A pesar de la llegada de herramientas como Slack, el correo electrónico no se ha ido a ninguna parte y, a veces, puede parecer abrumador. Una forma de controlar su correo electrónico es configurar Outlook para clasificar automáticamente los correos electrónicos entrantes en carpetas específicas.
Para hacer esto, vamos a usar las reglas de Outlook. Estos funcionan automáticamente cuando envía o recibe correo electrónico y realiza las tareas que ha preseleccionado.
Hay dos formas de crear una regla para esto. La primera forma es más simple y funciona mejor con una sola dirección de correo electrónico que desea mover automáticamente. Esto es ideal para correos electrónicos que siempre provienen de la misma dirección, como sistemas de tickets o alertas.
El segundo método es un poco más complicado, pero sigue siendo bastante simple. Esto funciona mejor para un dominio completo, por ejemplo, todos los correos electrónicos de personas en el mismo negocio, o si desea configurar varias reglas una tras otra.
Creando reglas simples
Чтобы создать правило простым способом, откройте папку «Входящие» Outlook, щелкните правой кнопкой мыши электронное письмо, которое нужно отсортировать автоматически, и выберите «Правила»>»Crear regla».
Se abre la ventana Crear regla. Seleccione la casilla de verificación junto al nombre de la persona. Esto le dice a Outlook que aplique la regla a todos los correos electrónicos de esa dirección. A continuación, marque la casilla de verificación «Mover elemento a la carpeta:».
En la ventana que se abre, seleccione la carpeta a la que desea mover los correos electrónicos (o haga clic en «Crear» para crear una nueva carpeta) y luego haga clic en «Aceptar».
Su regla ahora está lista para funcionar, así que haga clic en «Aceptar».
Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Marque la casilla etiquetada como «Ejecutar esta regla ahora para los mensajes que ya están en la carpeta actual» y luego haga clic en «Aceptar».
A partir de ahora, todos los correos electrónicos de esta dirección se enviarán a la carpeta que elijas.
Creación de reglas más complejas
Чтобы установить правило с нуля, нажмите Главная> Правила>Administrar reglas y alertas.
Se abrirá la ventana «Reglas y alertas». Haz clic en «Nueva regla».
Se abrirá la ventana «Asistente de reglas». En «Comenzar con una regla en blanco», haga clic en «Aplicar la regla a los correos electrónicos que recibo» y luego haga clic en «Siguiente».
Aquí es donde selecciona las condiciones que debe cumplir el correo electrónico para que se aplique la regla. Vamos a establecer las condiciones que se aplicarán a todos los correos electrónicos provenientes del dominio @howtogeek. com.
Marque la casilla «Con palabras específicas en la dirección del remitente» y luego haga clic en «Palabras específicas» en el cuadro de texto en la parte inferior.
En la ventana que se abre, ingrese el dominio al que desea aplicar la regla. Si los correos electrónicos provienen de personas cuyas direcciones terminan en «@acmeanvils. com», ingréselo y haga clic en «Agregar».
Puede ingresar varios elementos aquí, por lo que si tiene varios clientes importantes, puede agregarlos todos aquí. Cuando hayas terminado, haz clic en «Aceptar».
El asistente de reglas muestra los dominios de correo electrónico que seleccionó. Puede hacer clic en los términos y condiciones para editarlos si cambian. Cuando todo esté configurado, haga clic en «Siguiente».
Vamos a seleccionar esta carpeta en la siguiente página del asistente para mover estos correos electrónicos. Marque la casilla «Mover a la carpeta especificada» y luego haga clic en «Especificado» en el cuadro de texto en la parte inferior.
En la ventana que se abre, seleccione la carpeta a la que desea mover los correos electrónicos (o haga clic en «Crear» para crear uno) y luego haga clic en «Aceptar».
El Asistente para reglas muestra la carpeta que seleccionó. Si es la carpeta incorrecta, haga clic en ella para cambiarla y luego haga clic en «Siguiente».
Ahora puede especificar cualquier excepción; haga clic en «Siguiente» si no desea agregar nada.
Ingrese un nombre para la regla, marque la casilla de verificación «Ejecutar esta regla ahora para los mensajes que ya están en la» Bandeja de entrada «» y luego haga clic en «Finalizar».
Su regla ahora se completa y se muestra en la ventana «Reglas y alertas». Haga clic en «Aplicar» para completar el proceso.
Su regla ya está en vigor. Cualquier correo electrónico que coincida con las condiciones que seleccionó se enviará a la carpeta seleccionada. Además, cualquier regla que cree en el cliente de Outlook se refleja en la aplicación web de Outlook.
