Cómo implementar la matriz de eisenhower para optimizar su carga de trabajo [más de 12 plantillas incluidas]

Todos los días tenemos una serie de tareas que cumplir, pero no todas son urgentes o importantes para el caso. Aprender a usar la matriz Eisenhower lo ayudará a priorizar sus tareas y ser más productivo.

El método o matriz de Eisenhower es un enfoque popular utilizado por millones de personas en todo el mundo para priorizar las tareas que tiene. Puede usarlo para clasificar sus tareas por importancia y urgencia. También lo ayudará a comprender las tareas que deben delegarse a otros o eliminarse.

En este artículo, analizaremos esta matriz, su importancia en la gestión de tareas y productividad, cómo implementarla y algunos recursos de plantilla.

¿Cuál es la matriz Eisenhower?

La matriz Eisenhower es un sistema de priorización y gestión del tiempo de la tarea. A diferencia de una lista regular de tareas pendientes, le permite clasificar y priorizar tareas importantes y urgentes. También se conoce como la matriz de decisión de Eisenhower, la matriz urgentemente importante y la caja Eisenhower.

Tradicionalmente, parece una caja cuadrada con cuatro cuadrantes. Cada cuadrante representa la urgencia o la importancia de una tarea en particular. Los cuadros en el eje X representan tareas urgentes y no urgentes, y los rectángulos en el eje Y muestran tareas importantes y sin importancia.

La importancia de la matriz de eisenhower para la priorización de la tarea

Tareas de priorización

Esta matriz le permite identificar las tareas más importantes y centrarse primero en ellas midiendo su urgencia e importancia. Delegar tareas menos importantes

Al identificar tareas que son urgentes pero no importantes, la matriz le permite delegarlas a los miembros del equipo. De esta manera, tienes tiempo para concentrarte en tareas más importantes.

Seguimiento de progreso

Esta matriz también es útil para rastrear el progreso de las tareas e identificar cuellos de botella. De esta manera, puede completar sus proyectos a tiempo.

Eliminar tareas innecesarias

Las tareas que no son urgentes o importantes se pueden eliminar por completo de su lista de tareas pendientes. De esta manera, su lista de tareas no se sobrecargará.

Ahorrar tiempo

Si tiene una larga lista de tareas que no están ordenadas por prioridad, pasa mucho tiempo decidiendo cuál debe hacer primero. La matriz Eisenhower resuelve este problema y le dice con qué tarea comenzar.

Cómo usar la matriz Eisenhower como herramienta de productividad

• Debe aprender a usar esta matriz correctamente para maximizar los beneficios. Dependiendo de su preferencia, puede crear una matriz para tareas diarias o consolidar su lista mensual de tareas pendientes. En ambos casos, la práctica regular aumentará su excelencia.
• Identificar la tarea más importante maximizará su productividad. Elija tareas que tendrán el máximo impacto en su vida o trabajo.
• Las tareas que se dividirían en la categoría de delegación deben asignarse a otra persona. Averigüe qué miembros del equipo son los más adecuados para estas tareas y delegan tareas para ellos.
• A menos que su matriz sea para tareas diarias, debe revisarla regularmente. Consulte su horario diario y actualice la matriz con su horario diario y sus nuevas tareas.
• Marque tareas completadas con casillas de verificación, ya que esto le dará una sensación de logro y éxito. También te hará más productivo.
• Después de crear esta matriz, debe completar sinceramente las tareas. Muchas personas terminan posponiendo tareas importantes pero no urgentes. Sin embargo, este es un gran no-no si quieres mantenerte productivo.
• El nivel de urgencia e importancia en una tarea cambia. Debe ser flexible para permanecer productivo sin importar qué tareas se le presente.

Guía paso a paso para implementar una matriz Eisenhower

Para crear una matriz Eisenhower a mano, debe dibujar cuatro rectángulos dentro de un rectángulo cuadrado. Esto le brinda cuatro cuadrantes que deberían nombrarse «para hacer», «programar», «delegar» y «eliminar». Para una mejor comprensión, recuerde que dos columnas deberían tener tareas urgentes y no urgentes.

Por otro lado, las filas deben tener tareas importantes y sin importancia. Ahora veamos cómo incluir tareas en diferentes cuadrantes de la matriz:

Cuadrante 1: hacer

El primer cuadrante contiene tareas importantes y urgentes. Las tareas con fechas límite inminentes generalmente caen en este cuadrante. Estas tareas deben presentarse hoy o mañana.

Cuadrante 2: Horario

En el segundo cuadrante, coloca tareas importantes pero no urgentes. Aquí es donde suele hacer tareas que lo ayudan a usted o a su empresa a largo plazo, incluso si no tienen un efecto inmediato. Al programar una tarea, asegúrese de no necesitar moverla a la categoría «hacer» asignando suficiente tiempo.

Cuadrante 3: Delegado

Siempre hay algunas cosas que son urgentes pero no importantes. En este caso, debe colocar estas tareas en el tercer cuadrante y delegarlas a otros. Si otros miembros del equipo están ocupados o no hay nadie que pueda hacer la tarea, puede posponerla para más adelante.

Estas tareas suelen tener un impacto negativo en su productividad. Por lo tanto, es mejor delegar estos y realizar un seguimiento de ellos a través de herramientas de administración de tareas o correo electrónico.

Cuadrante 4: Eliminar

El cuarto o último cuadrante de esta matriz contiene asesinos de productividad que no son ni urgentes ni importantes. Debe identificarlos y eliminarlos de su lista de tareas para ser más productivo.

Aquí hay algunas plataformas donde puede obtener plantillas de matrices de Eisenhower y personalizarlas para que se ajusten a sus tareas.

Hoja inteligente

Smartsheet ofrece una buena colección de plantillas de matrices de Eisenhower que puede descargar directamente. Las plantillas están disponibles en formatos de Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Google Sheets y Google Slides.

Miró

Miro también ofrece una plantilla de matriz de Eisenhower donde puede priorizar o delegar tareas como mejor le parezca. El color, el formato y el texto de la plantilla se pueden editar en la interfaz de Miro y compartir con otros.

lunes. com.

En monday. com, obtendrás nuestra plantilla basada en Eisenhower Matrix para la gestión de tareas y la productividad. Le permite definir una acción en función de la urgencia y la importancia. También puede asignar tareas a compañeros de equipo y actualizar el estado de las tareas.

Noción

Los usuarios de Notion también pueden usar la plantilla para la Matriz de Eisenhower. Le permite agregar etiquetas de urgencia e importancia y marcar como completada cuando la tarea está completa.

Creado

La plantilla Eisenhower Matrix de Creately es fácil de personalizar. Puede agregarle diferentes formas e imágenes. El tamaño de las cajas también se puede personalizar. También puede compartirlo con sus colegas.

ásana

Asana te permite crear tus propias plantillas clasificando las tareas. Puede agregar etiquetas relevantes a cada tarea para comprender qué tarea hacer primero y cuál delegar.

Vértice42.

La plantilla disponible en Vertex42 es adecuada para Excel y Google Sheets. Sin embargo, también puede descargar una versión PDF editable y realizar cambios en ella. Cuando se completa la tarea, puede marcar la casilla de verificación.

Evernote

La plantilla Evernote Eisenhower Matrix tiene cuatro cuadrantes donde puede ordenar las tareas por importancia y urgencia. También le permite agregar nombres para las personas que serán responsables de las tareas delegadas. Una vez que complete una tarea, incluso puede marcarlo como completado para que los compañeros de equipo puedan saberlo.

Xtensio

Xtensio tiene una plantilla codificada por colores que puede usar para priorizar las tareas en función de su importancia y urgencia. Con él, su equipo puede determinar fácilmente qué tarea hacer primero.

Hubspot

Si está buscando plantillas adecuadas para las hojas de cálculo de Excel y Google, HubSpot es el lugar para encontrarlas. Puede descargar esta plantilla a su computadora y editarla utilizando dichas aplicaciones. También se puede compartir con los miembros de su equipo.

Moquetas

MOQUPS tiene una plantilla editable para la matriz Eisenhower que puede editar en esta plataforma. Además de codificar el color de cada cuadrante, también hay emoticones correspondientes que expresan su nivel de importancia.

Paradigma visual en línea

Visual Paradigm Online ofrece plantillas que se pueden personalizar fácilmente con herramientas de dibujo en línea. Puede cambiar su tamaño, agregar texto de su elección, agregar diferentes imágenes y formas, y dibujar a mano.

Conclusión

Cualquiera puede usar la matriz Eisenhower en su vida personal o profesional para identificar tareas que necesitan atención inmediata. Le ayudará a priorizar tareas urgentes y eliminar las innecesarias de su lista de tareas.

Puede seguir las instrucciones anteriores para implementar este método. O puede usar las plantillas de los recursos proporcionados. Además, eche un vistazo a la matriz de priorización del proyecto.