PowerPoint tiene varias características útiles que permiten a otros editar o dejar comentarios sobre sus presentaciones. Incluso puede coautor una presentación en tiempo real si tiene una suscripción de Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Aquí le mostramos cómo colaborar con otros en PowerPoint.
Enviando su presentación
Antes de que otros puedan trabajar con usted en una presentación, debe compartirla con ellos. Para hacer esto, abra la presentación que desea compartir y haga clic en «Compartir» en la esquina superior derecha.
Aparecerá una pancarta frente a su presentación. Lo primero a tener en cuenta es la sección «Compartir». Aquí verá dos métodos para compartir su presentación y cualquier persona con la que ya lo haya compartido.
Usando el método de intercambio de «invitar a personas», puede hacer lo siguiente:
Ingrese las direcciones de correo electrónico de aquellos con quienes desea colaborar. Deje una nota para los destinatarios. Asigne permisos de lectura y escritura o de solo lectura. Como una capa adicional de seguridad, seleccione si desea que los destinatarios tengan una cuenta de Microsoft. Comparte tu presentación.
Si elige la opción «Obtener enlace» en su lugar, asigne permisos de lectura/escritura o de solo lectura a quien obtenga el enlace, y luego haga clic en «Crear enlace».
Aparecerá su enlace.
Una vez que haya creado el enlace, puede compartirlo con cualquier persona con la que desee colaborar en su presentación. Tenga en cuenta que cualquiera que tenga este enlace puede acceder a su presentación con los privilegios que ha otorgado, así que tenga cuidado con a quién le otorga acceso.
Compartiendo tu presentación
Una vez que haya compartido su presentación, es hora de comenzar a colaborar. Hay algunas herramientas útiles que hacen que la colaboración sea más efectiva. Los cubriremos a continuación, así que asegúrese de aprovecharlos al máximo.
¿Quién está trabajando donde?
PowerPoint le muestra quién está revisando o editando su presentación actualmente, así como sobre en qué parte están trabajando. Cuando alguien trabaje con usted en una presentación, verá una miniatura con el nombre de esa persona en la esquina superior derecha.
Haga clic en la miniatura para ver quién es y qué diapositiva están editando. Si desea ir a esa diapositiva, haga clic en Ir a su lugar.
Verá la parte de la diapositiva en la que la otra persona está trabajando.
También puede ver dónde está la otra persona en cualquier momento en la vista de miniatura de diapositivas a la izquierda.
Deja comentarios para otros
También puede dejar comentarios para otras personas con las que colabora para leer cuando sea conveniente para ellos. Para dejar un comentario, resalte el texto u objeto, y luego haga clic en «Nuevo comentario» en el menú que aparece.
Escriba su comentario en el cuadro de texto y luego haga clic en el icono de flecha para dejarlo.
La próxima vez que esa persona trabaje en la presentación, verá un icono de burbuja de mensaje en la diapositiva que contiene el comentario.
Para leer el comentario, haga clic en «Comentarios» en la esquina superior derecha.
Para responder a un comentario, simplemente escriba su respuesta en el cuadro de texto y haga clic en el icono de flecha.
Características premium
PowerPoint también tiene algunas características adicionales disponibles para los empleados. Uno de ellos es el chat en vivo. Simplemente haga clic en la miniatura de la persona con la que desea hablar y luego seleccione «chat» en el menú que aparece.
Sin embargo, este no es un buen sustituto de los comentarios. Nadie más puede ver su chat, y se elimina tan pronto como cierre el archivo.
Otra característica premium útil es el historial de versiones. PowerPoint 365 almacena todas las versiones de su presentación de diapositivas. Esto significa que puede regresar y ver, restaurar y/o descargar versiones anteriores.
Para acceder a esta función, haga clic en el archivo, haga clic en Información en el panel que aparece y luego seleccione versiones anteriores. Esta opción no estará disponible a menos que sea un suscriptor premium.
En general, la buena colaboración en cualquier proyecto se reduce a la comunicación. PowerPoint facilita los suscriptores regulares y premium, aunque algunos métodos son más convenientes que otros.