por un plano de $ 99/mes (¡sí, independientemente del tamaño del equipo!) BaseCamp se hace una tarea fácil en su campo.

Jira

A diferencia de nuestra herramienta anterior Basecamp, JIRA es un paquete de gestión de proyectos diseñado para administrar proyectos de software ágiles. Como resultado, su mercado objetivo, precio, complejidad, características, etc. varían. De hecho, no es raro que los equipos de desarrollo comiencen con Basecamp y «Transición» a Jira.

Jira es desarrollada por Atlassian, la compañía detrás de Bitbucket, que ha favorecido durante mucho tiempo los proyectos de código cerrado sobre Github porque ofrecía repositorios privados ilimitados.

Si sus equipos de desarrollo de software han crecido hasta el punto en que las herramientas de gestión de proyectos que una vez parecían fáciles ahora parecen inadecuadas, es hora de cambiar a JIRA. Jira tiene de todo, desde planificación de proyectos hasta informes, seguimiento de errores y análisis de pérdidas. Aquí hay algunas características interesantes que distinguen a Jira:

• Un conjunto rico de API está disponible para aquellos que desean crear interfaces alternativas para sus flujos de trabajo.
• Scrum y tableros Kanban.
• Se admiten varias metodologías de desarrollo. Para aquellos que todavía no están satisfechos, hay una opción para crear la suya.
• Se integra con más de 3000 aplicaciones.
• La automatización inteligente, como asignar automáticamente tareas a los humanos, vincular las tareas con el código, etc., reduce el estrés mental y le permite crear flujos de trabajo complejos rápidamente
• Informes poderosos y extensos.

Jira es costosa, al menos en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos populares pero livianas. Su costo por usuario por mes ($ 7 para la versión estándar, $ 14 para la versión premium) puede costar miles de dólares por mes para equipos grandes. Pero el costo se compensa con el hecho de que sin Jira, los equipos de ese tamaño simplemente se ahogarían 🙂 🙂.

Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno centrada en la velocidad y la intuición. Digo velocidad porque Asana es un gran ejemplo de una aplicación de una sola página bien diseñada. Todo sucede instantáneamente cuando haces clic, lo que es útil cuando estás haciendo algo con prisa (bajo presión).

Estas son algunas de las características notables de Asana:

• Carga de trabajo. Las cargas de trabajo son un resumen visual de cuánto trabajo tienen los miembros de su equipo. De esta manera, puede determinar de un vistazo si sus equipos de marketing, diseño e ingeniería pueden trabajar juntos en ese cambio clave del producto que se debe el próximo mes.
• Mínimo visual: los plazos del proyecto en Asana están visualmente compuestos y muy eficientes. Facilitan planificar el proyecto y ver visualmente su estado.
• Calendario: el calendario de Asana está vinculado a todas sus tareas y planificación y puede mostrarle cómo se organiza el horario del equipo. Este es el lugar para ir si desea asegurarse de que su horario no esté sincronizado o roto.
• Validación de la imagen: es solo un término elegante, pero la función básica es excelente: permite a los revisores agregar comentarios a diferentes partes de la imagen. Esto es invaluable para los equipos de proyectos, ya que la recolección de revisiones sin referencias visuales específicas generalmente se convierte en una pesadilla.

La versión básica de Asana es gratuita y tiene un límite de 15 miembros del equipo. Si necesita agregar más miembros o desea acceso a funciones avanzadas como una consola de administración, validación de imágenes, etc., los precios comienzan en $ 10 por usuario por mes.

Hay mucho más espacio para cubrir. La conclusión es que Asana ha ganado rápidamente popularidad y es una gran opción de gestión de proyectos para organizaciones de todos los tamaños.

Trello

Trello es un enfoque completamente nuevo y minimalista para la gestión de proyectos. No tiene ninguna de las características abrumadoras que requieren un aprendizaje profundo y compromiso. De hecho, el número total de características centrales se puede contar en los dedos de una mano. Antes de rodar los ojos y cepíllelo, dale una oportunidad.

Trello ha tomado el concepto de la Junta Kanban de la metodología de software ágil y lo ha convertido en el mercado masivo. La idea es simple: las tareas se crean en tarjetas que se apilan en uno de los muchos tableros que crea.

Estas juntas pueden representar cualquier cosa: funciones/divisiones en su empresa, el estado de una tarea o tal vez incluso los meses del año calendario. Los miembros del equipo pueden comentar las tarjetas, participar en discusiones, adjuntar imágenes, etc. Una vez que se completa una tarea en una tarjeta, se mueve al siguiente. Cómo funciona:

El plan gratuito de Trello es bastante bueno, con un límite solo en la cantidad de tableros y tamaño de archivo adjunto, ¡no la cantidad de usuarios! Eso es suficiente para la mayoría de las personas, aunque los planes premium comienzan en $ 10 por usuario por mes. Si tiene un equipo pequeño (¡o incluso una persona!) Cuyos proyectos no necesitan ser cuidadosamente planificados, ¡Trello es una opción divertida y efectiva!

Podio

El siguiente en nuestra lista es Podio para grandes equipos y empresas que necesitan personalización y capacidades de CRM.

Entonces, ¿por qué usar Podio? Estas son algunas de las razones:

• Personalización: a diferencia de muchos de sus competidores, Podio tiene amplias opciones de personalización. Esto le permite no solo cambiar la forma en que funcionan sus módulos, sino también deshacerse de las piezas que no necesita.
• CRM incorporado: Podio CRM viene completo con la gestión de la información del cliente, el seguimiento del viaje del cliente, el seguimiento de clientes potenciales y otras características clave de CRM.
• Gestión de empleados: Podio tiene soporte de gestión de empleados de primer nivel, lo que le permite administrar gastos, vacaciones, flujos de actividades y más de un lugar.
• Gestión de proyectos: colaboración de clientes, vinculación de correos electrónicos a tareas, permisos granulares, programación de proyectos Scrum y ejecución de sprint; Todo está incluido.
• Gestión de eventos, gestión de correo electrónico, gestión empresarial… La lista continúa 🙂 🙂.

Si bien Podio tiene un plan gratuito, solo ofrece gestión básica de tareas. Francamente, no hay muchas razones para usar el plan básico que no sea tener una idea de la plataforma. Los niveles pagados desbloquean características atractivas, y varían de $ 9 a $ 24 por usuario por mes.

Mesa aérea

En términos de innovación pura, AirTable es el desarrollo reciente más emocionante en las herramientas de gestión de proyectos. Puede pensar en AirTable como hojas de cálculo en esteroides, e incluso la compañía lo describe de esa manera, pero en mi opinión, esa opinión hace un mal servicio a las capacidades de la herramienta.

Ahora, uno de los componentes de AirTable es de hecho hojas de cálculo, ¡pero está tan cargada de características que podría comenzar a odiar su programa de hoja de cálculo favorito! Quiero decir, solo míralo:

Es tan conciso como una hoja de cálculo, pero tiene separación visual de tareas, etiquetas codificadas por colores que puede distinguir instantáneamente, la capacidad de asignar tareas a las personas, notificaciones, etc., y así sucesivamente.

Otra característica increíble son los bloques, que son pequeños módulos completos y especializados que puede incorporar en sus flujos de trabajo para aumentar la productividad. Suena abstracto, lo sé, así que aquí hay algunos ejemplos concretos: mapas y geocodificación, gráficos Gantt, gráficos de barra/línea/punto, constructor de páginas visuales, explorador de modelos 3D, rastreador de tiempo, cuadro de organización – ¡Bueno, estoy sin aliento! La cuestión es que estos bloques solo funcionan y se pueden agregar a cualquiera de sus tareas y flujos de trabajo.

Combine eso con las características habituales como administración de documentos, tableros de Kanban, calendarios, y tendrá algo increíble en sus manos.

La mejor parte es el precio: el plan gratuito permite equipos de tamaño ilimitado, con la única restricción: una sola base (hoja) no puede contener más de 1, 200 artículos.¡Me suena bastante irresistible!

Proyecto de Microsoft

Cuando Microsoft hace algo, puede que no sea lo más bonito, pero hace bien su trabajo y la gente no puede separarlo de sus vidas. Windows, Office, Outlook, SharePoint e Exchange son ejemplos. Lo mismo ocurre con Microsoft ProjectProduct, diseñado específicamente (en realidad, muy específicamente) para los gerentes de proyectos profesionales que trabajan con equipos muy grandes.

Microsoft Project, ya sea que se trate de Project, recursos o gestión de cartera, proporciona una herramienta integral para capturar con precisión la complejidad. Al momento de escribir este artículo, Microsoft ha agregado recientemente soporte para flujos de trabajo de proyectos ágiles, que atraerán a aquellas empresas que tienen múltiples equipos o departamentos que trabajan de manera ágil.

Hay dos razones importantes para elegirlo:

Planificación, PMP, Enterprise – ¡Suena como su atasco, luego pruebe el Proyecto Microsoft!

Equipo de equipo

Como su nombre indica, TeamGantt es a Gantt Charts lo que Trello es para los tableros de Kanban. La compañía se centra en los gráficos de Gantt como la herramienta principal (y única) para planificar y administrar los flujos de trabajo del proyecto. Si bien esto limita severamente la funcionalidad, también hace que TeamGantt sea increíblemente limpio, fácil de aprender y eficiente.

Pero no se deje engañar pensando que todo lo que puede hacer con TeamGantt es construir gráficos Gantt y comuníquese con su designado. Hay muchas características destinadas a facilitar la colaboración, como:

• Conversaciones
• Gestión de documentos
• Seguimiento de tiempo
• Dependencias (proyectos coincidentes que dependen de otros proyectos)

El plan gratuito solo permite a tres miembros y un proyecto, por lo que puede probar la aplicación para un gusto. Los planes pagados cuestan $ 10 y $ 15 por usuario por mes. Si encuentra que los gráficos de Gantt funcionan mejor para usted y desea construir sus flujos de trabajo a su alrededor, TeamGantt es una buena y hermosa opción.

Proyectos de Zoho

Zoho Projects es una de las muchas ofertas de Zoho, una compañía con la que es posible que ya esté familiarizado. Piense en los proyectos de Zoho como una combinación perfecta de todas las características que hemos encontrado en esta lista.

Gráficos de Gantt, puntos de control, seguimiento de errores, horarios, gestión de documentos, finanzas, integración con aplicaciones populares, foros y más, como dije, es un poco de todo y todas las características funcionan muy bien. El plan básico es gratuito para 10 usuarios, y después de eso, la aplicación costará entre $ 20 y $ 35 por mes (nota: esta es una tarifa mensual fija, no por usuario).

Zoho Projects es una buena opción por sí sola, pero tiene aún más sentido si ya está utilizando la suite de aplicaciones comerciales de Zoho.

No se puede negar que las herramientas de gestión de proyectos son críticas para el éxito de un equipo. Con tantas opciones, puede ser abrumador decidir qué es bueno para usted. Es por eso que esta lista contiene las mejores herramientas que creo que son las mejores y varían ampliamente. Realmente espero que esto te ayude a concentrarte en la elección correcta 🙂 🙂.