11 Características de Gmail poco conocidas para mejorar la eficiencia de su correo electrónico

Administrar su bandeja de entrada de Gmail puede salir de control rápidamente. Especialmente si tiene múltiples cuentas, como trabajo separado y cuentas personales. Con los correos electrónicos de todas partes, es como beber de una manguera de incendios.

Afortunadamente, Gmail ofrece muchas configuraciones avanzadas para una fácil administración de correo electrónico. Sin embargo, no todas las configuraciones están disponibles por adelantado o habilitado de forma predeterminada. Algunos están ocultos en un pequeño menú desplegable o en más de una docena de pestañas en la configuración de Gmail.

Yendo más allá de lo habitual, hoy voy a enumerar algunas características de Gmail poco conocidas que seguramente mejorarán su eficiencia de correo electrónico.

Programe correos electrónicos para enviar más tarde

Si cree que olvidará enviar un correo electrónico importante más tarde, o tiene tiempo para escribirlo en este momento, pero no lo tenga más tarde, entonces la función de programación de correo electrónico seguramente será útil. Puede programar correos electrónicos en Gmail para que se envíen en una fecha y hora posteriores.

Simplemente cree un correo electrónico y en lugar de presionar el botón Enviar, haga clic en la pequeña flecha invertida al lado y seleccione «Programe enviar».

Mostrará algunas fechas y horarios preestablecidos, así como la opción de seleccionar una fecha y hora personalizadas. Seleccione una hora que sea conveniente para usted y se programará el correo electrónico. Puede ver todos sus correos electrónicos programados en una etiqueta separada llamada Programada.

Transferir correos electrónicos

No necesita copiar/pegar nada en Google Translate si está integrado en Gmail. Sí, puede traducir correos electrónicos dentro de Gmail con solo dos clics en cualquier idioma. Cuando esté abierto un correo electrónico, haga clic en el menú de tres puntos a la derecha y seleccione «Mensaje de traducir».

Un nuevo panel se abrirá en la parte superior del mensaje donde puede seleccionar ambos idiomas. Por defecto, intentará traducir el correo electrónico al idioma predeterminado de su cuenta de Gmail.

Habilitar la promoción automática

Cuando se deshace de un correo electrónico eliminándolo o archivándolo, Gmail lo devuelve a su bandeja de entrada para abrir otro correo electrónico. Sin embargo, si la navegación automática está habilitada, en su lugar irá directamente al siguiente correo electrónico en su lista. Esto puede guardarle innumerables clics desperdiciados al abrir nuevos correos electrónicos (en realidad, 1 clic por correo electrónico).

Haga clic en el botón Gear en la esquina superior derecha de Gmail y seleccione Ver todas las configuraciones.

Ahora vaya a la pestaña avanzada y encienda la opción «Promoción automática». Gmail se actualizará y la opción estará habilitada.

Utilice el modo confidencial para la seguridad

Si necesita compartir información confidencial que no desea arriesgarse a ponerse en manos de alguien que no sea el destinatario previsto, el modo confidencial tiene muchas opciones para hacerlo de manera segura. Al componer un correo electrónico, haga clic en el icono de bloqueo en la parte inferior para abrir el modo confidencial.

Aquí puede establecer la fecha de vencimiento del correo electrónico de 1 día a 5 años, después de lo cual el correo electrónico será inaccesible. También puede personalizar la contraseña que se enviará al teléfono del destinatario, básicamente agregando una confirmación secundaria. El destinatario tampoco podrá descargar, reenviar, copiar o imprimir este correo electrónico.

Sin embargo, tenga en cuenta que el destinatario aún puede tomar una captura de pantalla/foto del correo electrónico para guardar su contenido.

Permita que alguien más administre su cuenta

Si desea que alguien más administre su correo electrónico, no es necesario compartir sus credenciales de Gmail con ellos. Puede asignar un delegado para administrar su cuenta de Gmail. Podrán enviar/recibir/eliminar correos electrónicos e incluso cambiar su configuración de Gmail.

Para hacer esto, vaya a la configuración de Gmail desde el icono de engranajes y haga clic en la pestaña «Cuentas e importaciones». Aquí, haga clic en el botón «Agregar otra cuenta» junto a la opción «Compartir su cuenta».

Se abrirá una nueva ventana, aquí ingrese la dirección de correo electrónico del delegado y confirme la solicitud de enviarles un correo electrónico de confirmación.

El delegado ahora necesitará abrir su cuenta para aceptar la solicitud para comenzar la gestión. Su cuenta aparecerá en su menú de cuenta de Google etiquetado como «delegado».

Puede revocar estos derechos nuevamente yendo a la misma opción «Acceso de subvención a su cuenta» y haciendo clic en el botón «Eliminar» al lado.

Vea su correo electrónico sin conexión

Puede configurar Gmail para almacenar correos electrónicos recientes en su computadora para que pueda acceder a ellos incluso cuando esté fuera de línea. No solo eso, puede crear y enviar / responder a mensajes nuevos y se enviarán tan pronto como obtenga una conexión a Internet.

Vaya a su configuración de Gmail y vaya a la pestaña fuera de línea. Aquí, marque la casilla junto a la opción de correo electrónico de Activar fuera de línea. Después de eso, personalice a su gusto y haga clic en el botón «Guardar cambios». Puede almacenar correos electrónicos por hasta 90 días.

Google también recomienda agregar su página de Gmail a sus marcadores para un acceso más fácil fuera de línea.

Algo que descubrí recientemente. A diferencia de la mayoría de las otras aplicaciones web que abren un menú de navegador predeterminado cuando hace clic con el botón derecho, Gmail abre su propio menú con muchas opciones. Esto solo sucede cuando hace clic derecho en un correo electrónico cerrado, no funciona dentro del cuerpo del correo electrónico.

Haga clic derecho en cualquier correo electrónico y un menú largo se abra con un montón de opciones ya disponibles en la barra superior y algunas otras. Algunas de las opciones interesantes incluyen «reenviar como archivo adjunto», «mudarse a la pestaña», «responder a todos» y una opción de búsqueda para encontrar correos electrónicos relacionados.

Personalmente, encuentro este menú útil para personalizar rápidamente los correos electrónicos sin tener que seleccionar o abrir el correo electrónico primero.

Aumentar la duración de cancelación de envío

Dado que está habilitado de forma predeterminada, probablemente ya sepa que puede cancelar los correos electrónicos enviados utilizando la ventana emergente de notificación de cancelación cuando envía un correo electrónico. Sin embargo, también puede aumentar su duración para que tenga más tiempo para pensar en el correo electrónico que ha enviado y realiza cambios.

Abra su configuración de Gmail y en la pestaña General, haga clic en el menú desplegable junto a la opción Deshacer envío. Aquí puede aumentar la duración a 30 segundos. Tenga en cuenta que esto también retrasará el tiempo que su destinatario recibe el correo electrónico. Esto puede ser malo en situaciones en las que necesita entregar el correo electrónico lo antes posible.

Ver correos electrónicos de todas las cuentas en un solo lugar

Si tiene varias cuentas de correo electrónico, no tiene que cambiar entre ellas para mantenerse al día con el correo electrónico. En su cuenta principal, puede acceder a otras cuentas para recuperar correos electrónicos.

En su configuración de Gmail, vaya a la pestaña «Cuentas e importaciones» y haga clic en «Agregar una cuenta de correo electrónico» junto a la opción «Verifique el correo electrónico de otras cuentas».

Aquí, ingrese la dirección de correo electrónico de la cuenta desde la que desea importar correos electrónicos. En la página siguiente, puede elegir POP3 o Gmailify. Si la cuenta de la que está importando correos electrónicos es una cuenta de Gmail, seleccione POP3. De lo contrario, elija Gmailify para proporcionar la misma seguridad y características de la cuenta que Gmail.

Después de eso, proporcione la contraseña de la cuenta y haga clic en «Agregar cuenta» para agregar la cuenta.

Puede repetir el proceso para agregar varias cuentas de correo electrónico y todos sus correos electrónicos aparecerán en su bandeja de entrada. Sin embargo, solo importará correos electrónicos entrantes, no etiquetas.

Enviar correos electrónicos como otra cuenta

Similar a recibir todos los correos electrónicos en una cuenta, puede enviar correos electrónicos como diferentes cuentas de una cuenta de Gmail. Para hacer esto, vaya a la pestaña «Cuentas e importe» en su configuración de Gmail y haga clic en «Agregue otra dirección de correo electrónico» junto a «Enviar correo» como opción.

Aquí, agregue la dirección de correo electrónico de la otra cuenta y se le solicitará que verifique. Una vez que verifique, se enviará un correo electrónico de confirmación a la otra cuenta donde puede hacer clic en el enlace para permitir que la cuenta original envíe correos electrónicos utilizando.

Ahora, cuando compone un nuevo correo electrónico, puede hacer clic en el menú desplegable junto a su dirección de correo electrónico para cambiarlo. Para las respuestas, puede usar la cuenta predeterminada o la que se envió originalmente el correo electrónico.

Diferir los correos electrónicos para verificar más tarde

Si no desea leer sus correos electrónicos de inmediato o desea revisar sus correos electrónicos más tarde, probablemente le guste la función de reproducción en Gmail. Con la reproducción, puede dejar de lado los correos electrónicos para volver a mostrarlos más tarde. Cuando llegue el momento, el correo electrónico aparecerá como un nuevo correo electrónico en su bandeja de entrada.

Mientras un correo electrónico está abierto o se seleccionan varios correos electrónicos, haga clic en el icono del reloj en la parte superior. Se abre un menú con una lista de fechas y horas preestablecidas de un día a una semana. También puede establecer la fecha y la hora exactas mediante la opción Seleccionar fecha y hora.

Bono 🎁

Esto es más un truco que una función personalizable, pero es muy útil si se suscribe a boletines con frecuencia. Puede agregar un signo más (+) y cualquier otra palabra al final de su dirección de correo electrónico antes del signo @ y Gmail lo tratará como una dirección separada, pero seguirá enviando correos electrónicos a la misma bandeja de entrada.

Por ejemplo, si su correo electrónico es [correo electrónico protegido], puede suscribirse al boletín toadmin. ru usando [correo electrónico protegido]. Así puede ordenar fácilmente los correos electrónicos recibidos en esa dirección en particular colocándolos en la barra de búsqueda.

Ultimas palabras

Estoy seguro de que encontrará útiles todas estas funciones, especialmente si tiene varias cuentas. Personalmente, tengo dos cuentas y las administro desde una cuenta gracias a estas funciones integradas de Gmail. También puede usar aplicaciones y extensiones de terceros para que su correo electrónico sea más eficiente.