Comprensión de UCAA en un mundo conectado [+6 Soluciones para las PYME]

La utilización de una plataforma UCAAS efectiva no solo beneficiará a su negocio ahora, sino que también lo ayudará a obtener una ventaja tecnológica en los próximos años.

En estos días, soluciones como UCAA tienen una gran demanda debido a la flexibilidad, la conveniencia, la escalabilidad, la optimización de costos y otros beneficios que ofrecen a las empresas modernas que enfrentan una dura competencia.

Se ha demostrado que son esenciales en momentos críticos, como la reciente pandemia cuando los empleados tenían que trabajar de forma remota.

Tener herramientas y recursos avanzados para una fuerza laboral remota garantiza una mayor productividad, optimización del trabajo y éxito.

En este artículo, discutiré las UCAA y las mejores plataformas UCAA que puede elegir para optimizar la comunicación en su negocio.

¿Qué es UCAAS?

Unified Communications como servicio (UCAA) es un mecanismo de entrega basado en la nube utilizado para la comunicación empresarial. Hace que los servicios de comunicación unificados estén disponibles y accesibles desde la nube hasta las empresas, desde empresas hasta SMB.

UCAAS es uno de los términos en cualquier cosa como servicio (XAAS) como SaaS, PAAS, IaaS, etc. También es parte de los esfuerzos de transformación digital que impulsan la adopción de servicios en la nube en diversas industrias de todo el mundo. Admite seis funciones de comunicación básicas:

• Telefonía empresarial
• Mensajes unificados
• Movilidad
• Mensajes instantáneos y presencia para equipos e individuos
• Soluciones de reunión como videos, audio y conferencias web
• Procesos de comunicación como colaboración, plataformas de comunicación, centros de contacto, etc.

Dado que está basado en la nube, las empresas de todas las formas y tamaños pueden adoptarlo fácilmente. Les ofrece beneficios, como escalabilidad fácil, personalización simple, ahorro de costos y más.

¿Cómo funciona UCAAS?

La infraestructura en la nube UCAAS es suministrada, propiedad, administrada y mantenida por el proveedor de servicios. Por lo tanto, los clientes no necesitan configurar o configurar ninguna infraestructura por su cuenta para comenzar. Algunas de sus características son:

• Multi-tenencia, incluidos los inquilinos divididos que comparten una infraestructura de comunicaciones unificadas comunes, como centros de datos, cómputo, bastidores, hardware compartido, servidores de red y cuchillas.
• Un portal web de autoservicio para aprovisionar, administrar y monitorear la utilización y el rendimiento
• Los servicios tienen licencia sobre una base recurrente, mensual o de suscripción.

UCAAS optimiza los servicios y soluciones de comunicación en la empresa. Proporciona chat, SMS, videoconferencia, centro de contacto y muchas otras capacidades. Todo sucede en línea; Por lo tanto, no necesitará equipos VOLP adicionales para proporcionar servicios a sus clientes. Los proveedores de servicios de UCAAS manejarán toda la configuración de back-end, la telefonía, las características y la seguridad.

Para ayudarlo a comprender cómo funciona UCAAS, debe discutir VOLP o Voice sobre el protocolo de Internet, lo que proporciona la funcionalidad de voz de UCAAS. VoIP convierte el audio en paquetes de datos y los transmite al proveedor de servicios telefónicos basado en la nube. Además, las notificaciones de correo de voz y los números de teléfono funcionan utilizando el Protocolo de Iniciación de Sesión Universal (SIP).

UCAAS utiliza VOLP en todo su potencial sin problemas. Esto permite a su equipo hacer llamadas fácilmente y todos trabajan de forma remota en aplicaciones instaladas en sus dispositivos móviles y computadoras.

Además, los centros de datos de UCAAS pueden resistir el clima severo, las oleadas de energía y los cortes de energía, asegurando la continuidad del negocio y la escalabilidad, que son difíciles y costosos para las empresas que administran si construyen su propia plataforma UCAAS.

Además, los servicios de comunicaciones unificadas funcionan virtualmente con aplicaciones de colaboración, mensajería y video. Todo está diseñado para reducir la complejidad y proporcionar comunicaciones unificadas sin interrupciones en su organización, ya sea local o remotamente.

Componentes de UCAAS en detalle

UCAAS contiene varias herramientas de comunicación, conferencias de audio y telefonía para compartir archivos, intercambio de correo electrónico y videoconferencia.

Por lo tanto, una buena plataforma UCAAS debería ofrecer todas estas características junto con una interfaz intuitiva para una fácil navegación y una mayor productividad. También debe ofrecer un centro de contacto integrado, comunicaciones incorporadas, chat, video y voz.

Componentes de UCAA clave:

Sistema telefónico o telefónico

Las plataformas UCAAS vienen con un sistema telefónico de calidad con características importantes como reenvío de llamadas, enrutamiento, grabación, bloqueo de identificación, asistente automático, correo de voz, gestión de llamadas, etc. Utiliza PBX en la nube y VOLP para permitir que las empresas hagan/reciban llamadas en Internet. Las soluciones avanzadas también pueden movilizar la inteligencia artificial para mejorar la eficiencia y analizar los datos.

Videoconferencia

La videoconferencia se ha vuelto más necesaria para que las empresas modernas prosperen, especialmente después de la pandemia Covid-19. Los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, y si desea discutir algo importante o celebrar una reunión, este método de comunicación es excelente sin importar de dónde se unan los participantes.

UCAAS Solutions puede ofrecer llamadas de teléfono y videocletos de múltiples inquilinos y personalizados para admitir reuniones de oficina, seminarios web, presentaciones, chats y más. Esto mejora la colaboración, independientemente del factor de distancia.

Correo electrónico y mensajes instantáneos

Con mensajes instantáneos, los miembros del equipo pueden comunicarse fácilmente en línea en tiempo real. Esto es útil para informes rápidos, recordatorios y mensajes regulares. También es ideal para la atención al cliente, ya que es conveniente, eficiente y discreto.

Del mismo modo, el correo electrónico es útil para los negocios y sigue siendo efectivo. Es la forma más profesional y efectiva de comunicarse. Puede usar el correo electrónico junto con otros canales de comunicación para optimizar su flujo de trabajo y proporcionar a los empleados y clientes su forma preferida de comunicarse.

Herramientas de colaboración

Las plataformas UCAAS incluyen varias herramientas de colaboración que mejoran el trabajo en equipo y la comunicación. Ofrece características como programación rápida, intercambio de pantalla, intercambio de archivos, grabación, capacitación y gestión de proyectos, clientes y empleados.

Basado en la nube y basado en el cliente

UCAAS está basado en la nube, lo que significa que cada plataforma y servicio UCAAS está alojado en la nube o en Internet por el proveedor de servicios en sus centros de datos. Esto le permite acceder a estos servicios desde cualquier lugar, usar cualquier dispositivo y trabajar de forma remota.

Beneficios de UCAA para empresas y trabajadores remotos

Como se discutió anteriormente, UCAAS tiene muchos beneficios tanto para las empresas como para los usuarios, incluidos los trabajadores remotos. Estos son algunos de los beneficios:

Escalabilidad

UCAAS le permite escalar fácilmente su software y recursos comerciales en función de sus requisitos. También puede agregar/eliminar a los usuarios al instante sin ninguna planificación previa. Esto es difícil para las soluciones locales si desea escalar. Tendrá que invertir tanto en su pila de tecnología y reinventarla para respaldar tal escalabilidad. Pero con UCAAS, es posible con el clic de un botón.

Flexibilidad y disponibilidad

Las soluciones de UCAAS son fácilmente accesibles para cualquier persona de cualquier parte del mundo. Esto proporciona la flexibilidad para trabajar desde casa o cualquier otra ubicación que deseen los empleados, lo que lo hace ideal para trabajadores remotos. Debido a que las aplicaciones y soluciones de UCAAS se implementan a través de Internet o la nube, puede acceder a todas las herramientas de comunicación en cualquier dispositivo, ya sea un teléfono inteligente, computadora portátil, escritorio o tableta.

Ahorro de costes

UCAAS se proporciona a los clientes como una solución basada en suscripción. Simplemente pague una cierta cantidad por un período fijo y obtenga acceso a todas las características y herramientas de comunicación en un lugar sin tener que instalar ningún hardware o software costoso o gastar en mantenimiento.

Todo lo que necesita es invertir en sus sistemas junto con el ancho de banda de calidad para acceder a UCAAS Solutions. Además, todos los servicios y características se definirán para el plan que elija y estará protegido de costos o fluctuaciones de comunicación impredecibles. Esto lo ayudará a administrar sus gastos comerciales y al mismo tiempo mejorar su ROI.

Con UCAAS, puede ahorrar dinero en las facturas de su teléfono con una tarifa mensual fija para llamadas ilimitadas y sin cargos por adelantado. No tiene que pagar las características avanzadas incorporadas de UCAA porque están incluidas en la suscripción que elija. Además, no tendrá que gastar en el personal de TI para monitorear y mantener el mantenimiento, ya que todo será manejado por el proveedor de servicios.

Preservación de tiempo

Cada segundo cuenta cuando estás en el negocio. Las oportunidades interesantes pueden llamar a tu puerta en cualquier momento. Por lo tanto, debe estar listo en todo momento.

Pero, ¿qué pasa si pasa tanto tiempo y recursos construyendo todo desde cero en la casa y luego mantenerlo, seguridad, cumplimiento, funcionalidad, etc.?

Esto puede afectar su funcionalidad y negocio principales, especialmente si tiene la falta de mano de obra o presupuesto.

En cambio, al elegir UCAA, eliminará los dolores de cabeza asociados con la gestión y el mantenimiento; Puede dejar todo al proveedor de servicios.

Colaboración y productividad

Las poderosas herramientas de comunicación proporcionadas en la nube ayudan a todos sus empleados, especialmente a los remotos, a colaborar de manera efectiva. Promueve una cultura laboral saludable donde todos están conectados, compartiendo opiniones y estar en la misma página, ya sea que los empleados trabajen en el mismo departamento o diferentes.

Del mismo modo, UCAAS ayuda a aumentar la productividad de los empleados al proporcionar acceso a la información a su alcance a través de una solución basada en la nube y una comunicación y colaboración efectiva entre los empleados y sus clientes.

Según Cisco75% de los usuarios han visto un aumento en la productividad con UCAA cuando trabajan en múltiples sitios en una empresa.

Además de todo lo anterior, la utilización de plataformas UCAAS ofrece otros beneficios que incluyen:

• Redundancia de solución de voz incorporada para una mayor confiabilidad
• Informes fáciles de gestión y uso
• Optimizar la interacción de los empleados y el usuario con las herramientas existentes
• Punto de contacto único para la resolución de problemas a través del proveedor de UCAAS
• Seguridad y cumplimiento de requisitos reglamentarios como HIPAA, PCI-DSS, SOC, etc.

Algunos términos y condiciones importantes de UCAAs

trabajo remoto

El trabajo remoto es un término utilizado en el panorama comercial actual que significa que los empleados pueden trabajar en tareas asignadas, sin importar cuán simple o complejo, fuera de un lugar de trabajo tradicional, como una oficina. Las personas pueden conectarse a través de medios de telecomunicaciones, como llamadas telefónicas, videoconferencias, etc., y colaborar desde cualquier parte del mundo, siempre que tengan una conexión estable a Internet.

Oficina Virtual

Una oficina virtual es una configuración que permite a una persona realizar sus tareas de forma remota. Él o ella tiene un dispositivo (teléfono inteligente, iOS, escritorio, etc.) que usan para acceder a todos los recursos, sitios web, archivos de oficina y otras herramientas. Puede parecerse a su escritorio de oficina, y puede diseñarlo para que se vea profesional y moderno. Puede usar una silla cómoda para sentarse, trabajar, descansar y repetir junto con su escritorio y otras cosas importantes que necesita mientras trabaja.

Espacio de trabajo colaborativo

Un espacio de trabajo de colaboración es un entorno de espacio de trabajo que se centra en la colaboración entre los empleados en una organización. Esto se hace para reducir la complejidad, cerrar las brechas de comunicación y crear un ambiente de trabajo saludable. En un espacio de trabajo de colaboración, los empleados sienten que pertenecen a la organización y se les alienta a hacer lo mejor que pueden, ya sea que trabajen en la oficina o de forma remota.

Entonces, si está buscando la mejor plataforma UCAAS, aquí hay algunas recomendaciones para usted.

Vonage

Obtenga comunicaciones unificadas con una sola aplicación: vonage para mensajes, voz, redes sociales, fax y video. Ofrece más de 50 características y otras integraciones, escalabilidad y presencia global, conectividad y rendimiento avanzados, 99. 999% de tiempo de actividad y calidad de servicio (QoS).

• Vonage Meetings, una herramienta de colaboración de video intuitiva para toda su organización
• Portal de administración para administrar sus sistemas telefónicos
• Aplicaciones móviles y de escritorio para mantener sus herramientas y equipos conectados
• Un buzón de negocios para registrar y resolver problemas más rápido con SMS, Facebook Messenger y MMS.
• Asistente virtual con inteligencia artificial para autoservicio de clientes habilitados para la voz.
• Centro de aplicaciones para integrar aplicaciones valiosas para mejorar la productividad y la experiencia del usuario.
• Bloqueo de identificación de llamadas
• Campo indicador ocupado para determinar qué teléfonos están en uso
• Llamar al anuncio para averiguar el motivo de la llamada y llamar a una llamada de conferencia

Vonage es fácil de configurar, rápido a escala y fácil de adaptar. También permite a los empleados interactuar con los clientes y entre ellos prácticamente en cualquier momento y en cualquier lugar

Zoom

Combine sus reuniones, chat y comunicaciones de voz con una sola solución: zoom que proporciona una comunicación flexible y simplifica la colaboración.

• Reuniones: audio y video de alta definición seguro, soluciones de colaboración incorporadas e integración de calendario.

• Chat: Conéctese instantáneamente con los clientes y simplifique el trabajo de otros empleados, programen y realice llamadas telefónicas y reuniones especiales, rastree las tareas y compartan archivos.
• Teléfono: use el teléfono Zoom, convierta las llamadas al video y use la red telefónica basada en la nube de Volp desde su computadora portátil, teléfono celular, escritorio y tableta.
• Sebinarios web de video: zoom seminarios web que pueden escalar a 50, 000 personas, incluidos más de 100 participantes de video con el video y el audio de la más alta calidad y la capacidad de personalizar la configuración, la transmisión en vivo y el registro.
• Salas de zoom: sala de conferencias para colaboración remota o desde la oficina.
• Seguridad: cifrado AES-GCM de 256 bits y otras características de seguridad incorporadas.
• Plataformas compatibles: macOS, Windows, Linux, Android e iOS.

Con Zoom, recibe llamadas claras, comunicaciones en la nube cifradas y seguras, mensajes rápidos y un conjunto simplificado de tecnologías.

Nextiva

Nextiva simplifica la comunicación al permitirle conectar sistemas telefónicos con aplicaciones comerciales, automatización e inteligencia artificial en una plataforma para ayudarlo a administrar su negocio de manera efectiva.

• Automatice actividades de comunicación repetitiva como respuestas automatizadas, enviando correos electrónicos, tomando encuestas, etc. y ahorre tiempo.
• Análisis para negocios y ideas de clientes en profundidad
• Herramientas incorporadas robustas para administrar equipos de servicio y equipos de ventas
• Cloud PBX con enrutamiento de llamadas
• Llamadas telefónicas HD
• Demostración de pantalla
• Integración CRM
• Las características avanzadas incluyen registro de llamadas, grabación, colas, transferencias, reenvío de llamadas, ID, música en espera, asistentes automáticos, etc.

Nextiva le permite interactuar con clientes y empleados en múltiples plataformas de comunicación como teléfono, correo electrónico, video, mensajes de texto y redes sociales.

Equipos de Microsoft

Use la popular plataforma de equipos de Microsoft para comunicarse con personas en el trabajo, el hogar y la escuela.

• Admite todos los dispositivos desde escritorios y computadoras portátiles hasta teléfonos inteligentes y tabletas.
• Cifrado de datos para archivos, llamadas, chats y reuniones
• Intercambio de archivos, encuestas y automatización de tareas