8 Software de gestión de contratos para optimizar su flujo de trabajo

Los contratos son la fuente de ingresos para cualquier negocio, y el software de gestión de contratos garantiza que el canal sea perfecto y oportuno.

Hoy en día, los contratos comerciales están completamente digitalizados. No más papeleo, revisiones finales, firma, correo, etc. Los departamentos de finanzas, ventas o atención al cliente ahora utilizan herramientas automatizadas para redactar cientos de contratos todos los días.

Si aún no ha probado ninguna aplicación de gestión de contratos, está en el lugar correcto. A continuación presentamos una lista definitiva de aplicaciones de gestión de contratos para que pueda simplemente elegir.

¿Cuál es el propósito del software de gestión de contratos?

Las aplicaciones de gestión de contratos simplifican el proceso de contrato negociando antes de la firma final.¿Suena esto interesante? Encuentra algunos propósitos populares a continuación:

Reducir la duración del contrato

Por lo general, tarda hasta 4 semanas en finalizar el borrador del contenido del contrato. Si usted es responsable de redactar contratos, impresione a su gerente creando contratos profesionales en minutos con una administración sólida de contratos.

Aumentar la precisión del contrato

Los errores involuntarios en un contrato pueden arruinar un buen negocio y socavar la credibilidad de su empresa. Puede evitar tales errores utilizando herramientas de contrato automatizadas. Dichas herramientas utilizan contactos anteriores para completar automáticamente métricas clave, campos, datos, etc.

Todo lo que necesita hacer es hacer algunos cambios en los datos llenos para hacer que el contrato actualice.

Automatizar procesos clave

El proceso del contrato implica muchos pasos, como negociación, creación, pre-citas, cotizaciones actualizadas, cotizaciones actualizadas, cotizaciones actualizadas, recordatorios de firma de contratos, etc. Puede automatizar todos estos pasos mediante el uso de software de administración de contratos para guardar su cordura y, por supuesto, Mucho papeleo..

Habilitando firma electrónica

El equipo de ventas y atención al cliente puede continuar tomando el proceso de firma del contrato de una persona a otra con firmas electrónicas. Los documentos de firma digitalmente son más rápidas que firmar en persona.

Ahora que ha aprendido sobre el propósito de las aplicaciones de gestión de contratos, es hora de explorar algunas herramientas populares de gestión de contratos.

Pandadoc

Si bien Pandadoc es un software de gestión de contratos popular y confiable, puede hacer más que eso. Además de permitirle personalizar, negociar y evitar contratos complejos, admite discusiones y trabaja a su velocidad.

Esta plataforma rica en funciones contiene cientos de plantillas de contrato que puede personalizar con un editor de arrastrar y soltar y compartir rápidamente con sus clientes. Además, puede usar una biblioteca de variaciones preaprobadas para crear contratos sin errores para su reutilización.

Características resaltadas de Pandadoc:

• Notificaciones en tiempo real
• Procesamiento de pagos sin problemas
• Aplicación móvil para Android e iOS
• Número ilimitado de documentos y usuarios
• Integración con CRM para importar datos de clientes

Agiliza el proceso de gestión de contratos mediante la automatización de tareas como aprobaciones, firma de pedidos y permisos individuales de los usuarios. Los miembros del equipo también pueden comentar en un documento o continuar una conversación a través de la función de chat compartida.

Zoho contratos

Zoho Contracts es un software integral de gestión de contratos que optimiza el ciclo de vida del contrato. Ayuda a las empresas a aumentar la eficiencia en todos los aspectos de la gestión de contratos al mejorar el cumplimiento y reducir el riesgo comercial. Esta aplicación puede manejar todas las necesidades relacionadas con el contrato de la creación de documentos, aprobación y conciliación con firma.

Características clave de los contratos de Zoho:

• Firmas legalmente vinculantes
• Acciones de recordatorio
• Roles y derechos de acceso de usuario predefinidos
• Centros de cifrado y datos privados
• Repositorio central para empresas

Puede crear instantáneamente nuevos contratos con el asistente de contrato, probar cualquier plantilla predefinida para contratos comunes o crear sus propias plantillas. Las características como editor de documentos incorporado, seguimiento de cambios y comentarios hacen que sea fácil colaborar en documentos.

También puede usar esta plataforma para desarrollar un flujo de trabajo de aprobación, obtener análisis valiosos, reunir historial de contratos, ver los cambios continuos y administrar las obligaciones contractuales.

Contratos

Si está buscando un software simple de administración de contratos que solo tarda unos minutos en instalarse, elija ContractWorks. No solo aumenta en gran medida la visibilidad de su contrato, sino que también minimiza el riesgo de perder su próxima fecha de renovación.

Características clave de ContractWorks:

• Informes programados personalizados que cubren todos los aspectos
• Alertas y notificaciones ilimitadas para contratos importantes
• Etiquetas AI para una fácil navegación y búsqueda de contratos
• Herramientas inteligentes de IA para rastrear puntos de datos clave
• GUI intuitivo y gerente de implementación dedicado

Esta aplicación le permite habilitar un número ilimitado de usuarios, independientemente del plan que elija. Usando OCI y función de búsqueda avanzada, puede encontrar rápidamente los detalles del contrato que necesita.

También le permite almacenar todos los contratos en un repositorio de contratos escalable y seguro. La función de firma electrónica incorporada le permite enviar, firmar y almacenar contratos desde cualquier lugar.

Concordia

Concord es una plataforma única para todos sus procesos de contrato. Le permite administrar la redacción, aprobación, firma electrónica y almacenamiento de contratos, así como control de la gestión del ciclo de vida del contrato de contrato.

En esta plataforma, puede realizar otras tareas importantes, como negociaciones externas, abastecimiento de contratos, gestión de alertas de fecha límite e informes. También facilita la edición de documentos colaborativos, los comentarios y la comunicación con colegas y proveedores.

Las características clave de Concorde incluyen:

• Automatización de tareas regular con ricas integraciones
• Análisis relacionados con el contrato con comparaciones de campo
• Alertas por correo electrónico para renovaciones o vencimientos de contratos
• Número ilimitado de firmas legalmente vinculantes
• Enrutamiento automático y aprobación de documentos

Concord admite la integración con múltiples aplicaciones para simplificar su flujo de trabajo. Puede integrarlo con más de 4, 000 aplicaciones a través de Zapier o utilizar su API REST y Webhooks. También puede combinarlo con Salesforce, Docusign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, TypeForm, Google Forms y más.

Docusign CLM

Docusign CLM es la opción correcta para las pequeñas empresas porque ofrece un software de gestión de contratos rentable. Le ayuda a organizar todo el proceso creando acuerdos personalizados, automatización de la gestión de contratos y aprendiendo sobre tendencias, riesgos y oportunidades.

Puede crear rápidamente un contrato usando plantillas, bibliotecas de condición, arrastrar y soltar el editor y las reglas condicionales. También le permite controlar y enrutar contratos de revisión interna y externa.

Características clave de DocUsign CLM:

• Automatizar tareas y gestión sofisticada del flujo de trabajo
• Ahorra tiempo estandarizando los procesos de gestión de contratos
• Elimina los cuellos de botella para operaciones eficientes
• Apoya la inteligencia empresarial con vistas rápidas e información de tendencias
• Colaboración suave y fácil entre los miembros del equipo

Las empresas también pueden usar Docusign CLM para almacenar contratos en un respirador central, administrar obligaciones, buscar acuerdos con filtros y más. La aplicación tiene más de 100 pasos de flujo de trabajo preconfigurados que se pueden usar para crear, revisar, aprobar y almacenar contratos.

Contratar perros

¿A menudo pierde contratos importantes? Contract Hound está aquí para ayudarlo. Este simple software de gestión de contratos hace que sea fácil encontrar, almacenar y organizar todos sus contratos para que pueda olvidarse de sus preocupaciones.

Características notables de Hound de contrato:

• Almacenar y organizar documentos en una base de datos de búsqueda
• Capacidad para agregar usuarios ilimitados para ver un contacto de forma gratuita
• Asegurar firmas y aprobaciones con integraciones
• Equipo de soporte receptivo para salvar su trasero
• Almacenamiento de copia de seguridad a prueba de emergencias

Puede establecer recordatorios y notificaciones para las fechas de vencimiento y renovación. Puede ofrecer permiso de solo lectura o editar a sus colegas en la plataforma. Las empresas también pueden usar contrats Hound para ver y firmar contratos, administrar subvenciones y rastrear los cambios.

CMX

CMX es una herramienta dinámica todo en uno para todas sus necesidades de gestión de contratos. Esta plataforma está disponible tanto en la nube como localmente. Con su ayuda, las empresas pueden acceder a sus valiosos datos de gestión del ciclo de vida del contrato en una plataforma, incluidos contratos, acuerdos legales y documentos relacionados.

Puede crear sin esfuerzo contratos utilizando un elemento de importación aprobado en MS Word por arrastrar y soltar. También puede almacenar todas las versiones de contrato en un contrato respiratorio centralizado.

Atributos clave de la aplicación CMX:

• Análisis avanzado con datos actualizados, informes personalizados y programados
• Autenticación multifactor, entorno seguro de múltiples usuarios, certificado SSL
• Datos cifrados almacenados en centros de datos seguros
• Flujos de trabajo para la revisión y aprobación del contrato
• Personalización fácil y resolución detallada

También admite la integración con varios editores, aplicaciones y plataformas SSO como Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 y Azure Active Directory.

Evisor

¿Está buscando el software de gestión de contratos adecuado para su negocio de rápido crecimiento? Si es así, Evisort podría ser la opción perfecta para su empresa. Esta herramienta de gestión de contratos basada en inteligencia artificial lo ayudará a reducir su carga de trabajo, recibir alertas de vencimiento del contrato, acelerar las búsquedas de contratos y reducir los tiempos de transacción de contratos.

Características clave de la aplicación Evisort:

• Automatización de contratos a recursos de escala
• Procesos de aprobación transparente para garantizar el cumplimiento
• Alertas automatizadas y notificaciones de activación
• Análisis de contratos avanzados, informes y visualización
• Integración sin código y control de acceso

La plataforma de inteligencia de contratos de Evisort simplifica la gestión de contratos. También optimiza los flujos de trabajo para ayudar a su equipo a centrarse estratégicamente y colaborar para cerrar las ofertas más rápido. Esta plataforma admite la integración con aplicaciones como Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, Docusign, Adobe Sign, Box y Salesforce.

Características clave de la herramienta de gestión de contratos

Un software de gestión de contratos es digno si tiene las siguientes características:

Plantillas de contrato

La aplicación debe ofrecer plantillas comunes que las empresas usan con frecuencia. También debería ofrecer la posibilidad de convertir un nuevo contrato en una plantilla para el futuro.

Un depósito central para el contenido del contrato

Debe haber una base de datos para el contenido que los contratos usarán con frecuencia. El operador debe poder personalizar los campos según sea necesario.

Control de acceso basado en roles

Los agentes de ventas de campo, los oficinistas, el servicio de atención al cliente, los redactores de contratos, los subgerentes y los dueños de negocios deben tener diferentes niveles de acceso en la demanda.

Almacenamiento seguro y encriptado

Un software sólido de gestión de contratos utilizará software de autenticación y protocolos de encriptación para proteger los contratos de intrusos.

OCR, IA, PDF e impresión

El software debe incluir un programa OCR si necesita agregar contenido de un contrato físico. AI puede procesar los datos de entrada para crear archivos PDF limpios y profesionales.

A veces es posible que necesite copias impresas, por lo que la opción de impresión también debería estar allí.

Panel

Un tablero que muestra varias métricas del grupo de procesamiento de contratos ayudará a los gerentes, profesionales de finanzas y al equipo de liderazgo a crear planes comerciales y financieros apropiados.

El software de gestión de contratos de próxima generación debe mostrar un tablero con contratos pendientes, borradores de contratos, contratos en curso, contratos enviados para aprobación del cliente y nuevas propuestas de contrato.

Firma electrónica incorporada

Al comprar un traje de gestión de contratos, asegúrese de que incluya una función de firma electrónica. De lo contrario, es posible que deba comprar otra aplicación solo para firmas electrónicas. La separación de esta característica vital definitivamente ralentizará la velocidad de procesamiento de su contrato.

Tubería de proceso de contrato

La aplicación debe ofrecer un flujo de trabajo de procesamiento de contratos intuitivo. Por ejemplo, un agente de campo iniciará un flujo de contrato. El departamento de ventas o de productos luego verificará los elementos del contrato y los enviará a los gerentes.

Una vez que el administrador acepta los precios y los términos, la persona puede enviar el contrato a la administración. Y todo esto debería suceder dentro de la aplicación.

Seguimiento administrativo