Microsoft ha estado ocupado agregando nuevas herramientas a la oficina en los últimos años, y Forms es una de esas herramientas que querrá usar si desea crear una encuesta, encuesta, cuestionario o cuestionario. Echemos un vistazo a cómo funciona.
Forms es una herramienta en línea gratuita, pero deberá iniciar sesión con una cuenta gratuita de Microsoft. Puede exportar todas las respuestas de formularios en Excel (también gratis para uso en línea) para ver, filtrar e informar. Si nunca lo ha usado, abra el sitio de formularios y haga clic en el botón Big Green «Comenzar» en el centro de la pantalla o en el enlace «Iniciar sesión» en la esquina superior derecha. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft o cree una nueva cuenta para usted.
Una vez que haga esto, verá una pantalla de salpicaduras, si aún no ha creado un formulario, que puede continuar y cerrar.
Cómo crear un formulario
Forms es bastante intuitivo de usar, pero hay algunos trucos ocultos si sabes dónde mirar. Vamos a mantenerlo simple creando una forma simple, así que haga clic en «Nuevo formulario» para comenzar.
Se abrirá una forma en blanco. Haga clic en «Formulario sin título» e ingrese un nombre para su cuestionario.
Una vez que haya ingresado un título, tiene la opción de agregar una imagen y una descripción. Por ahora, vamos a saltar directamente a las preguntas, así que haga clic en «Agregar preguntas» para comenzar.
Cuando agrega una pregunta, puede elegir el tipo de pregunta: opción múltiple, algún texto, calificación o fecha/hora. Si hace clic en los tres puntos al final, también obtendrá la opción de agregar una pregunta de calificación, escala Likert o puntaje de promotor neto.
Haremos una pregunta de opción múltiple. Haga clic en «Seleccionar» para abrir una nueva pregunta de opción múltiple.
Agregue la pregunta y luego agregue las opciones que desea que la gente elija. Nos decidimos por las dos opciones predeterminadas, pero hicimos la pregunta obligatoria, por lo que las personas tienen que elegir. No hay opción de «guardar» en los formularios, ya que sus datos se guardan automáticamente mientras los usa. Si desea que las personas puedan elegir más de una de las respuestas que enumeró, puede seleccionar la opción «Múltiples respuestas».
Cuando haya terminado, puede dar un paso atrás de la pregunta para ver cómo se verá a las personas que lo completaron.(Tenga en cuenta el asterisco rojo, lo que significa que cualquier persona que llene el formulario debe responder a esta pregunta)
Haga clic en «Agregar pregunta» para agregar otra pregunta y continúe hasta que haya agregado todas las preguntas que desee. Haga clic en la opción «Vista previa» en el menú superior a la derecha para ver el cuestionario completo como lo verán sus usuarios e intente ingresar respuestas para ver si funciona correctamente.
Si desea cambiar el tema del cuestionario, haga clic en la opción «Tema» y elija un color sólido o una imagen de fondo. Si desea usar su propia imagen para el fondo, hay un botón de «imagen de carga» en la esquina inferior derecha.
Antes de compartir su formulario con las personas, hay algunas configuraciones adicionales a las que puede acceder haciendo clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de la página y luego seleccionando «Configuración» en el menú.
La única opción de configuración que está habilitada de forma predeterminada es «Aceptar respuestas». Esto significa que cuando compartes el cuestionario con las personas, podrán llenarlo.
Otras configuraciones le permiten elegir la fecha de inicio y finalización cuando las personas pueden completar el formulario, ya sea para aleatorizar el orden de las preguntas para cada persona que lo abra, ya sea que reciba una notificación por correo electrónico cuando alguien complete el formulario., así como la capacidad de personalizar el mensaje de agradecimiento predeterminado que las personas ven cuando completan el formulario. Cambie esta configuración a su gusto y esté listo para compartir su cuestionario.
Haga clic en «Compartir» en la esquina superior derecha de la página. Esto le dará cuatro opciones para compartir su perfil con personas:
Un enlace que puede copiar (opción predeterminada) un código QR que puede descargar como un archivo . png una etiqueta HTML que puede incrustar en una página web. Un correo electrónico que contiene el enlace
Si trabaja en una oficina que usa Office 365, es posible que tenga opciones adicionales para compartir el cuestionario solo con personas en su organización.¡Elija cualquier opción y comparta el cuestionario con la gente!
Cómo ver las respuestas a su formulario
Una vez que la gente comience a completar su formulario, querrá ver las respuestas. Asumimos que te has ido y haciendo otras cosas por un tiempo, así que vuelva a iniciar sesión en formularios y verás tu cuestionario en la página principal.
Haga clic en él y luego haga clic en la pestaña «Respuestas».
Puede ver las respuestas individuales haciendo clic en los resultados de la vista, o puede exportar todas las respuestas a Excel.
Si desea ver un resumen o eliminar las respuestas existentes, haga clic en los tres puntos y seleccione desde el menú.
Estos son los conceptos básicos de crear un cuestionario en formularios de Microsoft. Hay características adicionales para crear un cuestionario y ramificación (mostrar diferentes preguntas basadas en las respuestas del encuestado) si desea obtener más información, pero para la mayoría de las personas esta introducción cubre lo que necesita.
