Cómo escribir (siembra) Alcance del trabajo [+3 plantillas]

Un documento de trabajo de alcance lo ayuda a evitar conjeturas y falta de comunicación en un proyecto y realizar un seguimiento de él al colaborar con clientes externos.

Las empresas de hoy colaboran con múltiples partes antes de finalizar un proyecto. Para tal colaboración, las empresas necesitan un documento profesional. De esta manera, pueden consultarlo más adelante si las partes externas colaboradoras no entregan los entregables del proyecto de acuerdo con las especificaciones acordadas.

Uno de esos documentos comerciales es el alcance del trabajo. Lo necesita cada vez que acepte proyectos de otra persona o colabore con terceros.

Sigue leyendo para aprender a escribir un alcance de trabajo en un lenguaje claro y comprensible. También se le presentará algunos recursos en línea que ofrecen diferentes tipos de plantillas de trabajo y diseñadores basados en formularios.

Introducción

Un alcance del trabajo, también conocido como documento de cerdos, es un documento que detalla la base de un proyecto. Muchas personas también piensan en ello como un contrato escrito entre ellos y otras partes interesadas del proyecto, incluidos agentes, proveedores de servicios y subcontratistas.

El documento generalmente explica cómo se realiza cada tarea o fase del proyecto, entregables, resultados esperados, horarios de pago y proceso. Usando esto, los trabajadores independientes o los equipos pueden establecer clara y concisa lo que las partes interesadas pueden esperar del proyecto.

En caso de falta de comunicación, esto funciona como una opción para todas las partes. De esto, todos saben lo que necesitan hacer para que el proyecto funcione para ambos. Un documento SOW también es una forma fantástica de comunicarse de manera efectiva, cuya falta puede conducir a un proyecto fallido y una relación cliente/parte interesada.

Componentes clave

Dependiendo de su tipo de proyecto e industria, el documento variará. Sin embargo, estos son elementos comunes que deben incluirse en casi todas las cerdas para garantizar la transparencia.

Información clave

En cada documento de SOW, debe incluir detalles clave sobre el proyecto para que los lectores puedan comprender de inmediato de qué se trata. Incluya el título del proyecto, el nombre del autor, el nombre del cliente, la fecha y otra información importante.

Objetivos del proyecto

Agregar una breve descripción del proyecto en la cerda siempre ayuda. Asegúrese de incluir los antecedentes del proyecto, los objetivos, la declaración del problema y las personas involucradas, pero de manera concisa.

Descripción de bienes y servicios en forma de lista

Ahora pasemos a la parte más importante de este documento: los bienes y servicios que entregará o realizará como parte del proyecto.

Es mejor dividir los entregables en piezas más pequeñas y enumerarlos como tareas y subtareas. Ya sea un proyecto independiente o un proyecto de equipo, presente las tareas en una tabla junto con fechas de finalización estimadas y personas de contacto.

Proyectos Deliverable

Es posible que esto no sea necesario para todos los documentos SOW, pero es útil mencionar lo que recibirá el cliente una vez que el proyecto esté completo. De esa manera, sabrán qué esperar de usted y su equipo.

Tiempo de proyecto

El tiempo es crucial en todos los proyectos; Por lo tanto, debe incluir un tiempo de finalización. Especifique cuándo comenzará a trabajar en ello y cuándo terminará. Además, no olvide mencionar ningún hito o logros que desee lograr en el camino.

Lista de esquema

Otro componente opcional de un documento SOW lo llevará al siguiente nivel. En esta sección, enumere todo lo que no incluirá en su proyecto, pero los clientes pueden esperar que incluya. Esto aclarará las cosas y ayudará a evitar malentendidos.

Protocolo de cambio

Dado que crea la SOW antes de comenzar el proyecto, es posible que luego deba hacer cambios en el alcance del proyecto que ha mencionado en este documento. Por esta razón, debe agregar un protocolo a través del cual puede hacer cambios.

Términos de pago

Todos los proyectos pagados deben incluir una sección en la que debe describir el costo del proyecto y los métodos de pago. Si el proyecto requiere que invierta dinero en bienes, mano de obra, infraestructura o cualquier otro costo de gastos generales, incluya en esta sección. Además, proporcione horarios de pago, pagos de hitos y otros detalles en su documento SOW.

Términos y condiciones

En esta sección, debe incluir todos los términos y condiciones del proyecto. Aquí también puede explicar los términos utilizados en la SOW y cualquier término que no haya explicado previamente.

Aceptación

Finalmente, agregue esta sección que convertirá esto en un contrato legal. Incluya la firma del cliente aquí y proporcione espacio para las firmas de otras partes interesadas.

Escenarios de uso

Cualquier transacción de puesta en marcha de proyectos entre el cliente y la parte de outsourcing debe estar en un documento SOW. A continuación se presentan algunos casos de uso del mundo real para el alcance de los documentos de Word y sus plantillas:

№1. Trabajo arquitectónico de construcción

Dado que el trabajo arquitectónico para edificios comerciales y personales implica muchos gastos, riesgos y tiempo, debe utilizar el documento SOW estandarizado que usan la mayoría de las empresas de construcción.

La plantilla a continuación es un documento SOW estandarizado que incluye todos los componentes vitales, como la definición del proyecto, la información del cliente y el proyecto, el proceso de selección de arquitectos, el cronograma de proyectos, los requisitos de aprobación, el objetivo general, etc.

Descargar: Plantilla de trabajo arquitectónico MS GRATIS MS/Google Docs

№ 2. renovaciones interiores y exteriores

Varias agencias y contratistas de decoración de viviendas usan este documento SOW para completar proyectos de renovación individual o comercial. Puede usar la plantilla si es nuevo en este campo y no sabe cómo crear una.

La siguiente plantilla de documento SOW fue diseñada para satisfacer las necesidades de los contratistas generales de EE. UU. Para remodelación comercial o residencial. Contiene todo el contenido «entrante» para el trabajo de remodelación. Sin embargo, puede agregar más o eliminar algunos dependiendo del proyecto en el que esté trabajando.

Descargar: plantilla de trabajo de renovación gratuita MS Word/Google Docs

№3. Proyectos de paisajes residenciales y comerciales

Los proyectos de paisajismo implican mucho trabajo húmedo, así como ponts profesionales. Un documento SOW es una oportunidad para que muestre sus gustos de creatividad y diseño para que el cliente obtenga otro fuerte argumento para contratar a su agencia.

Esta plantilla de informe de trabajo de paisajismo consiste en bloques de imágenes donde puede poner el logotipo de su marca, las paletas de colores de la marca, los iconos y los ejemplos de trabajo. Hay una página en blanco adicional que puede usar para escribir contenido adicional. Para cada página, puede personalizar una imagen de paisaje de ejemplo.

Descargar: plantilla de informe de paisajismo gratuito MS Word/Google Docs

№ 4. Marketing de medios

Ayudar a las empresas con sus campañas de publicidad y marketing de redes sociales es beneficioso. Varios trabajadores independientes y las agencias de marketing digital hacen esto. Si también está en este campo, un documento SOW puede ayudarlo a largo plazo.

A continuación encontrará una plantilla de marketing de marketing en redes sociales organizadas, claras y profesionales que las agencias y trabajadores independientes pueden usar con fines comerciales. Contiene los componentes obligatorios de un documento de siembra, como detalles del cliente, descripciones de proyectos, detalles de campaña, entregables clave, tablas de campaña, etc.

Descargar: Plantilla de siembra de marketing en redes sociales gratis MS Word/Google Docs

№ 5. Contratos del gobierno

Un documento SOW es esencial para el trabajo contractual que puede recibir de federales, estatales, municipios y condados. Además, encontrará que el alcance de los documentos de trabajo para un contrato gubernamental es los más detallados en términos de contenido y alcance.

Aquí encontrará un ejemplo de plantilla de siembra para proyectos de contratos gubernamentales. Le permite agregar el logotipo de su agencia y otro contenido de siembra, como el nombre de la organización, el título del proyecto, la información del autor, los antecedentes del proyecto y los objetivos, la descripción del proyecto, el cronograma/cronograma, la cita del proveedor, etc.

Es posible que deba agregar o excluir el contenido dependiendo del proyecto del contrato del gobierno que le interese. Revise los requisitos del proyecto para el formato de documento SOW antes de enviar el borrador final.

Descargar: plantilla de contratos gubernamentales de siembra gratis MS Word/Google Docs

Lo que necesita para escribir un documento de siembra ✔

• Incluya detalles sobre el trabajo, el pago, los recursos, los plazos, los hitos, etc.
• Agregue elementos visuales como imágenes del producto o servicio final que espera, gráficos, gráficos, tablas, etc.
• Si el documento contiene jerga comercial, asegúrese de que usted y el firmante lo definan antes de encargar el proyecto.
• Si este es un proyecto a largo plazo con muchos entregables complejos que son sensibles al tiempo, incluya un cronograma para revisar la cerda a intervalos mensuales o trimestrales.
• El documento también debe incluir definiciones de éxito del proyecto. Cuando termine el proyecto, el cliente puede revisar fácilmente las definiciones de éxito, y no habrá lugar para revisiones y reelaboraciones innecesarias.
• Mantenga la siembra clara, concisa y concisa. No use rellenos innecesarios para alargar el documento.
• Debe desarrollar el documento colaborando con partes interesadas externas e internas. Por ejemplo, las partes interesadas internas serían su equipo de proyecto, y las partes interesadas externas serían el cliente y los proveedores de terceros.
• Mencione los servicios estrechamente relacionados que no forman parte del proyecto, como el alojamiento después del desarrollo del sitio web, la publicación de una aplicación después del desarrollo de la aplicación, etc., a menos que el cliente pague por el servicio.

Ahora pasemos a lo que no se debe hacer para escribir un documento de ámbito de trabajo (SOW).

Nunca debes escribir un TdR ❌

• Siéntase libre de usar plantillas de documentos SoW y ejemplos del proyecto correspondiente al crear el suyo. Esto ahorrará tiempo y esfuerzo.
• No incluya contenido vago y ambiguo en el documento que los subcontratistas, proveedores y otros terceros puedan usar para su beneficio y causarle daños monetarios.
• Tómese su tiempo para redactar el documento de trabajo. Siéntese con sus coautores y planifique cuidadosamente el documento, incluidas todas las definiciones, hitos, limitaciones, presupuesto, etc.
• Asegúrese de delinear claramente los entregables del proyecto que están «fuera del alcance» y «dentro del alcance».
• Si el proyecto requiere una duración específica de aprendizaje profesional, asegúrese de incluir esto en el documento junto con el costo.
• Algunos documentos de SoW carecen de un flujo de trabajo paso a paso sobre cómo el cliente debe verificar los resultados para poder declarar el proyecto completo. Asegúrate de no estar cometiendo este error. Incluya pasos preaprobados que definan el proyecto como completado de acuerdo con los términos de puesta en marcha.
• Los proyectos a largo plazo pueden requerir desviaciones, cambios en el contenido, cambios en los entregables, etc. Asegúrese de mencionar tales oportunidades en el documento SoW.

Además, consulte los recursos de plantilla gratuitos para documentos SOW.

Recursos de plantilla gratuitos

Hoja inteligente

En Smartsheet, los usuarios pueden encontrar muchas plantillas gratuitas para uso personal. Las plantillas en formato Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs y Google Sheets están disponibles aquí.

El marketing digital, la construcción comercial, el desarrollo de software, el diseño de interiores, el diseño web y la remodelación son algunas industrias populares en las que puede usar estas plantillas de esta plataforma.

Archivo de plantillas

El archivo de plantillas es otro sitio web donde puede encontrar recursos gratuitos para crear documentos de trabajo. Las plantillas vienen en una variedad de diseños y formatos, por lo que puede elegirlas para que coincidan con su marca o proyecto. Además, puede descargarlos y editarlos fácilmente para crear un documento SoW único.

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