9 Mejor sistema de gestión de visitantes para el inicio a la empresa

Los sistemas de gestión de visitantes (VM) se están volviendo populares a medida que las organizaciones necesitan aumentar su juego debido a un mayor riesgo asociado con la salud, la seguridad y el cumplimiento.

Según el informe, es probable que el tamaño del mercado del sistema de gestión de visitantes global crezca de USD 1. 1 mil millones en 2021 a USD 2. 3 mil millones para 2026.

Su crecimiento está impulsado por varios factores, que incluyen el aumento de la conciencia de seguridad, la demanda de operaciones sin papel y la necesidad de cumplimiento. Esto es especialmente evidente después del brote Covid-19, lo que condujo a cambios importantes en la forma en que las industrias solían operar.

Los sistemas de tecnología y seguridad han avanzado para hacer frente a una fuerza laboral digital y a escenarios de Covid Covid World.

Un sistema de gestión de visitantes puede ayudar a las organizaciones a adaptarse perfectamente a los cambios ofreciendo los mejores servicios, productos y experiencia de visitantes.

Discutamos este software y cómo puede ayudarlo.

¿Qué es la gestión de los visitantes?

La gestión de visitantes se refiere al proceso de seguimiento y gestión de visitantes que van y van de las instalaciones de su organización. Ya sea que su organización tenga una recepcionista o no, la gestión de visitantes es necesaria para la seguridad de sus empleados y la empresa.

Incluso si ofrece productos, servicios y servicio al cliente sobresalientes, la gestión de visitantes lleva un paso más allá para garantizar que dejen sus instalaciones con una buena impresión. Esto no solo mejora la reputación de su marca y aumenta el reconocimiento, sino que también alienta a las personas a contactarlo nuevamente si es necesario.

Ahora podría estar pensando en a quién llamamos visitantes aquí. Los visitantes pueden ser:

• Proveedores y contratistas
• Asistentes de una reunión de negocios
• Profesionales regulatorios o de auditoría
• Entrevistar a los candidatos
• Mensajeros
• Personas que buscan información
• Entrega de personas

Los visitantes también pueden ser personal que no sea visitante frecuente de las instalaciones, como las personas que trabajan desde casa. A veces también puede haber caídas inesperadas.

¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?

Un sistema o software de gestión de visitantes (VMS) es una herramienta que rastrea y administra a las personas que entran y salen de una oficina. Presenta varios procesos para administrar el flujo de visitantes desde la llegada hasta la salida para proporcionar la mejor experiencia al tiempo que garantiza la seguridad y el cumplimiento de todos los requisitos comerciales.

El software de gestión de visitantes puede ser utilizado por empresas de todos los tamaños, no solo las grandes empresas. Además, las máquinas virtuales son efectivas para una variedad de verticales de la industria, incluidas la defensa y los aeroespaciales, automotrices, químicos, servicios y suministros comerciales, productos de consumo, distribución, atención médica, TI, electrónica, ingeniería y muchos otros.

Hay diferentes tipos de máquinas virtuales disponibles:

• Autogestión de los visitantes: el quiosco se usa para el check-in. Aquí los visitantes esperan en la cola, complete los detalles y envíen los documentos necesarios para obtener un pase de invitados.
• Las máquinas virtuales administradas del personal: los empleados de la organización rastrean y controlan a los visitantes con la ayuda del software.
• VMS computarizadas: es un sistema informático de una sola ventana que permite a una empresa rastrear y monitorear a los visitantes. Puede recopilar datos en tiempo real y automatizar tareas manuales para una mayor comodidad.
• Las máquinas virtuales basadas en SaaS: es un software de terceros para monitorear y controlar a los visitantes de empresas de diferentes tamaños. Aquí, las organizaciones no necesitan administrar infraestructura o pasar tiempo en mantenimiento; Los proveedores de servicios se ocupan de ello y el costo es asequible.

¿Por qué necesita un sistema de gestión de visitantes?

Los sistemas de gestión de visitantes son vitales para que las organizaciones monitoreen y administren visitantes, especialmente durante y después de una crisis global como Covid-19. Esto lo ayudará a adaptarse a los nuevos desafíos y mantener seguros a sus empleados y visitantes.

Sin embargo, las reuniones de negocios cara a cara todavía tienen un lugar incluso en esta era de seminarios web en vivo y videoconferencias. De hecho, muchas empresas ahora están abiertas y permiten a los visitantes, asegurando que todos los visitantes sean contabilizados al tiempo que garantizan la seguridad; Los sistemas de gestión de visitantes juegan un papel importante.

Echemos un vistazo a algunos de los beneficios de un VMS:

Mejor experiencia de visitante

Al ofrecer una buena experiencia de visitante, construirá su reputación de marca y atraerá a más visitantes. La gente lo elegirá sobre sus competidores si los hace felices de abandonar sus instalaciones. Un VMS puede ayudarlo a hacerlo al permitirle administrar todo fácilmente sin crear una molestia para sus visitantes.

Proceso de recepción simplificado

Con un buen VMS en su lugar, todos los procesos, desde la recepción hasta la partida, se gestionarán de manera eficiente. El uso del software permite a su personal tratar a sus invitados en función de las razones por las que vinieron a usted. También lo ayudará a administrar citas y asegurarse de que comiencen a tiempo y los visitantes no se sientan frustrados esperando en el vestíbulo.

Seguridad y seguimiento sin contacto

El software VMS lo ayudará a implementar el seguimiento sin contacto y la gestión de visitantes. Esto asegurará la seguridad de todos en las instalaciones de su edificio. Como resultado, puede proporcionar una excelente protección contra problemas de salud como Covid u otras enfermedades infecciosas. Además, el software ayudará a proteger a su organización de riesgos relacionados con la propiedad intelectual, la seguridad en el lugar de trabajo, etc.

Consentir

Usando un VMS, puede registrar datos importantes recopilados de los visitantes, incluida su información personal, IDS, registros médicos y otros documentos. Esto lo ayudará a administrarlos fácilmente y mantener registros para que no enfrente riesgos de cumplimiento como GDPR, HIPAA, etc.

Seguimiento de empleados/personal

Además de la gestión de visitantes, el software lo ayudará a rastrear las actividades de sus empleados o personal. Esto aumentará su productividad y les ayudará a centrarse en áreas críticas. Dado que los riesgos pueden ser externos e internos, el monitoreo del personal interno ayuda a reducir los riesgos.

Si desea obtener estos beneficios, estos son algunos de los mejores proveedores de máquinas virtuales del mercado.

ilobby

Ilobby es el líder mundial en gestión de visitantes empresariales, confiada por los aeropuertos internacionales, los principales bancos, las compañías Fortune 500 y el gobierno para administrar, monitorear y rastrear a los visitantes.

Escanee un documento de identificación con foto para capturar información con un escáner dedicado o cámara incorporada para garantizar la identificación adecuada. Use una base de datos de lista de vigilancia interna o de terceros para verificar y marcar instantáneamente o rechazar a los invitados no deseados.

Durante una emergencia, alertará a cada empleado y le proporcionará una lista de los que están en el sitio para ayudar con los recuentos de personal. Automatiza el proceso muy complejo de evaluación, monitoreo y verificación de personas en todos los lugares para cumplir con los requisitos de cumplimiento, seguridad, seguridad y privacidad.

Puede ver visitantes, contratistas, empleados, visitantes regulares, tipos personalizados, entrevistas, reuniones, eventos y entregas. Proteja su negocio verificando quién está en su edificio, optimizando la entrada de visitantes, automatizando el cumplimiento y la seguridad y el control del acceso físico.

Informe a sus visitantes sobre documentos legales como responsabilidad, exenciones y acuerdos de no divulgación y recolecte sus firmas digitales. Además, almacene de forma segura todos los documentos legales en un solo lugar para que pueda descargarlos cuando sea necesario. También puede crear fácilmente informes personalizados con algunos clics y ver todos los informes del tablero o la información de exportación.

Siempre esté listo para auditorías manteniendo una lista de documentos firmados y otros datos. Integre con sus herramientas comerciales como Skype for Business, Google HanGouts, Slack, Streting, Calling, Directorios personalizados como Azure Active Directory, Cisco, Google Credentials, etc., Okta Single Sign-On, OneLogin, CRM, correo electrónico y calendario, discos, acceso, accesocontrol y más.

Obtenga gratis para una prueba o elija un plan a partir de $ 199/mes.

Embajadores de visitantes

Dé una nueva experiencia a usted y a todos los que visitan su lugar de trabajo con los visitantes de mensajeros. Asegure su lugar de trabajo con la gestión de visitantes y se ahorre tiempo. Verifique quién, por qué y cuándo alguien visita y restringe al visitante que no cumple con sus criterios.

Además, haga que su lugar de trabajo sea más saludable con opciones de inicio de sesión sin contacto. No hay necesidad de rastrear a los empleados y realizar un seguimiento de los documentos firmados o insignias escritas a mano. En cambio, obtienes todo en un tablero para realizar un seguimiento de todo lo que quieres, con la capacidad de subir algunos documentos

Dé una buena impresión cuando aparezca un invitado enviándoles instrucciones a su lugar de trabajo, encuestándolos para ver cómo están y haciendo que digan «wow» iniciando sesión con un iPad. También puede registrar y almacenar todos los datos en una ubicación segura para no romper las reglas.

Durante una auditoría, exporte rápidamente los datos necesarios para una revisión sin dolor. Además, cree múltiples opciones de inicio de sesión que hagan diferentes preguntas para descubrir el propósito de la visita de cada invitado. Sus empleados también serán notificados de instante y automáticamente cuando lleguen los invitados.

Verifique cada visitante estableciendo algunos criterios y verifique si aparecen en las listas de vigilancia interna o de terceros. Además, obtenga informes y análisis sobre el número de visitantes y exporte rápidamente los datos en unos pocos clics. También puede hacer que sus invitados firmen documentos legales, como exenciones y acuerdos de no divulgación en el iPad.

Además, puede crear insignias personalizadas o permitir que los mensajeros de los visitantes impriman automáticamente insignias cuando ingrese un visitante. Pida a los invitados que tomen una foto para que el anfitrión pueda saludarlos con confianza. También puede crear un lugar de trabajo saludable y seguro, vigilar la oficina, usar datos para trabajar de manera más eficiente y mantener a sus empleados enfocados.

Obtenga opciones limitadas cuando opte por el plan gratuito o elija el plan que mejor se adapte a su negocio por solo $ 99 por mes en un solo lugar.

bienvenido

Bienvenido es una plataforma simple y directa para usar un sistema de gestión de visitantes para asegurar su lugar de trabajo. En lugar de utilizar una recepcionista tradicional, use esta plataforma fácil de usar y totalmente personalizable que le permite integrar aplicaciones de mensajería y CRM conocidas.

La herramienta siempre garantiza que la parte correcta se notifique tan pronto como un invitado completa el proceso de inicio de sesión. No importa dónde se encuentre, recibirá alertas instantáneas cuando lleguen sus invitados para que pueda tomar medidas rápidamente.

Saludamente se esfuerza por facilitar la interfaz de los visitantes y para que usted los use en la recepción. También se extiende con éxito a otras características de la interfaz. Puede completar el proceso de instalación en minutos y estar listo para usarlo el mismo día.

La herramienta puede presentar su negocio de la manera que desee con flujos de trabajo de check-in totalmente personalizables. Recopila todos los datos de los visitantes y los optimiza para garantizar que los visitantes obtengan la mejor experiencia. También puede personalizar la interfaz de bienvenida para satisfacer sus necesidades y las de sus clientes y dejar que saludencia me ayude.

La seguridad es una parte importante de cualquier recepción, e imprime bien instantáneamente las insignias con fotos de visitantes, detalles y otra información necesaria. Ofrece una demostración gratuita y le da la bienvenida con una guía paso a paso para comenzar.

Los planes pagados comienzan en $ 79 por mes por asiento.

Iniciar sesión en la aplicación

La aplicación de inicio de sesión está diseñada para el lugar de trabajo moderno, seguro e inteligente para iniciar sesión. Puede usar este software para la gestión de visitantes, el inicio de sesión de los contratistas y los empleados, y la reserva de espacio de oficina. Incluye espacios, un complemento flexible e inteligente para reservar salas de conferencias y salas de reuniones.

La plataforma le ayuda a maximizar la utilización de la fuerza laboral y la gestión de capacidades. También puede permitir que sus asistentes inicien sesión con su teléfono inteligente con un escáner de código QR. Sus invitados no necesitan instalar ninguna aplicación separada; El inicio de sesión sin contacto es seguro y totalmente personalizable para diferentes industrias.

Además, cree un cuestionario para cada grupo de visitantes creando preguntas de opción múltiple. Cuida la salud y la privacidad o los requisitos de seguridad de la empresa reduciendo el tiempo de inicio de sesión. También ofrece un control completo sobre sus datos.

El registro en la aplicación almacena información necesaria e importante para la seguridad y la responsabilidad mientras se mantiene la privacidad de los visitantes. Está diseñado para evolucionar, agregar nuevas características y funcionalidades, y proporcionar a los visitantes una mejor experiencia. Obtenga funciones avanzadas como preinscripción de visitantes, inicio de sesión de empleados, gestión de contratistas, aplicación complementaria, mensajería, políticas, acuerdos de no divulgación, campos de datos personalizables, etc.

También se beneficiará de una lista de evacuación, múltiples sitios, idiomas, eventos, entrega, pantalla de bienvenida, integraciones, iconos personalizados para cada visitante, notificaciones y más. Personalice el paquete que desea o aproveche la prueba gratuita de 15 días. Si lo encuentra útil, cambie a una suscripción paga en cualquier momento.

Proxyclick

Permita que sus visitantes, contratistas y empleados regresen de forma segura con privacidad y cumplimiento global. Proxyclick. La reserva de escritorio es una forma simple, segura y fácil de dar la bienvenida a los empleados al lugar de trabajo.

Deje que sus empleados elijan dónde, con quién y cuándo se sientan en lugares predeterminados. Obtendrá una imagen completa de quién está trabajando y dónde se sienta todos. Esto lo ayudará a organizar su lugar de trabajo para que sea seguro, acogedor y eficiente.

También puede explorar el alcance y la profundidad de las posibilidades con sistemas extremos. Integre las herramientas con las que usted y su equipo están familiarizados para una implementación sin problemas. Es las únicas máquinas virtuales con certificación de privacidad completa de ISAE 3000 Tipo 1 para que las personas puedan confiar en usted.

Admite 30 millones de visitas en 7, 000 ubicaciones para ayudarlo a confiar más en su equipo. También puede escalar con un VMS que ofrece hosts ilimitados, quioscos y visitantes. Obtenga una lista interminable de características para mejorar la experiencia de cada visitante, optimizar su recepción y proteger sus activos.

Sus características incluyen reservas de asiento y empleados, flujos de visitantes, potentes paneles, flujos inteligentes para visitantes y empleados, integración de primer nivel, seguridad avanzada, servicios empresariales, éxito del cliente y más. Además, puede mantener a sus empleados y visitantes seguros con el programa de prevención Covid-19.

Screase a sus visitantes y empleados antes de que lleguen, compartan instrucciones de seguridad, les brinde acceso al código QR, manténgalos seguros y flexibles, y limiten los riesgos para la salud. Elija el plan que mejor se adapte a sus necesidades por $ 100/mes por ubicación.

Whoonlocation.

Mantenga a sus contratistas, visitantes y empleados seguros con exámenes de salud, seguimiento de contacto, entrada sin contacto y más mientras trabajan fuera del sitio y en el sitio con whoonlocation. Es una solución integral que gestiona la preinscripción, la identificación de visitantes, el seguimiento de contacto, las alertas de seguridad y la conciencia de la política de visitantes.

Gestionar el cumplimiento del contratista con alertas de peligro, puesta en marcha y asistencia de varios sitios. También puede administrar los permisos y la asistencia de los empleados para apoyar la seguridad y los perfiles del sitio. Sin mencionar, todo respaldado por poderosos información e informes.

La herramienta ofrece inicio de sesión sin contacto y fácil para rastrear a cada empleado que trabaja solo. Además, obtenga características de emergencia, como informes de autoevaluación, evacuación y ensamblaje, analizar y colaborar, y una llamada manual. Restringir el acceso a empleados, contratistas y visitantes calificados y autorizados para asegurar sus instalaciones.

WhoSonLocation le ayuda a evaluar a los visitantes, contratistas y empleados para reducir el riesgo de intrusos o invitados no autorizados. Además, asegúrese de quién esté permitido en las instalaciones y quién ha sido aclarado médicamente.

Tenga planes que funcionen para todos, sin importar el tamaño de la empresa. Administre todo por un precio inicial de $ 599 por año por espacio.

Invitado de tracción

Ofrezca a su organización un solo lugar para administrar, controlar y proteger todo el proceso de transacción de visitantes con invitado de tracción. Traction Guest mantiene sus sitios seguros, que cumplen sus procesos y sus empleados seguros, asegurando que cada interacción maximice la productividad.

Ayuda a los visitantes y empleados a encontrar la entrada y la ubicación correctas, a confirmar o escanear su identificación, cumplir con su anfitrión y elegir su idioma. Además, puede rastrear quién se encuentra en las instalaciones para mantener protocolos de emergencia y seguridad. Además, recopile los datos que necesita para cumplir con los estándares de cumplimiento.

Represente a su marca cuando invite a los visitantes a causar una impresión y crear un impacto visual que haga que cada visita sea memorable y productiva. Realice sus requisitos de ubicación global, como permisos, idiomas y datos con un solo sistema personalizable.

Elija el plan adecuado para su organización por solo $ 115/mes por iPad.

Visitante

El visitante de pronestores ofrece una plataforma segura de gestión de visitantes. Es una solución de gestión innovadora que le permite obtener una visión completa de sus visitantes del pasado, presente o futuro. También le permite rastrear cada cita y reserva proporcionando notificaciones automáticas.

El visitante de pronestores lo ayudará a enviar instrucciones de los visitantes y proporcionará un pase de embarque para escanear usando su teléfono para registrarse. Con los informes correctos, sabrá quién es dónde y quién ver. La herramienta también puede manejar múltiples puntos de entrada en múltiples ubicaciones simultáneamente. Además, puede comunicar las reglas a sus asistentes en el check-in o antes de las reuniones.

Esta plataforma le muestra una vista de 360 grados del rendimiento de su organización. Comience a combinar comentarios y datos para aumentar la accesibilidad de sus instalaciones, lo cual es esencial para mejorar la productividad. Además, la plataforma permite a sus invitados y organización mantenerse saludables y seguros.

Swipedon.

Cree el sistema de inicio de sesión más accesible para empleados y visitantes que Swipedon es seguro, simple y conveniente. Le permite experimentar un entorno de trabajo flexible con una gestión completa del lugar de trabajo.

Swipedon lo ayuda a transformar su lugar de trabajo reemplazando los viejos libros de visitantes con una solución de gestión de visitantes simple, moderna y elegante. Obtenga muchos beneficios de esta plataforma única, como la entrada sin contacto para empleados y visitantes.

Obtendrá características como herramientas de seguimiento de contacto, notificaciones instantáneas, impresión de tarjetas de identificación, acuerdos digitales, pizarra de empleados, gestión de evacuación y comprobación de problemas con alertas. Los visitantes pueden iniciar sesión directamente escaneando un código QR con su cámara móvil sin contacto físico. Esto protege a su negocio y al personal de contratar enfermedades infecciosas.

También puede manejar fácilmente registros de seguridad y salud, políticas de COVID-19, acuerdos de no divulgación, etc. Muchas industrias usan Swipedon, como construcción, logística, organizaciones sin fines de lucro, servicios públicos, educación, cuidado de ancianos, fabricación, deportes, marinos, marinos., turismo, coworking y más. Lo mejor de todo, Swipedon planta árboles para cada nuevo cliente.

Experimente la plataforma aún mejor con una gran cantidad de complementos, como catering, entrega y SMS ilimitados. Para mejorar la experiencia de gestión para sus empleados y visitantes, puede conectar a Swipedon a herramientas comerciales para una experiencia perfecta, como Microsoft Active Directory o Azure Active Directory.

También encontrará cero costos de configuración, seguimiento de contacto fácil, herramientas de verificación de visitantes y entrada sin contacto con cada plan. Modernizar su recepción de visitante por tan solo $ 49 por mes para una sola ubicación.

Recuperado de 👨‍🏫

Los sistemas de gestión de visitantes tienen demanda en estos días en todas las industrias y tamaños de negocios. El software puede ayudarlo a ofrecer a los visitantes una experiencia sobresaliente al tiempo que garantiza la seguridad, la seguridad y el cumplimiento de la organización.

Luego explore algunos de los mejores software de rastreo de tiempo para el equipo.