Ya sea que sea un profesional independiente que trabaje para múltiples compañías o un negocio que planea extender una línea de crédito a sus clientes, necesitará una factura. Crear su propia factura en Excel es fácil. Estará listo para enviar la factura y recibir pagos de inmediato.
Usando una plantilla de factura
Crear una factura simple en Excel es relativamente fácil. Cree algunas hojas de cálculo, configure algunas reglas, agregue algo de información y esté todo configurado. Además, hay muchos sitios web que proporcionan plantillas de factura gratuitas creadas por contadores reales. Puede usarlos en su lugar, o incluso descargar uno para usar como inspiración al crear la suya.
Excel también proporciona su propia biblioteca de plantillas de factura que puede usar. Para acceder a estas plantillas, abra Excel y haga clic en la pestaña «Archivo».
Aquí, seleccione «Nuevo» y escriba «factura» en la barra de búsqueda.
Presione ENTER y aparecerá un conjunto de plantillas de factura.
Explore las plantillas disponibles para encontrar la que desee.
Creando una factura simple en Excel desde cero
Para hacer una factura simple en Excel, primero debemos comprender qué información se requiere. Por el bien de la simplicidad, crearemos una factura utilizando solo la información necesaria para recibir el pago. Esto es lo que necesitamos:
Información del vendedor Nombre Nombre Dirección Número de teléfono
Información del comprador Nombre de la empresa Nombre de la empresa Dirección
Fecha de factura Número de factura Número de factura Descripción del artículo (servicio o producto vendido) Precio del artículo (artículo o servicio individual) Monto total Método de pago debido
Primero, abra una hoja de Excel en blanco. Lo primero que debemos hacer es deshacerse de las líneas de la cuadrícula, dándonos una hoja de Excel limpia para trabajar. Para hacer esto, vaya a la pestaña «Ver» y desmarque la casilla de verificación «Líneas de cuadrícula» en la sección «Mostrar».
Ahora cambiemos el tamaño de algunas de las columnas y filas. Esto nos dará espacio adicional para una información más larga, como descripciones de elementos. Para cambiar el tamaño de una fila o columna, haga clic y arrastre.
Por defecto, las filas se establecen en 20 píxeles de altura y las columnas se establecen en 64 píxeles de altura. Así es como recomendamos optimizar la configuración de la fila y la columna.
Fila 1:45 píxeles
Columna A: 385 píxeles. Columna B: 175 píxeles. Columna C: 125 píxeles
La línea 1 tendrá su nombre y la palabra «factura». Queremos que esta información sea visible de inmediato para el destinatario, por lo que damos un poco de espacio adicional para aumentar el tamaño de fuente de esta información para garantizar que capte la atención del destinatario.
La columna A contiene la mayor parte de la información importante (y potencialmente larga) sobre la factura. Esto incluye información del comprador y del vendedor, la descripción del producto y el método de pago. La columna B contiene las fechas específicas de los elementos enumerados, por lo que no requiere mucho espacio. Finalmente, la columna C incluirá el número de factura, la fecha de la factura, el precio individual de cada artículo enumerado y el monto total adeudado. Esta información también es corta, por lo que no requiere mucho espacio.
¡Continúe y personalice sus filas y celdas a las especificaciones sugeridas, y comencemos agregando nuestra información!
En la columna A, fila 1, ingrese su nombre. Aumente el tamaño de la fuente (aproximadamente 18 puntos) y en negrita el texto para que se destaque.
En la columna B, línea 1, escriba «factura», por lo que está inmediatamente claro cuál es el documento. Recomendamos una fuente de 28 puntos con letras mayúsculas. Puedes darle un color más claro si quieres.
En la columna A, líneas 4, 5 y 6 ingresaremos nuestra dirección y número de teléfono.
En la columna B, líneas 4 y 5, ingrese «Fecha:» y «Cuenta:» en negrita y alinee el texto a la derecha. En la columna C, las filas 4 y 5, ingresa la fecha real y el número de cuenta.
Finalmente, para la última información básica, ingresaremos el texto «a quien se facturó» (en negrita) en la columna A, línea 8. debajo de eso, en las líneas 9, 10 y 11, ingresaremos al beneficiario. Información.
Ahora necesitamos hacer una tabla que enumere nuestros elementos, fechas de vencimiento y cantidades específicas. Así es como lo configuraremos:
Primero, combinaremos las columnas A y B en la fila 14. Esto actuará como encabezado para nuestros elementos enumerados (columna A, filas 15-30) y nuestras fechas de vencimiento (columna B, filas 15-30). Una vez que haya fusionado las columnas A y B en la fila 14, configure un cuadro para la celda. Puede hacerlo yendo a la sección de fuentes de la pestaña Inicio, seleccionando el icono de borde y eligiendo el tipo de borde que desee. En este momento, vamos a usar «todas las fronteras».
Haga lo mismo para la celda C14. Si lo desea, puede sombrear las células. Hagamos un gris claro. Para llenar las celdas con color, seleccione las celdas, haga clic en la flecha junto al icono de color de relleno en la sección de fuente de la pestaña Inicio y seleccione su color en el menú desplegable.
En la primera celda seleccionada, ingrese «Descripción» y Center alinee el texto. Para C14, ingrese «cantidad» y el centro alinee el texto. Texto en negrita para ambos. Ahora tienes un encabezado de mesa.
Queremos asegurarnos de tener una tabla lo suficientemente grande como para enumerar todos nuestros elementos. En este ejemplo, vamos a usar dieciséis filas. Dar o tomar tantos como necesite.
Vaya a la parte inferior de donde estará su mesa, y configure el borde inferior para las dos primeras celdas en la fila.
Ahora seleccione las celdas C15-29 y configure todas sus bordes izquierdo y derecho.
Ahora seleccione Cell C30 y configure sus bordes izquierdo, derecho e inferior. Finalmente, vamos a agregar una sección de cantidad total a nuestra tabla. «Seleccione la celda C31 y dibuje un borde alrededor de toda la celda. También puede darle un toque de color para que se destaque. Asegúrese de etiquetarlo» Total»En la celda al lado.
Esto completa el marco de nuestra tabla. Ahora establezcamos algunas reglas y agregemos una fórmula para resumir.
Sabemos que nuestras fechas de vencimiento estarán en la columna B, filas 15-30. Continúe y seleccione esas celdas. Una vez que se seleccionen todos, haga clic en el campo de formato de número en la sección Número de la pestaña Inicio.
Una vez seleccionado, aparecerá un menú desplegable. Seleccione la opción «Fecha corta». Ahora, si ingresa un número como el 12/26 en cualquiera de estas celdas, lo reformateará automáticamente en la versión de fecha corta.
Del mismo modo, si resalta las celdas C15-30, donde se colocará el monto de nuestro elemento y selecciona la opción «moneda», luego ingrese una cantidad en esas celdas, se reformatará para reflejar esa cantidad.
Para sumar automáticamente todas las cantidades individuales y mostrarlas en la celda de «cantidad» que creamos, seleccione una celda (C31 en este ejemplo) e ingrese la siguiente fórmula:
= Suma (C15: C30).
Ahora, si ingresa (o elimina) cualquier número en las celdas de suma individuales, se reflejará automáticamente en la celda de suma.
Esto finalmente hará que su trabajo sea más eficiente.
A continuación, ingrese el texto «Método de pago:» en A34.
La información que coloca junto a esto es entre usted y el beneficiario. Las formas de pago más comunes son efectivo, cheques y telégrafo. A veces se le puede pedir que acepte un giro postal. Algunas compañías incluso prefieren hacer depósito directo o usar PayPal.
Ahora por el toque final, ¡no olvide agradecer a su cliente o cliente!
¡Comience a enviar su factura y cobrar el pago!
