Has estado trabajando duro en una hoja de cálculo. No quieres que alguien lo arruine. Afortunadamente, Excel proporciona algunas herramientas bastante buenas para evitar que varias partes de un libro se editen.
La protección en Excel está basada en contraseña y se encuentra en tres niveles diferentes.
Libro: tiene varias opciones para proteger un libro. Puede cifrarlo con una contraseña para limitar quién puede abrirla. Puede hacer que el archivo sea de solo lectura por defecto para que las personas puedan editarlo. Y protege la estructura del libro para que cualquiera pueda abrirlo, pero necesita una contraseña para reordenar, cambiar el nombre, eliminar o crear nuevas hojas de trabajo. Hoja de trabajo: puede proteger los datos de las hojas de trabajo individuales para que se cambien. CELL: También puede proteger solo las células específicas en una hoja de trabajo de ser cambiado. Técnicamente, este método implica proteger una hoja de trabajo y luego liberar ciertas células de esa protección.
Incluso puede combinar estos diferentes niveles de protección para obtener diferentes efectos.
Proteger todo el libro de la edición
Cuando se trata de proteger un libro completo de Excel, tiene tres opciones: cifrar el libro con una contraseña, hacer que el libro sea lectura o proteger solo la estructura del libro.
Cifrar el libro con una contraseña
Para una mejor protección, puede cifrar el archivo con una contraseña. Cada vez que alguien intenta abrir un documento, Excel primero solicita una contraseña.
Para configurarlo, abra el archivo de Excel y vaya al menú Archivo. Por defecto, verá la categoría de «información». Haga clic en el botón «Proteger el libro» y luego seleccione «Cifrar con contraseña» en el menú desplegable.
En la ventana «Documento en cifrado» que abre, ingrese su contraseña y haga clic en «Aceptar».
Nota. Tenga en cuenta la advertencia en esta ventana. Excel no proporciona una forma de recuperar una contraseña olvidada, así que asegúrese de usar una que recuerde.
Ingrese su contraseña nuevamente para confirmar y haga clic en «Aceptar».
Volverás a tu hoja de Excel. Pero después de cerrarlo, la próxima vez que lo abra, Excel le pedirá que ingrese su contraseña.
Si alguna vez desea eliminar la protección de la contraseña de un archivo, abra (lo que, por supuesto, requiere que proporcione la contraseña actual) y luego siga los mismos pasos que utilizó para asignar una contraseña. Solo esta vez, deje el campo de contraseña en blanco y haga clic en Aceptar.
Haga que el libro esté disponible solo para leer
Hacer un libro abierto solo para la lectura es muy simple. No ofrece una protección real porque cualquiera que abra el archivo puede autorizar la edición, pero puede servir como un consejo para tener cuidado al editar un archivo.
Para configurarlo, abra un archivo de Excel y vaya al menú Archivo. Por defecto, verá la categoría de «información». Haga clic en «Proteger el libro» y seleccione «Cifrar con contraseña» en el menú desplegable.
Ahora, cuando alguien (incluido usted) abre el archivo, recibirá una advertencia de que el autor del archivo preferiría que lo abra como solo lectura a menos que necesiten hacer cambios.
Para eliminar la opción de solo lectura, regrese al menú Archivo, haga clic en el botón Proteger el libro nuevamente y apague la opción siempre de solo lectura.
Proteger la estructura del libro
La última forma de agregar protección a nivel de libro es proteger la estructura del libro. Este tipo de protección evita que las personas que no tienen una contraseña hagan cambios a nivel de libro, lo que significa que no podrán agregar, eliminar, cambiar el nombre o mover hojas.
Para configurarlo, abra el archivo de Excel y vaya al menú Archivo. Por defecto, verá la categoría de «información». Haga clic en el botón «Proteger el libro» y luego seleccione «Cifrar con contraseña» en el menú desplegable.
Ingrese su contraseña y luego haga clic en «Aceptar».
Confirme su contraseña y haga clic en «Aceptar».
Cualquiera puede abrir el documento (suponiendo que tampoco haya encriptado el libro con contraseña), pero no tendrán acceso a los comandos de estructura.
Si alguien conoce la contraseña, puede acceder a esos comandos yendo a la pestaña «Descripción general» y haciendo clic en «Proteger el libro».
Luego pueden ingresar la contraseña.
Y los comandos estructurales están disponibles.
Sin embargo, es importante darse cuenta de que esta acción elimina la protección de la estructura del libro del documento. Para restaurarlo, debe volver al menú Archivo y proteger el libro nuevamente.
Proteger una hoja de trabajo de la edición
También puede proteger las hojas de trabajo individuales de la edición. Cuando protege una hoja de trabajo, Excel impide que todas las celdas sean editadas. Proteger una hoja de trabajo significa que nadie puede editar, reformatear o eliminar el contenido.
Haga clic en la pestaña «Descripción general» en la cinta de Excel principal.
Haga clic en «Proteger la hoja de trabajo».
Ingrese la contraseña que desea usar para desbloquear la hoja de trabajo en el futuro.
Seleccione los permisos que desea otorgar a los usuarios para la hoja de trabajo después de que esté bloqueada. Por ejemplo, es posible que desee permitir que los usuarios apliquen formato pero no eliminen filas y columnas.
Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de seleccionar los permisos.
Vuelva a ingresar la contraseña que ingresó para confirmar que la recuerda y luego haga clic en «Aceptar».
Si necesita eliminar esta protección, vaya a la pestaña «Descripción general» y haga clic en «Desproteger hoja».
Ingrese su contraseña y luego haga clic en «Aceptar».
Su hoja ahora está desprotegida. Tenga en cuenta que la protección se elimina por completo y deberá proteger la hoja nuevamente si lo desea.
Proteger celdas específicas para que no sean editadas
A veces, es posible que deba proteger solo ciertas celdas de la edición en Microsoft Excel. Por ejemplo, es posible que tenga una fórmula o instrucciones importantes que desee conservar. Cualquiera que sea el motivo, puede bloquear fácilmente solo ciertas celdas en Microsoft Excel.
Comience seleccionando las celdas que no desea bloquear. Esto puede parecer contradictorio, pero esto es Office para usted.
Ahora haga clic derecho en las celdas seleccionadas y seleccione el comando «Formatear celdas».
En la ventana Formato de celdas, haga clic en la pestaña Proteger.
Desmarque la casilla de verificación «Bloqueado».
Luego haga clic en «Aceptar».
Ahora que ha seleccionado las celdas para las que desea permitir la edición, puede bloquear el resto de la hoja de cálculo siguiendo las instrucciones de la sección anterior.
Tenga en cuenta que primero puede bloquear la hoja de trabajo y luego seleccionar las celdas que desea desbloquear, pero Excel puede equivocarse un poco. Este método de seleccionar las celdas que desea dejar desbloqueadas y luego bloquear la hoja de trabajo funciona mejor.
