8 herramientas de respuesta listos para usar que ayudarán a mejorar la productividad y la experiencia del cliente

Los gerentes de servicio al cliente deben responder cientos de consultas todos los días. Las aplicaciones de contestadores preparadas pueden hacer que su trabajo sea rápido y fácil.

Muchas de las consultas que recibe la atención al cliente todos los días son similares. Entrar respuestas a estas consultas manualmente es una tarea contraproducente. Pero los usuarios pueden generar respuestas predefinidas a las preguntas frecuentes y guardarlas en herramientas de respuesta preparadas para uso instantáneo.

Aprendamos más sobre las respuestas listas, incluidos sus beneficios y las mejores herramientas que ofrecen este servicio.

¿Cuál es una respuesta lista?

Muchas personas confunden una respuesta lista con una respuesta automatizada. Si bien las respuestas automatizadas son automatizadas e impersonales, las respuestas listas son descriptivas y personalizadas.

Son respuestas predefinidas a preguntas frecuentes. Las respuestas listas siempre son útiles y personalizadas, por lo que no se sienten generadas para los clientes.

¿Cómo funcionan las respuestas listas para las preguntas frecuentes/wiki de su empresa?

Las respuestas listas y los wikis de la empresa, las preguntas frecuentes y la base de problemas de resolución de problemas deben sincronizarse. Debe haber un sistema automatizado para ingresar pasos de solución de problemas específicos o información general en un marcador de posición en la respuesta lista.

Si no usa rellenos de texto, las respuestas terminadas se acumularán. Será difícil para los agentes de servicio al cliente lidiar con una lista tan larga de respuestas listas. Para resolver este problema, algunos servicios o herramientas de secuencias de comandos ofrecen sintaxis.

Cuando los agentes de servicio al cliente ingresan ciertos códigos cortos o sintaxis en un correo electrónico o chat, la herramienta crea automáticamente un script. La herramienta también extrae información de soporte de la base de conocimiento de la empresa, preguntas frecuentes o wiki.

Vinculación de la herramienta Ready-to Response a la base de conocimiento de la empresa también lo ayudará a proporcionar instrucciones paso a paso actualizadas o acciones de solución de problemas. De lo contrario, deberá actualizar manualmente todos los scripts de soporte.

Beneficios de usar respuestas listas

№1. Ahorra tiempo

Ready Answer garantiza que no tenga que escribir las respuestas a las preguntas más frecuentes. Debido a que los gerentes de soporte pueden responder rápidamente preguntas comunes con estas respuestas, pueden concentrarse en tareas más productivas en el tiempo ahorrado.

№ 2. Gestión perfecta

Los proveedores de servicio al cliente pueden administrar fácilmente una gran cantidad de clientes con aplicaciones de respuesta listas para usar. Si trabaja para un proveedor de servicios de Internet, a menudo se le preguntará sobre el precio de los paquetes disponibles.

En lugar de responder a todos con la misma respuesta, puede hacer el trabajo fácilmente pegando una respuesta preparada en la ventana de chat.

№3. La satisfacción del cliente

Los clientes quieren soluciones instantáneas a sus problemas. Si hay un retraso en la respuesta, puede perderlos frente a sus competidores. Mediante el uso de respuestas preparadas, puede responder a sus preguntas y asegurarse de que se mantengan leales a su empresa.

№ 4. Aumenta tu tasa de conversación

Las respuestas preparadas también pueden ayudarlo a convertir un cliente potencial en un cliente al responder sus preguntas de manera rápida y exitosa. A veces, un cliente potencial hace una pregunta única y el equipo de servicio al cliente tiene mucho en su plato.

En esta situación, pueden responder preguntas simples con respuestas preparadas y usar el tiempo para responder una consulta única. De esta manera, puede convertir un cliente potencial en un cliente y mejorar su tasa de conversión.

Estas son algunas de las mejores aplicaciones de respuestas preparadas.

Escritorio de mecanografía

La escritura repetitiva puede ser molesta y agotadora para los empleados de atención al cliente. typesetter es una plataforma simple que les ayuda a deshacerse de esto al permitirles crear y administrar respuestas de plantilla consistentes.

Además, esta herramienta multilingüe se puede integrar con todos los sitios web y aplicaciones que utiliza su empresa, incluidos Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk y Linkedin.

Si elige utilizar typedesk, su equipo tendrá la capacidad de responder a las consultas de los clientes en todo momento. Como resultado, los clientes y clientes potenciales tendrán una mejor experiencia cuando se comuniquen con su equipo de soporte.

Esta herramienta también viene con una función de carpetas de grupo que le permite compartir y sincronizar instantáneamente todas las respuestas listas con cada miembro del equipo. Además, los administradores de soporte pueden hacer que cada respuesta terminada sea única mediante el uso de variables.

escritorio fresco

El objetivo del servicio al cliente es responder a las consultas de los clientes, y Freshdesk le permite hacerlo sin problemas. Puede participar en conversaciones significativas con clientes en múltiples canales utilizando esta aplicación de respuesta lista para usar.

Este paquete omnicanal ofrece una solución de soporte integral destinada a brindar un servicio al cliente superior rápidamente. Entiende y responde de manera proactiva a los requisitos del cliente con el soporte más intuitivo.

Dado que tiene menos tareas repetitivas para realizar, ahorra tiempo y lo gasta en algo más útil. Esta plataforma unificada proporciona una base de conocimiento y automatización de flujo de trabajo para responder rápidamente a las solicitudes de los clientes.

Usando Freshdesk, también puede comunicarse con los clientes a través de su canal de comunicación preferido y cambiar sin problemas en cualquier momento.

Intenciones sociales

¿Estás cansado de cambiar entre múltiples herramientas de mensajería y chat? Entonces es hora de usar intentos sociales, una de las mejores aplicaciones de respuesta listas para usar. Con esta solución, puede chatear con los visitantes de su sitio web desde la aplicación de colaboración que ya usa con su equipo.

Live Chat Software es una aplicación popular que funciona con Microsoft Teams, Slack y WebEx. Como no tiene que dejar su solicitud existente, puede responder instantáneamente a las consultas y satisfacer las necesidades del cliente.

Social Intent le permite usar respuestas listas para ayudar a los clientes con tiempos de respuesta rápidos y construir relaciones con los clientes. Sus desencadenantes de chat proactivo también ayudan a involucrar a los visitantes del sitio web. Además, la aplicación admite la colaboración entre todos los miembros del equipo para resolver los problemas de los clientes.

Happyfox

HappyFox es un sistema de entradas para la mesa de ayuda todo en uno para una atención al cliente más rápida y rápida. Le ayuda a reducir el caos y organizar su proceso de soporte con características como un poderoso sistema de boletos de soporte y una base de conocimiento de autoservicio.

Puede responder a consultas comunes y frecuentes más rápido utilizando la herramienta de soporte incorporada. Además de agregar plantillas de respuesta, esta aplicación realiza acciones en solicitudes como cambiar de estado y agregar etiquetas.

Cuando esté a punto de responder a un boleto, verá todas las acciones disponibles disponibles. Además, puede buscar acciones específicas listas y luego aplicarlas. Esta plataforma también admite la creación de acciones estandarizadas específicas del equipo.

HappyFox también admite la integración con numerosas aplicaciones comerciales, incluidos equipos de MS, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier y Twitter.

Crujiente

Los escenarios comerciales de hoy requieren que las empresas se conecten con los clientes y los clientes potenciales al instante. Crunchy es una plataforma de mensajería multicanal que le permite hacer exactamente eso. Consiste en una lista de herramientas sofisticadas con las que puede revolucionar su empresa centrada en el cliente y lograr un rápido crecimiento a través de la comunicación del cliente.

Esta plataforma viene con la función de bandeja de entrada compartida. Centraliza sus conversaciones de varios canales como correo electrónico, mensajería, SMS, chat y DM de Twitter. Por lo tanto, se hace posible proporcionar el mejor servicio al cliente a través de una fácil colaboración.

Crisp también es compatible con un centro central para la base de conocimiento. Puede combinarlo con chatbots y chats en vivo para mejorar la experiencia del cliente con respuestas en tiempo real.

USAGEANSWER

USAGEANSWER es un software de atención al cliente multicanal que reduce significativamente los tiempos de respuesta y mejora el servicio al cliente. La plataforma es un paquete totalmente escalable y personalizable diseñado para ayudar a su equipo de soporte.

Usando esta herramienta, puede administrar fácilmente más de 10 canales de soporte como correo electrónico, chat, mensajería, foros comunitarios y redes sociales. Su notificación automática y asignación de solicitudes facilitan a todos los gerentes de atención al cliente.

Además, UserPonse le proporciona análisis e informes avanzados sobre el desempeño de su proceso de atención al cliente. Con el seguimiento de la calificación del personal y el acuerdo de nivel de servicio, la herramienta puede ofrecer un mejor servicio al cliente. Además, los usuarios pueden integrar esta aplicación con otras herramientas como Google, Salesforce, JIRA y Zapier.

Embrague

¿Está cansado de pasar por documentos y discos para encontrar la respuesta correcta en el momento adecuado? Use el embrague para almacenar todas las respuestas y guías rápidas en una sola base de conocimiento de la empresa.

Ahora no tiene que perder el tiempo buscando las respuestas correctas o escribiendo las mismas respuestas a preguntas repetitivas. Acceda a acceder y responder a las respuestas correctas preparadas desde cualquier dispositivo.

Incluso puede escribir un correo electrónico con un solo clic a sus clientes. Además, esta plataforma le permite almacenar fragmentos y enlaces de uso frecuente. Los usuarios pueden acceder a esta herramienta desde la aplicación de escritorio, Chrome, Edge y cualquier dispositivo móvil.

EngageBay

EngageBay puede proporcionarle las mejores respuestas preparadas que sean útiles para el servicio al cliente, como el servicio al cliente y los correos electrónicos. Especialmente cuando recibe cientos de preguntas de servicio similares, estas respuestas listas pueden ahorrarle tiempo y ayudarlo a vender más.

De esta manera, su servicio al cliente mejorará y se volverá más productivo vendiendo más productos en menos tiempo.

Para una mejor comunicación con sus clientes, también puede probar herramientas de personalización rápida. Con las características de personalización, sus respuestas preparadas sonarán como respuestas simplemente impresas y personalizadas.

Para mejorar la eficiencia del negocio, EngettBay promueve las características de automatización. Simplemente defina los términos de consultas de los clientes y la herramienta responderá con respuestas personalizadas y preparadas.

No necesita ser experto en tecnología para usar la herramienta debido a sus atajos e íconos intuitivos. Además, los usuarios pueden escribir cualquier respuesta e inmediatamente marcarla como lista para uso futuro.

Conclusión

Cuando tiene un gran volumen de consultas, las aplicaciones de respuesta estándar pueden proporcionarle las soluciones más fáciles. Además de respuestas rápidas, estas aplicaciones hacen que su equipo de soporte sea más productivo y convierte más clientes potenciales.

Si también está interesado en crear una base de conocimiento para su empresa, puede probar estas plataformas de construcción de la base de conocimiento.